# Lead-Reaktionszeit in Pipedrive: ein Verantwortlicher, eine Aufgabe und eine Zahl pro Woche

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Published: 2026-10-07 · Updated: 2026-10-07

Die Lead-Reaktionszeit ist die Zeit vom Anlegen eines Leads bis zur ersten erledigten Aktivität. Um sie kurz zu halten, bekommt jeder neue Lead in dem Moment, in dem er in Pipedrive auftaucht, einen Verantwortlichen, und dieser eine einzige Aufgabe „Erstkontakt“ mit Fälligkeit. Dann messen Sie, wie lange es bis zur ersten erledigten Aktivität tatsächlich dauert. Einmal pro Woche nehmen Sie sich zehn Minuten für die Leads, deren Erstkontakt-Aufgabe überfällig ist oder die gar keine Aktivität haben, und gehen mit einer Entscheidung aus dem Termin: wer die Lücke übernimmt. Die Reaktionszeit, die zählt, ist die aus Ihrer eigenen Pipeline, nicht die aus einer Statistik.

## Warum „innerhalb von fünf Minuten“ in einem kleinen Team nichts auslöst

Die Zahl steht in jedem Beitrag zum Thema, in Deutschland meist unter dem englischen Begriff Speed to Lead: anrufen innerhalb von fünf Minuten. Was fehlt, ist der Mechanismus. Eine Zahl ohne Verantwortlichen ist ein Vorsatz, und Vorsätze überleben die erste Woche mit zwei Demos und einer Messe nicht.

Hinter der Zahl stehen zwei Studien. Die ältere ist die Lead-Response-Management-Studie von Dr. James Oldroyd aus dem Jahr 2007, die InsideSales.com veröffentlicht hat. Nach deren Darstellung steigt die Wahrscheinlichkeit, einen Lead telefonisch zu erreichen, um das 100-Fache, wenn der Anrufversuch innerhalb von fünf Minuten statt innerhalb von 30 Minuten erfolgt. Die Wahrscheinlichkeit, ihn zu qualifizieren, steigt um das 21-Fache ( [InsideSales.com, 16. Mai 2012](https://resources.insidesales.com/?p=4167)). Es ging um telefonische Kontaktversuche, laut einer deutschen Zusammenfassung über 15.000 Leads und mehr als 100.000 Anrufe; der Originalbericht ist dort nicht verlinkt ( [gefunden-und-erreicht.de, 20. Juni 2026](https://gefunden-und-erreicht.de/blog/speed-to-lead-erklaert)).

Die zweite ist die HBR-Studie „The Short Life of Online Sales Leads“ von Oldroyd, McElheran und Elkington aus dem März 2011. Dort wurden 2.241 US-Unternehmen mit einem Test-Lead über ein Webformular geprüft. Unternehmen, die innerhalb einer Stunde einen Kontaktversuch unternahmen, qualifizierten den Lead fast siebenmal so oft wie solche, die später reagierten, und mehr als 60-mal so oft wie solche, die 24 Stunden oder länger warteten. Die durchschnittliche Reaktionszeit aller Unternehmen, die überhaupt antworteten, lag bei 42 Stunden ( [HBR, März 2011](https://hbr.org/2011/03/the-short-life-of-online-sales-leads); Zahlen nach [CustomerThink, 17. März 2011](https://customerthink.com/how_fast_are_you/)).

Beide Studien sind alt und stammen aus den USA, eine arbeitet mit Test-Leads aus Webformularen, die andere mit Telefonversuchen. Sie belegen, dass Tempo zählt. Welche Zahl in Ihrem Geschäft erreichbar ist, sagen sie nicht.

## Ein Lead ohne Verantwortlichen steht auf niemandes Liste

Ein Lead, der allen gehört, gehört niemandem. Jeder im Team geht davon aus, dass ein Kollege ihn schon anruft, und nach zwei Tagen hat ihn keiner angerufen. Leadinfo nennt in einem Beitrag über verlorene Leads vom 12. März 2026 „eine Person pro Lead“ als eine von vier Säulen gegen genau dieses Problem. Wir sehen das genauso, mit einer Verschärfung: Der Verantwortliche muss in der Sekunde feststehen, in der der Lead im CRM entsteht. Nicht nach der Verteilung am Nachmittag, nicht nach dem nächsten Meeting.

Was ist ein Lead im CRM? In Pipedrive zunächst ein unqualifizierter Eintrag in der Lead-Inbox; ist er qualifiziert, wird er über „In Deal umwandeln“ zum Deal. Jeder Lead dort hat neben Label, Wert, Quellkanal und Titel ein Feld „Besitzer“ ( [Pipedrive-Hilfe: Lead-Inbox](https://support.pipedrive.com/de/article/leads-inbox)). Wer es bei neuen Leads leer lässt, legt einen Pool an, und der Pool ist der Ort, an dem Leads unbemerkt altern.

Wenn Ihr Plan es hergibt, nimmt Ihnen die automatische Zuweisung das Ausfüllen ab. Sie ist ab dem Plan Professional verfügbar, braucht Admin-Rechte für die Deals-App und kennt für Leads das Ereignis „Lead hinzugefügt“. Zugewiesen werden kann ein bestimmter Nutzer, ein Team (die neuen Datensätze werden abwechselnd auf die Mitglieder verteilt), der Besitzer der Organisation oder der Besitzer des Kontakts. ( [Pipedrive-Hilfe: Automatische Zuweisung](https://support.pipedrive.com/de/article/automatic-assignment)). Ob die Regel auch Leads aus Webformularen, Importen oder der API erfasst und ob sie Arbeitszeiten berücksichtigt, sagt die Hilfe nicht. Legen Sie nach dem einrichten einen Test-Lead an und schauen Sie, wer ihn bekommt.

Ohne diesen Plan geht es auch, nur mit einer Regel statt einer Automatik: Wer den Lead anlegt, trägt den Verantwortlichen ein, bevor er den Datensatz schließt. Für ein Team mit drei bis zehn Vertriebsmitarbeitern ist das ein Blick in den Dienstplan.

## Die Aufgabe „Erstkontakt“ ist die Uhr

Der Verantwortliche bekommt genau eine Aktivität: Titel „Erstkontakt“, Typ Anruf, Fälligkeit mit Uhrzeit. Pipedrive erlaubt Aktivitäten an Personen, Organisationen, Leads, Deals und Projekten; im Fenster „Aktivität planen“ stehen Titel, Typ, Datum mit Uhrzeit und Dauer, dazu Notiz und Beschreibung ( [Pipedrive-Hilfe: Aktivitäten](https://support.pipedrive.com/de/article/activities)). In der Lead-Inbox planen Sie die Aktivität direkt in der Detailansicht des Leads.

Unsere Regel dazu: Eine Aufgabe ohne Fälligkeit ist keine Aufgabe. Erst die Uhrzeit macht aus „ich kümmere mich“ etwas, das überfällig werden kann, und nur was überfällig werden kann, taucht am Montag in in einer Liste auf.

Wie lange darf die Lead-Reaktionszeit sein? Für Ihr Geschäft sagt das keine Studie. Unser Zielwert für die Lead-Reaktionszeit in einem Team mit drei bis zehn Vertriebsmitarbeitern: Erstkontakt innerhalb von 30 Minuten während der Arbeitszeit. Das ist unsere Empfehlung, keine Norm. Die Studien vergleichen fünf mit 30 Minuten und eine Stunde mit einem Tag; was Ihr Team an einem Dienstagvormittag mit zwei Demos schafft, wissen sie nicht. Passt der Wert nach vier Wochen Messung nicht, ändern Sie ihn. Er muss nur eine Zahl bleiben, die jeder kennt.

Ein Lead im Beispiel: Webformular-Anfrage an einem Dienstag um 9:12 Uhr, Deal-Wert 8.400 €. Verantwortlicher ab 9:12 Uhr ist Ben, die Aufgabe „Erstkontakt“ ist um 9:42 Uhr fällig. Ben markiert den Anruf um 10:27 Uhr als erledigt. Zeit bis zur ersten Aktivität: 75 Minuten, also 45 Minuten über der Fälligkeit. Nicht dramatisch, aber messbar, und am Montag ein Strich auf der Liste.

Wer die Aufgabe automatisch erzeugen will, kann es mit den Automations von Pipedrive versuchen: Der Lead gehört zu den Auslösern, eine Aktivität zu den möglichen Aktionen, verfügbar ab dem Plan Growth ( [Pipedrive-Hilfe: Automations](https://support.pipedrive.com/de/article/workflow-automation)). Ob sich eine Fälligkeit wie 30 Minuten nach dem Anlegen setzen lässt, prüfen Sie mit einem Test-Lead, bevor Sie sich darauf verlassen. Bis dahin legt der Verantwortliche die Aufgabe selbst an, in dem Moment, in dem er den Lead übernimmt.

Nach dem Erstkontakt wird der Lead in der Regel zum Deal, und der Deal braucht einen nächsten Schritt mit Datum; wie Sie Deals ohne geplante Aktivität finden, steht in [unserem Beitrag über stille Deals](https://salesbond.app/de/blog/stille-deals-naechste-aktivitaet/). Wenn Sie mit Kriterien für den Phasenwechsel arbeiten, ist „Erstkontakt erledigt“ das Ausstiegskriterium der ersten Phase ( [Kriterien für den Phasenwechsel in Pipedrive](https://salesbond.app/de/blog/kriterien-phasenwechsel-pipeline-pipedrive/)).

## Lead-Reaktionszeit messen: zwei Zeitstempel, eine Subtraktion

Eine fertige Kennzahl für die Reaktionszeit beschreibt die Pipedrive-Hilfe nicht. Die Daten stecken aber in zwei Zeitpunkten: wann der Lead oder Deal angelegt wurde und wann die erste Aktivität als erledigt markiert wurde. Die Differenz rechnen Sie selbst.

Der zweite Zeitstempel ist der heikle. In der Detailansicht der Aktivität ist der Zeitpunkt des Erledigens nicht sichtbar, in der Listenansicht lässt er sich aber als Spalte einblenden und sortieren ( [Pipedrive-Hilfe: „marked as done“-Logik, 4. September 2026](https://support.pipedrive.com/hc/en/articles/360005106998)). Unter Einblicke > „+ Erstellen“ > Bericht > Aktivität > Aktivitäts-Performance bietet der Bericht die Felder „Zeit hinzufügen“, „Fälligkeitszeit“, „Als-erledigt-markiert“-Zeit, „An Nutzer zugewiesen“ und Status. Er umfasst Anrufe, Meetings, Aufgaben und als Aktivität erfasste E-Mails ( [Pipedrive-Hilfe: Aktivitäts-Performance](https://support.pipedrive.com/de/article/insights-reports-activities-performance)). Ob Aktivitäten an Leads in diesem Bericht oder in der Aktivitätenliste erscheinen, sagt die Hilfe nicht; prüfen Sie es an einem Test-Lead, bevor Sie darauf bauen.

Der Rechenweg: Sie exportieren oder lesen zwei Werte, wann der Lead angelegt wurde und wann die erste Aktivität erledigt war, und ziehen den einen vom anderen ab. Pro Lead, pro Vertriebsmitarbeiter, einmal pro Woche.

Welche Zahl Sie anschauen, ist wichtiger als die Tabelle. Nicht den Durchschnitt. Der Durchschnitt verschweigt die Leads, die gar keine Aktivität haben, denn sie haben keine Zeit, die man mitteln könnte. Zwei Zahlen, jede für sich: der Anteil der Leads, die innerhalb des Zielwerts kontaktiert wurden, und die Anzahl der Leads ohne jede Aktivität.

## Ein Beispiel: 24 Leads, drei Vertriebsmitarbeiter

Anna, Ben und Chloe, Zielwert 30 Minuten während der Arbeitszeit. In einer Woche kommen 24 neue Leads herein, 8 pro Person. Am Montag lesen Sie drei Spalten pro Person: innerhalb von 30 Minuten, später als 30 Minuten, keine Aktivität.

![Drei Balken zu je 8 Leads: innerhalb von 30 Minuten, später, ohne Aktivität. Summen: 15, 6 und 3 von 24.](https://salesbond.app/wp-content/uploads/2026/10/lead-reaktionszeit-pipedrive-crm-regel-2.png)

Anna: 7 rechtzeitig, 1 später, 0 ohne Aktivität. Ben: 5, 2, 1. Chloe: 3, 3, 2. Zusammen 15 rechtzeitig, 6 später, 3 ohne Aktivität, macht 24. Rechtzeitig waren 15 von 24.

Ein Durchschnitt über die Leads mit Aktivität hätte Ihnen etwas von „im Schnitt gut“ erzählt. Die drei ohne Aktivität wären nicht darin gewesen, und genau die sind der Grund, warum Sie messen.

Die Liste für den Montag sind die 6 späten plus die 3 unberührten, 9 Leads: 1 bei Anna, 3 bei Ben, 5 bei Chloe. Chloes Leads sind in 5 von 8 Fällen zu spät dran oder ohne Kontakt. Das ist noch kein Urteil über Chloe. Vielleicht saß sie drei Vormittage in Demos. Es ist der Punkt, an dem Sie etwas entscheiden.

## Zehn Minuten am Montag

Die erste Liste bauen Sie in der Listenansicht der Aktivitäten: nach Besitzer und nach Fälligkeitsdatum filtern, mit festen Zeiträumen oder einem eigenen Bereich ( [Pipedrive-Hilfe: Aktivitäten in der Listenansicht filtern](https://support.pipedrive.com/de/article/how-can-i-filter-my-activities-in-the-list-view)). Überfällig heißt für uns: Die Fälligkeit ist verstrichen und die Aktivität ist nicht als erledigt markiert. Dazu kommt die zweite Liste, Leads der Woche ohne jede Aktivität. In der Lead-Inbox lassen sich die Spalten anpassen und sortieren; welche Ihr Konto anbietet, prüfen Sie selbst.

Zehn Minuten, ein fester Zeitpunkt, der Vertriebsleiter allein oder mit dem Team. Wenn Sie ein [wöchentliches Pipeline-Review](https://salesbond.app/de/blog/pipeline-review-meeting-vertrieb-pipedrive/) halten, können es dessen erste zehn Minuten sein; es geht aber nur um die neuen Leads, nicht um die offene Pipeline.

Lesen Sie Zahlen, keine Namen. „9 von 24 waren spät oder unberührt, 5 davon bei einer Person“ ist eine Beobachtung. Wer das Meeting in eine Befragung verwandelt, bekommt ab nächster Woche Aufgaben, die pünktlich als erledigt markiert sind, und keinen Anruf mher dahinter.

Dann eine Entscheidung. Eine. Im Beispiel: Der Vertriebsleiter und Chloe einigen sich auf einen Vertretungs-Verantwortlichen für die Stunden, in denen sie in Demos ist. Verantwortlich für die Umsetzung ist der Vertriebsleiter, geprüft wird es beim nächsten Montagsblick. Kein Bericht, keine Folie.

Und wenn ein Lead so lange liegen geblieben ist, dass er nicht mehr zu retten ist, verliert er mit dem richtigen Grund: „nicht rechtzeitig kontaktiert“, nicht „Preis“. Wie Sie [Verlustgründe anlegen, die etwas aussagen](https://salesbond.app/de/blog/verlustgruende-crm-pipedrive/), haben wir gesondert beschrieben.

![Fünf Schritte mit Pfeilen: neuer Lead, Verantwortlicher, Aufgabe mit Frist, erste Aktivität erledigt, wöchentlicher Blick.](https://salesbond.app/wp-content/uploads/2026/10/lead-reaktionszeit-pipedrive-crm-regel-3.png)

## Wo es bricht

Vier Stellen, an denen die Regel in der Praxis nachgibt; die Liste ist unsere Beobachtung, keine Studie.

Leads außerhalb der Arbeitszeit. Eine Anfrage am Freitagabend hat am Montagmorgen rechnerisch mehr als zwei Tage auf der Uhr. Deshalb „30 Minuten während der Arbeitszeit“: Die Uhr startet beim nächsten Arbeitsbeginn, und die Aufgabe bekommt diese Fälligkeit. Wer am Wochenende viele Anfragen bekommt, entscheidet gesondert ob jemand Bereitschaft hat; die Messung bleibt dieselbe.

Erledigt ohne Kontakt. Ein Mitarbeiter markiert „Erstkontakt“ als erledigt, weil die Aufgabe rot wurde, nicht weil er jemanden erreicht hat. Dagegen hilft die Definition: Die erste Aktivität ist ein Anruf, eine gesendete E-Mail oder ein Meeting. „Aufgabe erledigt“ zählt nicht. Beim Montagsblick fällt das auf, wenn hinter der erledigten Aktivität keine Notiz und keine E-Mail steht.

Die zweite Uhr. Wird der Lead zum Deal umgewandelt, entsteht in der Regel ein Deal-Datensatz mit eigenem Anlegedatum; prüfen Sie es an einem Test-Lead. Messen Sie ab dem Lead, nicht ab dem Deal, sonst sehen Ihre Zahlen besser aus, als sie sind.

Importe und geteilte Postfächer. Eine Liste von der Messe, die am Mittwoch importiert wird, oder das info@-Postfach, aus dem jemand gelegentlich Leads anlegt: Beides erzeugt Leads ohne Verantwortlichen. Wer importiert, weist zu, in derselben Sitzung.

Sobald der Lead ein Deal ist, gehören eine fehlende nächste Aktivität und ein fehlender Verantwortlicher zu der Art von Zuständen, die das Produkt Deal Health von SalesBond bei Deals im angebundenen CRM prüft; zu seinen Regelkategorien zählen Aktivität und Inhaberschaft. Die ersten Minuten des Leads davor bleiben Ihre Regel und Ihr Montag.

Für den Verantwortlichen, die Aufgabe und die zwei Zeitstempel brauchen Sie kein zusätzliches Werkzeug, nur ein Feld, eine Uhrzeit und zehn Minuten pro Woche. Legen Sie den Zielwert diese Woche fest, tragen Sie bei den nächsten Leads den Verantwortlichen sofort ein und lesen Sie am Montag die zwei Zahlen. Wenn Sie danach auch sehen wollen, welche Deals nach dem Erstkontakt wieder still werden: [Starten Sie mit SalesBond](https://salesbond.app/de/).