# Criterios de salida por etapa: el trato avanza cuando el comprador se mueve, no el vendedor

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Published: 2026-10-06 · Updated: 2026-10-06

Un trato debe salir de una etapa cuando el comprador hizo dos o tres cosas que puedes comprobar en el registro del trato, no cuando el vendedor terminó su parte. Por ejemplo: el comprador dijo la fecha en que decide, la persona que firma estuvo en la llamada, el comprador confirmó por escrito que la propuesta le llegó. Escribe esos hechos para cada etapa del embudo de ventas (el pipeline, si tu equipo le dice así), deja que Pipedrive los pida cuando alguien mueve un trato, y cierra el trato como perdido, con motivo, cuando el comprador deja pasar la fecha que acordó y no responde a un seguimiento con fecha en siete días.

## Una etapa es una afirmación sobre el comprador, no una tarea del vendedor

Pipedrive aconseja crear pocas etapas y nombrarlas por acciones reales, como “Reunión agendada” o “Propuesta enviada”, en lugar de etiquetas amplias tipo “En proceso” ( [Pipedrive: cómo personalizar las etapas del embudo](https://support.pipedrive.com/en/article/how-can-i-customize-my-pipeline-stages)). Buen consejo, lo seguimos. Pero fíjate en lo que dice el nombre: dónde está el vendedor. “Propuesta enviada” significa que alguien de tu equipo hizo clic en enviar, nada más.

Ahí entran los criterios de salida. El nombre de la etapa describe el trabajo del vendedor; el criterio de salida describe el movimiento del comprador. Rework, en su guía de criterios de stage gate, separa los débiles de los sólidos: los débiles miran lo que hizo el vendedor (“Envió la propuesta”, “Agendó llamada de seguimiento”), los sólidos miran lo que hizo el comprador, como una propuesta revisada por el comité de decisión o una reunión interna que agendó él mismo ( [Rework, Criterios de stage gate](https://resources.rework.com/es/libraries/pipeline-management/stage-gate-criteria)). Los primeros se cumplen solos. Los segundos, solo si el otro lado hizo algo.

La prueba que usamos para cada criterio: el gerente de ventas puede verificarlo en el registro del trato sin preguntarle al vendedor. Una nota con las palabras del comprador, un participante agregado, un campo de fecha, un correo registrado, una actividad con fecha. Eso es evidencia. “Parece interesado”, “buena llamada”, “probable que cierre” no lo son; la página en español de Rework pide reemplazar justo esas frases por hechos observables, del tipo “el comprador económico confirmó que revisó el caso de negocio el martes” ( [Rework, Criterios de salida de etapa](https://resources.rework.com/es/libraries/revenue-operations/stage-exit-criteria)).

Un adjetivo en una nota es la opinión del vendedor. Una fecha dicha por el comprador es un hecho.

## Criterios de salida para cuatro etapas: lo que hace el comprador

Dos o tres hechos por etapa, nunca más. Una lista larga de criterios es la forma más segura de que nadie los revise. Nuestro punto de partida para un equipo de cinco vendedores con un solo embudo (una sugerencia, no un valor predeterminado de Pipedrive):

| Etapa | Hechos de salida (los hizo el comprador) | Dónde viven en el registro |
| --- | --- | --- |
| \1. Primera llamada realizada | el comprador describió el problema con sus propias palabras; el comprador dijo quién firma; el comprador aceptó una segunda reunión con fecha | nota con la cita; persona agregada como participante; actividad con fecha |
| \2. Necesidades confirmadas | quien firma asistió a la segunda reunión; el comprador dijo la fecha en que decide; el comprador dijo que el presupuesto existe y quién lo tiene | nota; fecha de cierre prevista; nota |
| \3. Propuesta enviada | el comprador confirmó por escrito que la propuesta llegó; una segunda persona de su lado la vio; el comprador envió preguntas o una respuesta en la fecha que acordó | correo registrado; participante; correo registrado o nota |
| \4. Negociación | el comprador envió cambios a los términos o nombró a su contacto de compras o legal; el comprador confirmó por escrito una fecha de firma | correo registrado; fecha de cierre prevista |

El siguiente paso con fecha es el compañero natural del criterio de salida: uno dice qué tuvo que pasar para avanzar, el otro cuándo sabrás si lo siguiente pasó. Si tu equipo todavía no revisa eso cada semana, empieza por el [filtro semanal de tratos sin siguiente paso](https://salesbond.app/es/blog/tratos-estancados-pipedrive-filtro-semanal-10-minutos/).

## Lo que Pipedrive puede pedir, y lo que no puede impedir

Aquí la mayoría de las guías se quedan cortas: dicen “hazlo cumplir con campos obligatorios” y pasan al siguiente tema.

Los campos obligatorios por etapa existen en Pipedrive: un administrador global con permiso de configuración de la cuenta los define dentro de los campos de datos y elige en qué embudos y etapas aplican. Cuando un usuario mueve un trato a una etapa nueva sin ese campo, se le pide completar la información. Pero la misma página de ayuda dice que la función no impide que un trato avance si los campos se actualizan por importación, edición masiva, API, automatizaciones o integraciones de terceros; está disponible en el plan Professional y superiores ( [Pipedrive: campos obligatorios](https://support.pipedrive.com/en/article/required-fields)). El campo obligatorio es un recordatorio en pantalla, no un candado. Lo usamos igual, porque un recordatorio en el momento correcto cambia el hábito. Para la tabla de arriba alcanza con la fecha de cierre prevista obligatoria desde la etapa 2 y un campo personalizado corto, tipo “quién firma”; el resto vive en notas, participantes y correos.

La probabilidad por etapa merece una revisión antes de confiar en el valor ponderado: se define como un número entre 0 y 100 por etapa, y por defecto está en 100% ( [Pipedrive: probabilidad por etapa](https://support.pipedrive.com/en/article/how-can-i-set-stage-probability)). Mientras no la ajustes, cada etapa cuenta el trato a valor completo, incluida la primera llamada.

El deterioro (rotting) se activa por etapa, con un número de días inactivos, y se calcula sobre la última actualización del trato: marcar una actividad como hecha, agregar una nota o un archivo y las acciones de correo lo reinician; editar un dato del trato, como la fecha de cierre prevista, tambien lo deja fresco ( [Pipedrive: la función de deterioro](https://support.pipedrive.com/en/article/the-rotting-feature)). Detecta silencio del vendedor, pero no ve si el comprador hizo algo. Un vendedor que anota “llamé, no contestó” cada semana mantiene el trato sano para Pipedrive y muerto para la realidad. El reporte de duración de tratos en Insights, con el tiempo promedio por etapa ( [Pipedrive: reporte de duración](https://support.pipedrive.com/en/article/insights-reports-deal-duration)), te dirá al menos qué etapa se convirtió en estacionamiento.

Entonces, la aplicación real tiene dos partes: la definición de la etapa con los campos que Pipedrive pide, y tú, diez minutos a la semana, revisas los tratos que cambiaron de etapa en los últimos siete días y compruebas los hechos de salida de la etapa anterior. Sin la segunda parte, los criterios son un documento.

## La regla de salida a perdido

Esta es nuestra recomendación, no una función de Pipedrive. Un trato sale a perdido cuando pasan tres cosas en secuencia: el comprador no cumplió el criterio en la fecha que él mismo acordó; el vendedor envió un seguimiento con fecha que nombra lo que falta y pone un plazo; pasaron siete días sin acción del comprador. Entonces el trato se marca como perdido, con motivo, y una línea en la nota dice en qué etapa estaba y qué criterio no ocurrió.

Hay un atajo. Un “no” explícito, o un descalificador dicho por el comprador (“no tenemos presupuesto este año”, “ya firmamos con otro”), cierra el trato el mismo día.

Y hay una tentación: “déjalo abierto para el pronóstico”. Dejarlo abierto no cambia la realidad, solo el número que ves. Un trato cerrado como perdido por regla es, además, lo que mantiene honesto el denominador de tu [tasa de cierre](https://salesbond.app/es/blog/tasa-de-cierre-ventas-denominador-pipedrive/).

Sobre los motivos de pérdida: en Pipedrive son de texto libre por defecto; un usuario con permiso de administrador de tratos puede definir motivos predefinidos, hasta 100, y dejar que convivan con los de texto libre. Los comentarios que escribes al marcar perdido se guardan como nota en el trato ( [Pipedrive: motivos de pérdida](https://support.pipedrive.com/en/article/lost-reasons)). Las páginas de ayuda no dicen que el motivo pueda hacerse obligatorio, así que no cuentes con eso: es parte de la revisión semanal. Ese motivo escrito al cerrar es lo que meses después permite que una [rutina de reactivación](https://salesbond.app/es/blog/reactivar-tratos-perdidos-rutina-crm/) encuentre los tratos correctos. Y nada se pierde al cerrar: los tratos cerrados salen de la vista activa del embudo y se recuperan filtrando por ganados o perdidos ( [Pipedrive: vista de embudo](https://support.pipedrive.com/en/article/pipeline-view)).

Si el comprador cumple los hechos de la etapa 3, el trato vive hasta su fecha de decisión y desde ahí aplica la [regla para cuando el cliente no responde a la cotización](https://salesbond.app/es/blog/cliente-no-responde-cotizacion-regla-crm/); si no, la salida a perdido actúa antes.

## Una auditoría de una etapa que puedes hacer hoy

Abre una sola etapa. Para cada trato revisa los hechos de salida de la etapa anterior y cuenta cuántos los tienen.

Un ejemplo ilustrativo: un equipo de cinco vendedores tiene 21 tratos en “Propuesta enviada”, valor total US$168,000. Al revisar los tres hechos de “Necesidades confirmadas” en cada uno: 8 tratos (US$71,000) los tienen todos; 13 (US$97,000) no. De esos 13, 8 (US$66,000) vuelven a “Necesidades confirmadas”, donde pertenecen, y 5 (US$31,000) se marcan como perdidos porque el comprador no ha respondido nada desde la propuesta.

Con la probabilidad de la etapa en 60% (ajuste ilustrativo; el valor por defecto de Pipedrive es 100), el valor ponderado pasa de US$100,800 a US$42,600. Ningún trato cambió en la realidad. Solo la afirmación, que ahora es cierta.

![Visualización de la duración promedio de tratos en las distintas etapas del ciclo de ventas.](https://salesbond.app/wp-content/uploads/2026/10/criterios-salida-etapa-embudo-ventas-pipedrive-2.png)

## Un trato, día por día

Trato “Sensores de cadena de frío, 24 sedes”, valor US$15,000, mismo equipo de cinco vendedores.

- Día 0, lunes 14 de septiembre: primera llamada. El director de calidad del comprador describe el problema con sus palabras (el vendedor lo guarda como nota), nombra al director de finanzas como quien firma y acepta una segunda reunión el jueves 17 de septiembre. Tres hechos de la etapa 1: el trato pasa a “Necesidades confirmadas”.
- Día 3, jueves 17 de septiembre: segunda reunión, el director de finanzas asiste. El comprador dice su fecha de decisión, 16 de octubre, y confirma que el presupuesto está aprobado y lo tiene finanzas. Tres hechos de la etapa 2.
- Día 4, viernes 18 de septiembre: propuesta enviada. El comprador dice que confirmará recibo y enviará preguntas antes del viernes 25 de septiembre.
- Día 8, martes 22 de septiembre: el vendedor pregunta una sola cosa, “¿les llegó, quién más la va a leer?”. Sin respuesta.
- Día 11, viernes 25 de septiembre: pasa la fecha acordada sin confirmación. Sale un seguimiento con fecha que nombra lo que falta y fija un plazo: viernes 2 de octubre.
- Día 18, viernes 2 de octubre: nada. El trato se marca como perdido, motivo “sin decisión”, nota: “Propuesta enviada: sin confirmación de recibo, sin segunda persona, seguimientos 22 sep y 25 sep”.

![Representación gráfica del ciclo de vida de un trato desde la primera llamada hasta el cierre.](https://salesbond.app/wp-content/uploads/2026/10/criterios-salida-etapa-embudo-ventas-pipedrive-3.png)

Los US$15,000 salen del embudo abierto 14 días antes de la fecha de decisión del propio comprador, porque los hechos de la etapa 3 nunca ocurrieron. Sin criterios, ese trato se queda en “Propuesta enviada” hasta el 16 de octubre o más, a valor completo. Con criterios, la falla se ve el día 11 y se cierra el día 18.

## Dónde se rompe, y qué hacer con eso

Hay compradores que no se comprometen con una fecha. “Lo vemos después de la junta de consejo” es una respuesta frecuente. Regístrala como el hecho, con esas palabras, y pide la fecha de esa junta. Si el comprador tampoco la sabe, eso tambien es información.

Hay tratos pequeños y rápidos para los que cuatro etapas son demasiadas: si un trato típico de tu equipo se cierra en dos llamadas, recorta etapas antes de recortar criterios. Y hay criterios copiados de de una metodología que el equipo no usa. Si nadie en tu equipo dice “comprador económico”, pon “quien firma”.

Los siete días son un punto de partida, no una ley. Un ciclo de ventas de seis meses aguanta más; uno de tres semanas probablemente necesite menos.

Deal Health es una forma de ver los tratos que llevan tiempo en una etapa sin que el comprador se haya movido, pero la revisión semanal funciona con un filtro de Pipedrive y una libreta, y por ahí conviene empezar. Si después quieres que alguien más mire el embudo contigo, [empieza con SalesBond](https://salesbond.app/es/).

Tu siguiente revisión es el mejor lugar para probarlo. Ante cada trato que cambió de columna, haz una sola pregunta: “¿qué hizo el comprador?”. Si la respuesta es un adjetivo, el trato no se movió, diga lo que diga el embudo.