Una vez al mes, filtra en Pipedrive los tratos perdidos hace entre 60 y 180 días cuya razón de pérdida puede caducar —presupuesto, momento, sin decisión— y cuyo valor supera tu piso. Contacta cada uno máximo dos veces al año, con 60 días entre un toque y el otro. Si el trato se perdió hace 180 días o menos y el comprador y el alcance son los mismos, reabre el trato original; si no, crea uno nuevo y enlázalo con una nota. Ese es todo el método. Lo que sigue es cómo armarlo para que sobreviva más de un mes.
Una aclaración: no hablamos de recuperar clientes perdidos (los que compraron y se fueron), sino de tratos que perdiste en el CRM antes de cerrarlos. Casi todo lo que vas a encontrar sobre ellos habla del correo: qué decir, con qué pretexto volver. Ese es el mensaje. Aquí va el proceso que lo rodea, porque sin filtro, sin tope y sin regla para reabrir, el mejor correo se manda una vez y la rutina muere en silencio.
Por qué la lista de perdidos se pudre sola
Cuando un trato se marca como perdido, desaparece de la vista del embudo. Sigue ahí, accesible con un filtro de perdidos (Pipedrive: vista de embudo), pero nadie lo ve en el día a día. Para trabajar los abiertos es lo correcto; por eso mismo la lista de perdidos envejece sin que nadie la mire.
Tres cosas la terminan de pudrir. Primera: nadie es dueño de la lista. El propietario sigue siendo el vendedor que lo perdió, y él tiene tratos abiertos que le importan más. Segunda: no hay fecha. “Volver a hablar con ellos en el siguiente ciclo de presupuesto” vive en la cabeza de alguien, no en una actividad. Tercera, y la peor: la razón de pérdida es texto libre. Pipedrive viene así por defecto; las razones predefinidas hay que activarlas, y solo puede hacerlo un usuario con permiso de administrador de tratos (Pipedrive: razones de pérdida). Mientras no lo hagas, tendrás “presupuesto”, “sin presupuesto”, “no tenían dinero” y “ver nota” como cuatro razones distintas que ningún filtro agrupa.
Y hay una razón de fondo para no abandonar esa lista. Dixon y McKenna, en The JOLT Effect, analizaron 2.5 millones de conversaciones de ventas y encontraron que de 40 a 60% de los tratos calificados se pierden por “sin decisión”, no frente a un competidor (cifra citada por Sales Dorado). Un trato que nadie decidió no es un trato donde te dijeron que no. Es un trato que se quedó sin momento.
Qué razones caducan y cuáles no
La regla que usamos en el equipo cabe en una frase: una razón caduca si el tiempo la cambia sin que tú hagas nada. El presupuesto se renueva. El “ahora no” se vuelve “ahora sí” cuando cambia el trimestre. El comité que no decidió se disuelve o cambia de integrantes. Esas tres razones —presupuesto, momento, sin decisión— van al filtro.
Las que no caducan: el producto no les sirve, o eligieron a un competidor por precio y firmaron contrato. Ahí el tiempo no trabaja a tu favor; cada mes que pasa, el competidor está más instalado. Esos tratos se quedan como perdidos y no entran en la rutina.
Sobre el cuándo, lemlist publica ventanas orientativas en su guía de reactivación: si perdiste frente a una prioridad interna, volver a los 60 a 90 días; si fue presupuesto o ciclo fiscal, de 30 a 45 días antes de que abra el siguiente ciclo; si eligieron a un competidor, unos 90 días antes de la renovación estimada (lemlist). Tómalas como referencia aproximada de un proveedor, no como dato duro. Sales Dorado propone incluso un disparador distinto por tipo de pérdida. Sirve para pensar, pero en un equipo de cuatro vendedores nadie va a calcular ventanas por trato. Nosotros lo reducimos a un filtro de fechas y a una lista corta de razones.
Cómo reactivar tratos perdidos con un filtro mensual en Pipedrive
Hazlo en la vista de lista, donde ves columnas. El filtro se comparte entre la vista de lista y la vista de embudo, se crea con “Agregar un nuevo filtro” y admite grupos de condiciones que deben cumplirse todas o cualquiera de ellas (Pipedrive: filtrar tratos ganados, perdidos o eliminados). Un equipo de cuatro vendedores que corre esto el 10 de julio verá algo así:
- Estado: perdido, con fecha de pérdida en los últimos 12 meses. Sale todo: 120 tratos.
- Razón de pérdida dentro de {Presupuesto, Momento, Sin decisión}, en el grupo “cumplir CUALQUIERA de estas condiciones”. Quedan 46.
- Perdidos hace entre 60 y 180 días. Quedan 24. Antes de 60 días el no sigue fresco; después de 180 conviene un trato nuevo, de eso hablamos abajo.
- Valor igual o mayor que tu piso. Para este ejemplo usamos US$3,000; tú pon el número por debajo del cual no vale la hora de un vendedor. Quedan 14.
- Tope mensual del equipo: 10. Los 4 que sobran esperan al mes siguiente, y el vendedor con más embudo abierto elige primero.
Guarda el filtro con un nombre que diga qué es (“Perdidos reactivables 60-180”) y compártelo con el equipo. Agrega la columna de razón de pérdida a la vista de lista (“ícono de engranaje”, seleccionar columnas) para ver de un vistazo que nadie metió un “otro”. Para ver las razones en conjunto, la misma página de ayuda explica el camino en Insights: reporte de rendimiento de tratos con un filtro por razón de pérdida (Pipedrive: razones de pérdida).
Cuántas veces tocar la puerta
Máximo dos toques por trato cada 12 meses, con al menos 60 días entre el primero y el segundo, y no más de 10 tratos al mes para todo el equipo. Esos tres números son nuestros, no de Pipedrive. Los defendemos por una razón simple: la reactivación compite por tiempo con el embudo abierto, y el embudo abierto siempre gana. Diez tratos al mes entre cuatro vendedores son dos o tres por persona. Eso se hace bien. Con el triple se nota en el correo.
El toque es un correo corto que nombra la razón original. Algo así:
“Hola. Cuando hablamos en abril, el presupuesto para el piloto estaba cerrado hasta el siguiente año fiscal. ¿Ya hay fecha para ese ciclo? Si sí, te mando la propuesta actualizada.”
Nada de “quería saber cómo van las cosas”. Al enviarlo, crea una actividad de seguimiento a siete días. Si a los siete días no hay respuesta, la actividad se cierra y el trato espera en el filtro su segundo toque.
La regla de alto es la que casi nadie escribe. Segundo toque sin respuesta: el trato recibe la nota “no contactar hasta 12 meses después de la pérdida” y sale del filtro. No hay tercer intento. Dos silencios seguidos son una respuesta, y un tercer correo quema tu nombre para cuadno ese comprador sí tenga presupuesto.
¿Reabrir el trato viejo o crear uno nuevo?
Pipedrive te permite volver a poner un trato perdido en abierto; lo que no te dice es cuándo conviene. Nuestra regla, y la marcamos como nuestra: reabre el trato original si se perdió hace 180 días o menos, el comprador es la misma persona y el alcance es el mismo. Si falla cualquiera de las tres condiciones, creas un trato nuevo.
¿Por qué 180 y no un año? Porque un trato reabierto arrastra su historial al reporte. Si se perdió hace cinco meses y vuelve con el mismo alcance, ese historial es verdad y conviene conservarlo. Si se perdió hace un año, el ciclo de ventas que verás en el reporte se infla con meses en los que nadie hizo nada.
La nota es lo que evita que el historial se pierda en cualquiera de los dos caminos. Si reabres, escribe en el trato: “Reabierto el 14 de septiembre; perdido el 7 de abril, razón Presupuesto, comprador confirmado”. Si creas uno nuevo, pon una nota en los dos tratos, cada una apuntando a la otra. Los comentarios que escribiste al marcar el trato como perdido ya quedaron guardados como nota (Pipedrive: razones de pérdida), así que el contexto del no original sigue ahí.
Un trato, día por día
Tomemos uno de los 10 del ejemplo. “Piloto de rastreo de flotas”, US$12,000, perdido el 7 de abril en la etapa “Propuesta enviada”, razón: Presupuesto. El comprador dijo que no había partida hasta el siguiente año fiscal.
Día 0, 7 de abril. Se marca perdido con razón predefinida y un comentario. Nadie programa nada; el trato se va a dormir.
Día 94, 10 de julio. La revisión mensual lo saca: perdido hace 94 días, razón Presupuesto, valor sobre el piso. Entra en los 10 del mes. Primer toque: un correo que menciona el presupuesto y pregunta si ya hay fecha para el siguiente ciclo. Actividad de seguimiento a siete días. Pasan los siete días y nada.
Día 160, 14 de septiembre. Segundo y ultimo toque, 66 días después del primero, así que cumple los 60. Esta vez responde: el presupuesto abre con el siguiente año fiscal, mismo comprador, mismo alcance. Perdido hace 160 días, dentro de los 180, comprador y alcance iguales: se reabre el trato original. Nota: “Reabierto el 14 de septiembre, perdido el 7 de abril, razón Presupuesto, comprador confirmado”. Ponle fecha de cierre prevista nueva y una actividad con fecha; sin ella, acaba de volver a la zona donde se perdió la primera vez.
El caso contrario, misma empresa. Supón que la respuesta llega el 10 de octubre, día 186. Pasó la frontera de los 180: trato nuevo, nota cruzada en ambos. O supón que al segundo toque contesta otra persona: el contacto se fue de la empresa y quien ocupa su lugar quiere un alcance distinto. Comprador distinto, alcance distinto: trato nuevo aunque estés en el día 160. El viejo se queda como perdido con una nota que apunta al nuevo; el nuevo nace con una nota que que recuerda la propuesta de abril. El historial no se pierde, solo deja de mezclarse.
Y si en el día 160 tampoco hay respuesta: nota “no contactar hasta 12 meses después de la pérdida”, fuera del filtro, siguiente trato.
Dónde se rompe esto
Se rompe en la razón de pérdida, siempre. Todo el paso dos del filtro depende de que “Presupuesto” sea un valor de una lista y no una palabra que cada vendedor escribe como quiere. Un proveedor, Clozd, afirma que 85% de los datos de tratos perdidos en un CRM están mal o incompletos, y que 44% de las razones registradas son resultados y no razones (cifra citada en la misma página de Sales Dorado). Es una afirmación de proveedor y la tratamos como tal pero cualquiera que haya abierto su propia lista de perdidos reconoce la escena: “eligieron otro proveedor” no es una razón, es lo que pasó.
Por eso el orden correcto es al revés de lo que parece: primero arregla la lista de razones, luego corre el filtro. Activa las razones predefinidas en Pipedrive (el límite es de 100 por cuenta; con una lista corta te alcanza) y separa desde el inicio las que caducan de las que no. Si tu historial ya tiene meses de texto libre, reclasifica solo los tratos de los últimos 180 días con valor sobre tu piso: son los únicos que entrarán al filtro este año.
Y no borres tratos perdidos para “limpiar”. Un trato eliminado se puede restaurar durante 30 días, a la etapa en la que estaba; después desaparece para siempre (Pipedrive: restaurar tratos eliminados). Perdido, no ocupa lugar en el embudo y es materia prima de esta rutina; eliminado, es un comprador del que ya no sabes nada.
Una confesión de parte: construimos SalesBond, una capa de gestión de ventas sobre el CRM que el equipo ya usa; empezamos con Pipedrive. El producto Deal Health es una forma de ver los tratos que se quedaron callados antes de que lleguen a perdidos. Pero la rutina de arriba no necesita más que un filtro guardado, una lista de razones y la disciplina de abrirla el mismo día cada mes. Si además quieres ver esas señales antes de que el trato se enfríe, empieza con SalesBond.
