Una vez a la semana, durante diez minutos, filtra en Pipedrive los tratos estancados de verdad: los abiertos que no tienen ninguna actividad programada (o cuya siguiente actividad está a más de 14 días). A cada uno dale un siguiente paso con fecha: “Llamada: confirmar la fecha de decisión, viernes”. Si el comprador lleva dos intentos sin responder, marca el trato como perdido con su razón en vez de dejarlo abierto. Eso es toda la rutina. Lo que sigue explica por qué la función “Estancamiento” de Pipedrive no la reemplaza y cómo armar el filtro para que sobreviva más de un lunes.
Un trato sin siguiente paso sigue contando en el pronóstico
En Pipedrive, un trato estancado es el que lleva días sin actualizarse: eso mide la función “Estancamiento”. El que más se escapa es otro: el que nadie tiene en su agenda. El vendedor hizo la llamada, el comprador dijo “lo reviso con finanzas”, la llamada se marcó como hecha y no se programó nada más. Desde ese momento nadie es dueño de la siguiente jugada, y el gerente ve una etapa “Propuesta enviada” con un monto adentro.
Ese monto es el problema. El trato sigue abierto, así que sigue sumando al valor del embudo y al pronóstico del mes. En el equipo del ejemplo, cuatro vendedores en Pipedrive tenían 86 tratos abiertos por US$410,000. De esos, 17 no tenían ninguna actividad programada, por US$94,000. Casi 23% del valor del embudo estaba en tratos que nadie iba a tocar esa semana a menos que el comprador llamara primero.
No hace falta que el trato esté perdido para que esto duela: alcanza con que el pronóstico que llevas a la reunión de dirección incluya US$94,000 que nadie está trabajando. Creemos que es el síntoma más barato de medir en un embudo, porque no requiere puntaje ni reporte nuevo. Solo un filtro y un lunes.
Lo que Pipedrive ya te muestra, y lo que el “Estancamiento” no ve
Pipedrive sí marca los tratos sin actividad programada, pero de uno en uno. En la vista de embudo, cada tarjeta lleva un indicador según sus actividades: flecha roja cuando hay una actividad vencida, flecha verde cuando vence hoy, un aviso amarillo cuando el trato no tiene ninguna actividad agregada y flecha gris cuando lo programado está en el futuro (Pipedrive: cómo se ordenan los tratos en la vista de embudo). Dentro de cada etapa, los tratos se ordenan por la fecha de su siguiente actividad: primero los vencidos y los de hoy, después los que no tienen nada, al final los programados más adelante (misma página).
El aviso amarillo existe pero vive en la tarjeta. Con 86 tratos abiertos, los amarillos quedan desperdigados por toda la pantalla y nadie los cuenta.
La tentación es confiar en el “Estancamiento”, y aquí está la trampa. La función se activa por etapa, con un número de días en la edición del embudo, y mide el tiempo desde la ultima actualización del trato: marcar una actividad como hecha, agregar una nota o un archivo, o mandar un correo desde el trato reinicia el contador (Pipedrive: la función “Estancamiento”). La misma página lo dice sin rodeos: la función no tiene en cuenta la fecha de la próxima acción. Eso corta en los dos sentidos. Un trato con una actividad programada dentro de medio año puede aparecer estancado, y uno que se actualizó ayer, sin nada programado, se ve perfectamente fresco.
El vendedor de arriba cae justo en ese hueco: marcó la llamada como hecha, el trato se actualizó y el contador arrancó de cero. Con el “Estancamiento” a 21 días en esa etapa, Pipedrive no señala nada hasta tres semanas después. Esa función mide el pasado; lo que necesitas medir es si existe un futuro.
El filtro semanal, paso por paso
El filtro se arma una vez y se guarda. Ármalo en la lista de tratos: un filtro creado ahí no sirve en la lista de personas (Pipedrive: edición masiva y filtros), pero sí funciona tanto en la vista de embudo como en la de lista (Pipedrive: filtrar tratos ganados, perdidos o eliminados).
- Abre la lista de tratos y crea un filtro nuevo. Pipedrive te deja agrupar condiciones que deben cumplirse todas o cualquiera de ellas (misma página).
- Primera condición: estatus del trato, abierto.
- Segunda condición: que la fecha de la siguiente actividad esté vacía (revisa en pantalla cómo se llama la condición). Ese campo muestra la fecha de la siguiente actividad que todavía no se marcó como hecha (Pipedrive: actividades). Si no encuentras la condición, prueba ordenar la lista por esa columna y leer las filas vacías.
- Agrega la columna del propietario del trato y ordena por valor, de mayor a menor. Guarda el filtro con un nombre que el equipo reconozca, por ejemplo “Abiertos sin siguiente paso”.
- Segundo filtro, o segunda pasada en el mismo: tratos abiertos cuya siguiente actividad está a más de 14 días. Esta pasada atrapa los que tienen algo programado, pero tan lejos que equivale a nada.
En el equipo del ejemplo, el lunes 21 de septiembre, la lista se encogió así: 86 tratos abiertos, 17 sin ninguna actividad programada y 5 más con la siguiente actividad a más de 14 días. En total, 22 tratos para tocar.
Que la lista sea corta es la idea. Si un lunes aparece medio embudo, no es que el filtro esté mal; es que la semana anterior nadie lo abrió.
Qué cuenta como siguiente paso y qué no
Aquí la rutina deja de ser un filtro y se vuelve una regla: cada trato abierto tiene un siguiente paso con fecha. Un buen siguiente paso tiene tres partes que se ven en la actividad sin abrir el trato: una acción concreta, una fecha y un responsable. “Llamada: confirmar la decisión de finanzas, viernes 25 de septiembre, Laura” es un siguiente paso. El comprador puede no contestar, pero alguien va a marcar esa llamada y a decidir qué sigue.
Lo que no cuenta, aunque esté escrito en el trato:
- “Mantener contacto” o “dar seguimiento” sin fecha. Eso es una intención, no una actividad.
- “Esperar respuesta del cliente”. Esperar no es una acción tuya; la acción es la llamada o el correo que harás si la respuesta no llega.
- Una nota con lo que “habría que hacer”. Pipedrive ordena el embudo por actividades, no por notas.
A esto le agregamos un tope: el siguiente paso no puede estar a más de 14 días. Es nuestra recomendación, no una regla de Pipedrive. Una actividad a tres meses satisface el filtro y deja el trato igual de huérfano. Si tu ciclo de ventas es mucho más largo, mueve el tope, pero ponle un número. “Cuando el cliente tenga novedades” no es un número.
Diez minutos el lunes: quién hace qué
La rutina funciona si la hace cada vendedor sobre sus propios tratos y el gerente solo lee el conteo. El lunes a primera hora, cada vendedor abre el filtro guardado acotado a su nombre y recorre la lista del trato más grande al más chico. A cada uno le pone un siguiente paso con fecha dentro de los 14 días, o lo marca como perdido.
El presupuesto de tiempo es modesto. En el ejemplo, los 22 tratos tomaron alrededor de 35 segundos cada uno: unos 13 minutos para el equipo completo, unos 3 minutos por vendedor al repartirlos por propietario. Lo que tarda no es el clic sino la decisión. Si un vendedor se traba en un trato es porqeu no sabe qué sigue con ese comprador, y eso también es información.
La regla de parada es la que más cuesta aceptar. Si el comprador no respondió a dos intentos, el trato se marca como perdido con su razón. No es rendirse; es dejar de contar como pronóstico algo que no lo es. Un perdido con razón registrada se puede volver a trabajar en unos meses (tenemos una rutina mensual para reactivar tratos perdidos que parte de ahí); un abierto sin dueño del siguiente movimiento no se puede trabajar desde ningún lado.
En la corrida del 21 de septiembre, 19 de los 22 tratos salieron con un siguiente paso con fecha y 3 se marcaron como perdidos tras dos intentos sin respuesta en las semanas anteriores. El gerente leyó un dato en la reunión: 22 entraron, ninguno quedó sin decidir.
Un trato, día por día
Trato “Despliegue de escáneres de almacén”, US$8,000, etapa “Propuesta enviada”. La etapa tiene el “Estancamiento” configurado a 21 días.
Día 0, martes 15 de septiembre. El vendedor llama; el comprador dice que lo revisa con finanzas. El vendedor marca la llamada como hecha y no programa nada. El trato queda actualizado, así que el contador del “Estancamiento” arranca ese día y no va a mostrar nada hasta el día 21.
Día 6, lunes 21 de septiembre. El filtro semanal lo muestra: abierto, sin actividad programada, US$8,000. El vendedor agrega “Llamada: confirmar la decisión de finanzas” para el viernes 25 de septiembre. Es el día 10, dentro del tope de 14.
Día 10, viernes 25. Llama. El comprador promete una respuesta en una semana. El vendedor agrega el siguiente paso, “Correo: pedir la decisión”, para el día 17.
Día 17. Manda el correo. Lo que pase después ya es venta, no higiene del embudo: o hay decisión, o es el primer intento sin respuesta de los dos que admite la regla.
Sin el filtro, este trato habría pasado 21 días sin nadie a cargo del siguiente movimiento, y el primer aviso habría sido el del “Estancamiento”. Con el filtro, el hueco duró seis días, y lo cerró el calendario del equipo, no el comprador.
Dónde se rompe la rutina
Lo primero que se rompe es el filtro, y lo rompe el propio equipo. A la segunda semana alguien descubre que una actividad “Revisar más adelante” con fecha dentro de 120 días saca el trato de la lista. El filtro queda contento; el trato sigue huérfano. Por eso la segunda pasada, la de más de 14 días, no es opcional: atrapa esa actividad y obliga a cambiarla por un paso real o a marcar el trato como perdido. Es la lógica del “Estancamiento” al revés: Pipedrive ignora la fecha futura, tu filtro no debería.
Lo segundo es el texto libre. Equipos que que llevan años escribiendo “llamar la semana que viene” en las notas del trato tardan en pasar eso a una actividad con fecha. No sirve prohibir las notas. Sirve que el lunes el filtro muestre el trato igual, hasta que la nota se convierta en actividad.
Lo tercero son los umbrales. Los 14 días y los dos intentos son un punto de partida para un ciclo de ventas de semanas, no una ley. Lab0, una consultora francesa que audita embudos, define el trato dormido como el abierto sin actividad registrada durante un periodo fijo, típicamente 21 días, y sugiere como regla práctica un tercio del ciclo de ventas mediano: ciclo de nueve semanas, umbral de tres; 7 días genera ruido y 90 llega tarde (Lab0: deals dormants). La misma consultora reporta, sobre sus propias implementaciones, que entre 20 y 40% de los tratos abiertos estaban dormidos y cerca de la mitad eran falsos positivos: prospectos que ya habían dicho que no. Es la observación de un proveedor, no una estadística del mercado.
Otros practicantes apuntan al mismo campo vacío: TCP Americas abre su lista de tratos “zombi” con la falta de un siguiente paso programado (TCP Americas: zombies in pipeline).
Una aclaración de parte: construimos SalesBond, una capa de gestión de ventas sobre el CRM que el equipo ya usa; empezamos con Pipedrive. El producto Deal Health es una forma de ver los tratos que se quedaron callados sin que nadie lo notara. Pero la rutina de arriba no necesita más que un filtro guardado, un tope de días y un equipo que lo abra el lunes. Si además quieres ver esas señales sin abrir el filtro, empieza con SalesBond.
