Un plan de ventas convierte la meta trimestral en tratos y fechas, y se arma hacia atrás desde los tratos que ya cerraste. Divide la meta entre el valor promedio de tus tratos ganados: son los tratos que tienes que ganar. Divide eso entre tu tasa de cierre: son los que deben estar en juego. Resta los que ya están abiertos y sabrás cuántos faltan por crear. Luego cuenta hacia atrás desde el fin del trimestre lo que dura tu ciclo de venta mediano: es el último día en que esos tratos pueden nacer. En el ejemplo de este artículo, una meta de US$216,000 para el primer trimestre pide 18 tratos ganados, 52 en juego y 30 por crear, y esos 30 deben existir a más tardar el 30 de enero de 2027.
La mayoría de los planes de ventas que vemos nacen de una suma: lo del año pasado más un porcentaje. El número sale de una junta y nadie sabe qué cuesta en tratos ni cuándo hay que empezar a trabajarlo. La cadena de abajo arranca en la meta y camina hacia atrás con tres números que ya tienes en tu CRM. Al final, la meta tiene un precio en tratos y una fecha, y se puede discutir con hechos (¿52 tratos para cuatro vendedores es realista?) en vez de con sensaciones.
La cadena completa en cinco líneas
Con tus tres números a la mano, llenar esta tabla te toma diez minutos.
| Paso | Fórmula | Ejemplo |
|---|---|---|
| Tratos que hay que ganar | meta ÷ valor promedio del trato ganado | US$216,000 ÷ US$12,000 = 18 |
| Tratos que deben estar en juego | tratos a ganar ÷ tasa de cierre | 18 ÷ 0.35 = 51.4, redondeado a 52 |
| Tratos que faltan por crear | tratos en juego − tratos abiertos hoy | 52 − 22 = 30 |
| Fecha límite para crearlos | fin del trimestre − ciclo mediano | 31 de marzo de 2027 − 60 días = 30 de enero de 2027 |
| Ritmo semanal | tratos por crear ÷ semanas hasta la fecha límite | 30 ÷ 10.7 = 2.8, unos 3 tratos nuevos por semana |
Los datos de entrada son inventados para el ejemplo. Y sí, se hace en Excel sin plantilla: exporta de Pipedrive los tratos ganados y perdidos del trimestre con sus fechas de creación y de cierre, y con tres celdas bien calculadas alcanza.
De dónde salen los tres números
Los tres salen de los tratos cerrados en el último trimestre completo. Si ese trimestre tiene pocos tratos ganados, toma los últimos cuatro trimestres; es un criterio nuestro, no una regla de Pipedrive. La regla del grupo: entran los tratos con estatus ganado o perdido cuya fecha de cierre cae dentro del periodo, y no entra ningún trato abierto.
El valor promedio del trato ganado es ingresos ganados entre tratos ganados. Es el mismo indicador que usamos en los KPI de ventas que salen de los campos del trato, y el ejemplo de abajo reutiliza ese trimestre.
La tasa de cierre (win rate) por cantidad es ganados entre ganados más perdidos; por qué el denominador incluye los perdidos está en el artículo sobre el denominador de la tasa de cierre.
El ciclo mediano es la mediana, sobre los tratos ganados, de la fecha en que se ganó menos la fecha en que se creó: ordenas los tratos ganados por esa cantidad de días y tomas el del medio. En Pipedrive cada trato guarda su fecha de creación y su fecha de ganado (en la API, add_time y won_time), y ambas se pueden exportar.
Los tres números valen lo que valen el estatus y las fechas de tus tratos. Si los vendedores no actualizan el CRM, el plan hereda el error desde el primer cálculo.
Un plan de ventas de ejemplo, paso por paso
Equipo inventado: cuatro vendedores y un solo embudo (pipeline) en Pipedrive. Último trimestre completo, del 1 de julio al 30 de septiembre de 2026: 40 tratos cerrados, 14 ganados y 26 perdidos, con US$168,000 de ingresos ganados. De ahí salen los datos de entrada: valor promedio del trato ganado US$168,000 ÷ 14 = US$12,000; tasa de cierre 14 ÷ 40 = 35%; ciclo mediano de los 14 ganados, 60 días. El día que se arma el plan es el 16 de noviembre de 2026 y hay 22 tratos abiertos. La meta para el primer trimestre de 2027 (del 1 de enero al 31 de marzo) la puso el dueño: US$216,000 de ingresos ganados, es decir, US$48,000 más que el trimestre pasado, 28.6% de crecimiento.
Primera cuenta. US$216,000 ÷ US$12,000 = 18 tratos ganados. El trimestre pasado fueron 14, así que son cuatro más, o 4.5 por vendedor.
Segunda cuenta. 18 ÷ 0.35 = 51.4; se redondea hacia arriba porque medio trato no existe: 52 tratos en juego. El trimestre pasado se cerraron 40, así que hacen falta 12 más (30% más de tratos en juego), 13 por vendedor.
Tercera cuenta. Ya hay 22 tratos abiertos, y la cadena los cuenta a la misma tasa de cierre plana del 35%. Ese es un límite honesto: un trato en “Negociación” tiene más probabilidad que uno recién calificado, y cómo ponderarlos por etapa está en el pronóstico por probabilidad de etapa. Para el plan, con la tasa plana alcanza: 52 − 22 = 30 tratos por crear.
Cuarta cuenta. El trimestre termina el 31 de marzo de 2027; menos 60 días de ciclo mediano, la fecha límite de creación es el 30 de enero de 2027. Del 16 de noviembre al 30 de enero hay 75 días, 10.7 semanas. 30 ÷ 10.7 = 2.8, así que el equipo tiene que abrir unos tres tratos nuevos por semana desde hoy.
“Queremos US$216,000” no le dice nada a nadie el lunes. “Tres tratos nuevos por semana hasta el 30 de enero” sí.
La fecha límite y el día en que hay que empezar
La barra de arriba es el ejemplo con el ciclo de 60 días: 75 días para crear tratos y 60 para cerrarlos. La de abajo es la versión conservadora. Una mediana significa que más o menos la mitad de los tratos ganados tardó más de 60 días; un trato creado el 30 de enero tiene una probabilidad pareja de cerrar a tiempo, no una probabilidad segura. Con un ciclo de 90 días, la fecha límite se mueve al 31 de diciembre de 2026. Del 16 de noviembre al 31 de diciembre quedan 45 días, 6.4 semanas, y el ritmo sube a 30 ÷ 6.4 = 4.7, unos cinco tratos nuevos por semana.
De ahí sale el día de arranque. Con la línea de los 60 días, los 30 tratos nuevos tienen que crearse antes del 30 de enero, y la fecha de inicio depende del ritmo que el equipo pueda sostener:
| Ritmo | Semanas necesarias | Días | Hay que empezar el |
|---|---|---|---|
| 7 por semana | 4.3 | 30 | 31 de diciembre de 2026 |
| 5 por semana | 6 | 42 | 19 de diciembre de 2026 |
| 3 por semana | 10 | 70 | 21 de noviembre de 2026 |
| 2 por semana | 15 | 105 | 17 de octubre de 2026 (ya pasó) |
La última fila es el argumento más útil de la tabla. A dos tratos por semana, el plan debió arrancar el 17 de octubre; el 16 de noviembre ya es tarde. Un trato creado después de la fecha límite no es inútil, solo tiene menos probabilidad de cerrar dentro del trimestre, y el plan no deberia contar con él.
Qué número mueve más el plan
Con todo lo demás fijo, mueve la tasa de cierre. Al 30% hacen falta 18 ÷ 0.30 = 60 tratos en juego, 38 por crear. Al 35%, los 52 del ejemplo, 30 por crear. Al 40%, 18 ÷ 0.40 = 45 en juego, 23 por crear. Del 30 al 40% de tasa de cierre hay 15 tratos de diferencia.
Ahora mueve el valor promedio. Si el trato ganado promedio baja a US$10,000, la meta pide US$216,000 ÷ US$10,000 = 21.6, redondeado a 22 tratos ganados, y 22 ÷ 0.35 = 62.9, redondeado a 63 tratos en juego. Once tratos más en juego solo porque el trato promedio se achicó.
Por eso conviene discutir los datos de entrada y no la meta. Si un vendedor dice que 52 tratos es imposible, la pregunta siguiente es cuál de los tres números cree que está mal y con qué datos lo sostiene. Esa conversación es corta. La otra, la de si la meta es “justa”, no termina nunca.
Compara la cadena con el trimestre pasado antes de repartirla
Un plan de ventas que solo muestra el crecimiento en dinero esconde el esfuerzo. US$216,000 contra US$168,000 es 28.6% más de ingresos, y así suena alcanzable. En tratos, la misma meta es 18 ganados contra 14, y 52 en juego contra 40 cerrados: 30% más de tratos que el equipo tiene que atender al mismo tiempo. Esa es la cifra que va en la pantalla cuando se presenta el plan, porque es la que el equipo puede contradecir.
Si nadie puede explicar de dónde van a salir los 12 tratos adicionales (una fuente nueva de prospectos, un vendedor más, una campaña con fecha), hay dos salidas honestas: bajar la meta o cambiar un dato de entrada a la vista de todos, con el argumento escrito. Lo que no sirve es subir la tasa de cierre en la hoja de cálculo del 35% al 40% “porque este trimestre vamos a cerrar mejor”. La cadena supone la misma mezcla de de tratos, el mismo equipo y la misma tasa de cierre que el trimestre pasado. Cuando una de esas cosas cambia, hay que decirlo en voz alta, no esconderlo en una celda.
Dos objetivos en Avances de Pipedrive para seguir el plan
La cadena vive en una hoja de cálculo; lo que sí puede vivir en Pipedrive es el seguimiento. En la sección “Avances” (Insights, si usas Pipedrive en inglés), con “+ Crear” y luego “Objetivo”, se crean objetivos de tratos de tres tipos: “Agregados” (número o valor de tratos nuevos), “Progresados” (tratos que entran a una etapa) y “Ganados” (número o valor de tratos marcados como ganados). Para el ejemplo hacen falta dos.
Objetivo 1, tipo “Ganados”, métrica “valor”, US$216,000, frecuencia trimestral, duración del 1 de enero al 31 de marzo de 2027, asignado a toda la empresa. Si prefieres repartirlo, US$54,000 por vendedor son US$216,000 entre cuatro; esa división es nuestra, no de Pipedrive. Según el centro de ayuda, los tratos ganados por valor tambien aparecen en el reporte de pronóstico de ingresos (Pipedrive: Avances: objetivos, última actualización: 3 de septiembre de 2026).
Objetivo 2, tipo “Agregados”, métrica “recuento”, unos tres tratos por semana, frecuencia semanal, mismo embudo, desde el día del plan hasta el 30 de enero de 2027. Es el objetivo que se revisa cada lunes, porque es el único que todavía se puede corregir a tiempo.
La misma página marca tres límites. Los objetivos de equipo existen solo en el plan Premium o superior. Un objetivo de toda la empresa pide permisos de administrador global y de tratos. Y los objetivos de previsión (valor ponderado de tratos abiertos y ganados, según probabilidad y etapa) están en Growth o superior, y son otra cosa, no esta cadena.
Los objetivos de Pipedrive siguen el avance contra el número que tú escribes. No calculan los tratos necesarios ni la fecha de arranque; eso lo haces tú con la tabla de arriba. Si quieres ver la meta junto al estado real del embudo y las acciones que faltan, en vez de en una hoja aparte, para eso hicimos el Sales Plan: empieza con SalesBond.
Lo que la cadena no hace: no pondera los tratos abiertos por etapa, no predice el resultado del trimestre y no mide cuánto valor hay en el embudo. Convierte un número en tratos y fechas para que la discusión sea sobre hechos. Cuántos tratos cerraste el trimestre pasado, cuántos ganaste y por cuánto? Con eso y las fechas de creación ya puedes llenar la primera tabla esta semana, antes de que la meta llegue a la junta.
