Tu proceso de ventas real no es la lista de etapas de un artículo de blog: es el camino que recorrieron los tratos que ya ganaste. Abre el historial de cambios de cada trato ganado en los últimos 12 meses, anota en orden las etapas por las que pasó y cuenta. Las etapas que casi todas las ventas tocaron son tu proceso; una etapa que muchas ventas saltaron es opcional o pertenece a un solo tipo de trato. Los reportes de Pipedrive no te lo van a mostrar, porque cuentan un trato ganado como si hubiera pasado por todas las etapas.
Las etapas del proceso de ventas en tu CRM son una hipótesis
Un proceso de ventas (o proceso comercial) es la secuencia de etapas que recorre un trato desde el primer contacto hasta que se gana o se pierde. Las páginas que salen arriba cuando buscas “etapas del proceso de ventas” te la entregan como plantilla: prospección, calificación, presentación, propuesta, negociación, cierre y posventa, con alguna variación, y la recomendación de adaptarla a tu empresa. Unas dicen cinco etapas, otras siete, otras ocho. Ninguna de las que abrimos explica cómo sacar tu secuencia de los tratos que ya cerraste.
¿Cuántos pasos tiene un proceso de ventas? Los que tus ventas realmente usaron. El número sale de tu propio conteo, no de un artículo.
Cuando armaste el embudo de ventas (pipeline) en Pipedrive, alguien escribió las etapas en una tarde. Fue una hipótesis razonable. Sigue siendo una hipótesis hasta que la compares con los tratos que de verdad se ganaron, y es fácil no hacer nunca esa comparación, porque el CRM da la impresión de que ya está hecha.
Por qué los reportes no te lo van a decir
Los reportes de Insights de Pipedrive cuentan un trato ganado como si hubiera pasado por todas las etapas, así que no muestran cuáles se saltó. Esa es la trampa. En el reporte de conversión del embudo, Pipedrive considera que un trato ganado completó todas las etapas, sin importar dónde se cerró; solo los perdidos se quedan en una etapa concreta (Pipedrive, centro de ayuda, 3 de septiembre de 2026). El reporte de progreso cuenta como entrada en una etapa también a los tratos que la saltaron rumbo a una posterior: uno que pasa de la etapa dos a la cinco aparece como si hubiera entrado en la tres, la cuatro y la cinco. Y el reporte de duración, cuando un trato se marca ganado antes del final del embudo, considera todas las etapas para ese trato.
Súmalo: para 36 tratos ganados, el reporte muestra 36 en cada etapa. Las etapas saltadas son invisibles en Insights.
El único lugar donde queda registrado el camino real de un trato es su historial de cambios: en la vista de detalle del trato, bajo el área de historial, hay una pestaña que lista los cambios ordenados por fecha, incluidos los de etapa, valor, etiqueta, contacto, fecha de cierre prevista y campos personalizados (Pipedrive, centro de ayuda, 12 de octubre de 2026). Pipedrive la llama Changelog; aquí describimos la acción, porque no confirmamos la etiqueta exacta de la interfaz en español.
Cómo sacar tu proceso de ventas de los tratos ganados
Es trabajo manual y toma una tarde. En las páginas de ayuda que abrimos no encontramos una exportación masiva del historial de etapas, así que no la prometemos. Lo que hacemos nosotros:
- Filtra los tratos ganados en los últimos 12 meses. Si son muchos, quédate con los 20-30 más recientes.
- Abre cada trato y entra a la pestaña del historial de cambios.
- Anota, en orden, las etapas en las que el trato entró. Anota tambien la fecha de entrada a cada una; la vas a necesitar para la segunda parte.
- Agrupa los caminos distintos y cuenta cuántos tratos siguieron cada uno.
- Haz lo mismo con los tratos perdidos del mismo periodo, pero ahí solo necesitas la última etapa alcanzada.
Lo que el historial no registra: por qué el vendedor saltó una etapa. Te dice qué cambió y cuándo, no el motivo. Ese dato lo tienen los vendedores, y vas a tener que preguntárselo.
Qué dice el conteo
Un ejemplo (los números son una ilustración nuestra, no una referencia del mercado): equipo de seis vendedores, un embudo en Pipedrive con cinco etapas en este orden: Calificado, Llamada de descubrimiento, Demo, Cotización enviada, Contrato enviado. Periodo: tratos cerrados en los últimos 12 meses. Tratos ganados: 36, con un valor total de US$540,000 y un promedio de US$15,000.
| Camino (etapas en orden) | Tratos ganados |
|---|---|
| 1-2-3-4-5 (las cinco) | 14 |
| 1-2-4-5 (sin Demo) | 9 |
| 1-2-3-5 (sin Cotización enviada) | 5 |
| 1-2-4 (ganado desde Cotización enviada, sin Contrato enviado) | 6 |
| 1-3-4-5 (sin Llamada de descubrimiento) | 2 |
Son 22 de 36 ventas (61%) las que no siguieron la secuencia de cinco etapas.
Por etapa, cuántas ventas entraron: Calificado 36, Llamada de descubrimiento 34, Demo 21, Cotización enviada 31, Contrato enviado 30. Cuántas la saltaron: 0, 2, 15, 5 y 6 (las seis ventas del camino 1-2-4 saltaron Demo y Contrato enviado a la vez, así que cuentan en ambas). Como porcentaje de ventas que entraron: 100%, 94%, 58%, 86% y 83%.
Nuestra regla práctica, y la llamamos así porque no es una ley: una etapa es núcleo del proceso si entraron en ella al menos 8 de cada 10 ventas. Con esa regla, Calificado, Llamada de descubrimiento, Cotización enviada y Contrato enviado son núcleo. Demo, con 21 de 36 (58%), es condicional.
Antes de borrar nada pregunta qué tienen en común las ventas que la saltaron. En el ejemplo, las 21 ventas con Demo suman US$420,000 (promedio US$20,000); las 15 sin Demo suman US$120,000 (promedio US$8,000). Demo se ve como una etapa de los tratos grandes, no de todos. El equipo la llamaba obligatoria; 15 de 36 ventas la saltaron, y fueron las pequeñas. El CRM no puede decir por qué. Los vendedores sí.
Dónde se mueren los tratos
En el ejemplo, el grupo más grande de tratos perdidos murió en Cotización enviada (17 de 54), no en la primera etapa.
Tratos perdidos en el periodo: 54. Última etapa alcanzada: Calificado 11, Llamada de descubrimiento 12, Demo 9, Cotización enviada 17, Contrato enviado 5. Esos 17 son el 31% de los perdidos; las dos primeras etapas juntas suman 23 de 54 (43%). Aquí no calculamos ninguna tasa ni probabilidad, solo dónde terminó cada trato perdido. Si quieres el porcentaje de ganados sobre los que llegaron a cada etapa, es otro cálculo y lo tratamos en la probabilidad por etapa a partir del historial.
Ahora la fecha de entrada que anotaste. Para cada etapa, busca el tiempo máximo que un trato ganado permaneció en ella. En el ejemplo, en días: Calificado 9, Llamada de descubrimiento 12, Demo 14, Cotización enviada 21, Contrato enviado 10.
Con esa línea, mira los tratos abiertos de hoy: 14, con un valor total de US$170,000. Días en su etapa actual: Calificado 2, 4 y 31; Llamada de descubrimiento 5, 8 y 26; Demo 6 y 19; Cotización enviada 3, 12, 23 y 40; Contrato enviado 4 y 6. Cinco de los 14 ya superaron la estancia más larga de cualquier venta: 31 días en Calificado (US$6,000), 26 en Llamada de descubrimiento (US$14,000), 19 en Demo (US$18,000), 23 en Cotización enviada (US$22,000) y 40 en Cotización enviada (US$16,000). Suman US$76,000, es decir, 45% de los US$170,000 abiertos. Los otros nueve tratos abiertos suman US$94,000.
La regla de revisión cabe en una línea: “Un trato que lleva en su etapa más días que cualquier venta ganada recibe una mirada esta semana”.
Esto no es lo mismo que el marcador de inactividad de Pipedrive, la función que marca un trato como estancado según los días sin actualización. Se configura por etapa y se reinicia al completar actividades, agregar notas o archivos y con acciones de correo; la ayuda de Pipedrive aclara que un trato puede verse sin cambios en el historial mientras su contador ya se reinició (Pipedrive, centro de ayuda, 3 de septiembre de 2026). Mide inactividad, no días en la etapa. Un trato puede tener actividad fresca y llevar cinco semanas en la misma etapa.
Un caso del ejemplo: “Sensores de cadena de frío, 3 sedes”, valor US$22,000. Su historial muestra Calificado, Llamada de descubrimiento, Cotización enviada: sin Demo, el mismo camino que nueve de las 36 ventas. Lleva 23 días en Cotización enviada contra un máximo ganado de 21, o sea, 2 días de más. La ultima actividad registrada fue hace 3 días, así que el marcador de inactividad no lo señalaría. Entra en la lista de revisión de esta semana. Qué tiene que ser cierto para que salga de la etapa es tema de los criterios de salida de cada etapa, no de este conteo.
Llévalo de vuelta al embudo
Lo que el equipo del ejemplo escribió al final: cuatro etapas núcleo (Calificado, Llamada de descubrimiento, Cotización enviada, Contrato enviado) más Demo para los tratos grandes. Contrato enviado se queda, pero seis ventas se cerraron desde Cotización enviada, así que el gerente va a preguntar a los vendedores si para los tratos pequeños existe un paso de contrato o no.
Al editar el embudo en Pipedrive (solo los usuarios con permisos de administrador de tratos pueden hacerlo), la propia ayuda de Pipedrive recomienda alinear las etapas con acciones reales, como “Reunión agendada” o “Propuesta enviada”, en vez de etiquetas amplias como “En proceso”, y crear menos etapas para mantener el embudo enfocado (Pipedrive, centro de ayuda, 3 de septiembre de 2026). Si dos tipos de trato siguen caminos realmente distintos, la misma página sugiere embudos separados, con una advertencia que conviene tomar en serio: mover tratos entre embudos puede afectar la precisión de los reportes. Decide el embudo antes de migrar, no después.
La línea de revisión va a tu repaso semanal de tratos. La otra pregunta de ese repaso, cuántos contactos hacen falta antes de cerrar, la contamos en cuántos contactos llevan los tratos ganados.
Dónde falla el método
Con 36 ventas, un solo trato raro mueve el máximo de días de una etapa. Si una venta estuvo 21 días en Cotización enviada porque el cliente se fue de de vacaciones, tu línea queda alta. Mira el segundo valor más alto antes de fijarla.
Una etapa saltada puede ser un atajo real o un vendedor que arrastró el trato sin pasar por ella. El historial no distingue. Pregunta. Si el equipo no actualiza las etapas a tiempo, primero lee por qué los vendedores no actualizan el CRM.
Si cambiaste la definición de una etapa dentro del periodo, los caminos de antes y después no son comparables. Un trato que retrocedió de etapa aparece en el reporte de progreso en la más reciente, pero en el historial verás las dos entradas: anota las dos.
Y el sesgo de supervivencia: el conteo describe las ventas. Los tratos perdidos pudieron seguir el mismo camino; que muchas ventas saltaran Demo no prueba que Demo sobre. Prueba que no fue necesaria para esas ventas en ese periodo. Vuelve a contar una vez por trimestre, porque el equipo cambia y el camino también.
Mientras tanto, el resto del embudo no espera al conteo trimestral. Deal Health revisa cada trato del CRM conectado contra más de 20 reglas y muestra qué se incumple y qué hacer. Sales GPS convierte señales en un plan priorizado para el vendedor; aceptar una tarjeta crea una tarea en el CRM. El conteo de caminos de este artículo sigue siendo tuyo y a mano. Revisa tu CRM con SalesBond.
