title: “Revisión semanal del embudo (pipeline) en 30 minutos con un filtro de Pipedrive”
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tags: [pipedrive, revisión de pipeline, reunión semanal de ventas, tratos estancados, embudo de ventas]
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seo_title: “Revisión de pipeline semanal en 30 minutos con Pipedrive”
meta_description: “Haz la revisión de pipeline semanal en 30 minutos: un filtro de Pipedrive arma la agenda, discutes de 3 a 5 tratos y cada compromiso queda con fecha.”
Haz la revisión del embudo (pipeline) una vez por semana, en 30 minutos, y deja que un solo filtro guardado de Pipedrive decida qué entra en la agenda: tratos abiertos sin ninguna actividad programada o sin actividad marcada como hecha en los últimos 14 días. Antes de la reunión, cada vendedor le pone una siguiente acción con fecha a los tratos fáciles y marca como perdidos los que ya murieron. En la reunión se discuten solo los 3 a 5 tratos que necesitan una decisión, y por cada uno se escribe una acción, un responsable y una fecha, como actividad dentro del trato. La siguiente revisión arranca con esos compromisos.
Por qué la revisión semanal del embudo dura una hora y no decide nada
Muchas revisiones semanales fallan igual. Cada vendedor lee su lista en voz alta, el gerente pregunta “¿y ese cómo va?”, alguien responde “bien, está avanzando”, y a los 60 minutos todos salen con la sensación de haber trabajado. No se decidió nada. Al mes siguiente la reunión se cancela “porque no hay tiempo”, y de ahí ya no vuelve.
El problema no es la gente. Es que la reunión corre sobre memoria y volumen: la lista es la que cada quien recuerda, y el trato que más tiempo ocupa es el del vendedor más hablador, no el que más dinero tiene en riesgo.
Quienes escriben sobre este formato coinciden en dos cosas: la reunión tiene una duración fija y corta, y la lista de tratos también es corta. Sybill propone 30 minutos y pide elegir de 3 a 5 tratos para revisión detallada, “no todos” (Sybill, 2 de junio de 2026). Rework tambien trabaja con 30 minutos semanales, aunque con otra agenda (Rework, 18 de abril de 2026). InfoFlux, en francés, habla de 30 a 45 minutos y de 5 a 8 tratos críticos por sesión, con un tope de 12 (InfoFlux, 4 de abril de 2026).
Lo que ninguno dice es de dónde sale la lista. Todos dan agendas; nadie explica quién decide qué trato se discute. Mientras eso lo decida la memoria del equipo, la reunión va a durar lo que dure la memoria.
La lista sale de un filtro, no de los vendedores
La lista de la reunión la genera un filtro guardado de Pipedrive. Nadie la arma a mano.
Un trato atorado se delata en dos campos. Pipedrive guarda la fecha de la última actividad marcada como hecha y la fecha de la siguiente actividad programada que todavía no se marcó (Pipedrive, centro de ayuda, actividades, 23 de septiembre de 2026). Si la siguiente está vacía, nadie tiene un plan para ese trato. Si la última es vieja, el plan existió pero no se ejecutó. Nuestro filtro pregunta las dos cosas:
- la fecha de la siguiente actividad está vacía, o
- la última actividad hecha es de hace más de 14 días.
Para armarlo abre el menú de filtros arriba a la derecha de la vista de tratos y agrega un filtro nuevo. Pipedrive deja combinar condiciones de dos maneras: el trato aparece solo si cumple todas, o aparece si cumple al menos una; aquí quieres la segunda. Ponle nombre, guárdalo y márcalo como compartido: los filtros compartidos los ven todos los usuarios de la cuenta, los privados solo quien los creó (Pipedrive, centro de ayuda, filtros, 3 de septiembre de 2026). El mismo filtro sirve en la vista de embudo y en la vista de lista, porque Pipedrive los comparte entre ambas (Pipedrive, filtros de tratos ganados y perdidos, 3 de septiembre de 2026). En el ejemplo de abajo se llama “Revisión: atorados o sin siguiente paso”.
La condición de los 14 días mira hacia atrás, a lo que se hizo. La rutina individual de diez minutos de tratos estancados en Pipedrive con un filtro semanal mira hacia adelante, a qué tan lejos quedó la siguiente acción. La siguiente acción con fecha que sale de aquella rutina es justo lo que aquí vas a exigir en la reunión.
¿Y el “rotting”, los tratos que Pipedrive pinta de rojo? Se activa por etapa, se reinicia al marcar una actividad como hecha, agregar una nota o un archivo, o enviar un correo, y la página de ayuda dice sin rodeos que ignora la fecha de la siguiente actividad; tampoco describe ningún filtro para esos tratos (Pipedrive, la función de rotting, 3 de septiembre de 2026). Sirve para mirar el tablero, no para generar una agenda: una nota de “sigo esperando” apaga el rojo sin mover el trato un centímetro.
Diez minutos antes de la reunión, cada quien limpia lo suyo
Lo que hace pequeña la reunión no ocurre en la reunión. Ocurre el viernes o el lunes temprano, cuando cada vendedor abre el filtro compartido, se queda con sus tratos y hace una de dos cosas con cada uno: le pone una siguiente acción con fecha o lo marca como perdido con motivo. Diez minutos por persona.
Veámoslo con un equipo inventado pero plausible: cinco vendedores, un gerente, un embudo, revisión los lunes. Tienen 64 tratos abiertos por US$380,000. El filtro devuelve 19 tratos por US$142,000: cerca de 30% de los tratos y cerca de 37% del valor. Los otros 45 no se tocan en la reunión.
Antes del lunes, 12 de esos 19 (US$38,000) reciben una siguiente acción con fecha: el vendedor simplemente no había agendado la llamada. Otros tres (US$11,000 en total: US$5,000, US$4,000 y US$2,000) se marcan como perdidos, porque el comprador no respondió y ya no hay nada que agendar. Los tratos perdidos salen de la revisión semanal; la rutina mensual de reactivación los retoma más adelante.
Quedan cuatro tratos por US$93,000 (US$31,000, US$26,000, US$22,000 y US$14,000). Esa es la agenda. Los cuatro necesitan una decisión que el vendedor no puede tomar solo: cambiar precio o condiciones, meter a quien firma, regresar el trato una etapa o cerrarlo.
Treinta minutos, cuatro tratos y un reloj
Este es el reparto que recomendamos, y lo presentamos como recomendación porque los formatos de otros practicantes varían: dos minutos para leer los conteos, 24 minutos para los cuatro tratos a seis cada uno, y cuatro minutos para leer los compromisos en voz alta y comprobar que cada uno ya es una actividad con fecha en Pipedrive. Suma 30.
Los conteos son tres números: 64 abiertos, 19 señalados, 4 en agenda. Se leen y punto. Si alguien quiere comentar un trato que no está entre los cuatro, la respuesta es una pregunta: necesita una decisión que el vendedor no pueda tomar solo? Si no, no está en la agenda.
Seis minutos por trato alcanzan cuando la pregunta es siempre la misma: qué hizo el comprador por última vez, en qué fecha, y qué decisión hace falta de este lado. Un trato señalado que además no cumple los hechos de salida de su etapa regresa a la etapa anterior, y esa es una de las cuatro decisiones posibles.
Tomemos uno de los cuatro, el de US$26,000: “Modernización de línea de empaque, 3 plantas”, en etapa “Negociación”. Lunes 7 de septiembre. La última actividad hecha es de hace 18 días: el 20 de agosto el comprador pidió condiciones revisadas. No hay siguiente actividad. El vendedor dice que el comprador está ocupado. El gerente pregunta qué fue lo último que hizo el comprador y en qué fecha, y con eso ya hay suficiente para decidir. Compromiso: el vendedor envía las condiciones revisadas el martes 8 de septiembre; llama el jueves 10 de septiembre para obtener una fecha de firma; si no hay respuesta para el lunes 14 de septiembre, el trato vuelve a la agenda con una propuesta de cerrarlo. Las dos acciones se crean como actividades con fecha en el trato, y la decisión queda en una línea dentro de una nota. Seis minutos.
El compromiso cuenta si el lunes siguiente se ve en el trato
Un compromiso de revisión tiene tres partes: acción, responsable y fecha. Y tiene un solo lugar donde vivir: dentro del trato en Pipedrive, como actividad con fecha más una línea en una nota. No en las minutas, no en el chat del equipo, no en la libreta del gerente.
La prueba es simple. El lunes siguiente, cualquiera abre el trato y ve qué se prometió, quién y para cuándo, y si ya está hecho. Si para saberlo hay que preguntarle a alguien, el compromiso no existió.
Por eso la siguiente revisión no empieza con tratos nuevos. Empieza con la frase “de los cuatro compromisos de la semana pasada, cuántos están hechos”. En el equipo del ejemplo, el lunes 14 de septiembre la respuesta fue tres de cuatro. El del trato de US$14,000 no se cumplió: el vendedor no llamó. Ese trato pasa a ser el primero de la agenda de esta semana, antes que cualquier trato nuevo.
El de US$26,000 salió del filtro, pero no solo. El martes se enviaron las condiciones; el jueves el comprador dijo que legal las estaba leyendo; el viernes 11 de septiembre mandó la fecha de firma, y el vendedor la registró en el trato como la siguiente actividad con fecha. El lunes el trato tiene una actividad programada y una hecha hace 4 días, así que no cumple ninguna de las dos condiciones. Si el vendedor no hubiera registrado esa fecha, el trato seguiría en la lista, y con razón.
Sin el filtro, la lista habría sido de 64 tratos y el de US$26,000 quizá ni se menciona. Sin el compromiso escrito, la llamada que no se hizo en el trato de US$14,000 se habría descubierto en la revisión del trimestre.
Dónde se rompe
Un trato que el filtro señala todas las semanas y nunca se arregla. El comprador no contesta, el vendedor vuelve a agendar, el trato vuelve a aparecer. La segunda vez que llega a la agenda sin ningún movimiento del comprador, la decisión es cerrarlo como perdido. Si el silencio empezó justo después de una cotización, tenemos una regla aparte para ese caso.
El pronóstico (forecast) que se cuela. A los diez minutos alguien pregunta cuánto vamos a cerrar este mes, y la revisión se convierte en otra reunión. Meter todo en una sola reunión es un error común; InfoFlux, por ejemplo, separa la revisión de tratos, de 30 a 45 minutos, y la cierra con acciones decididas, asignadas y con fecha (InfoFlux). La vista de pronóstico de Pipedrive responde la otra pregunta: proyecta ingresos con la fecha de cierre prevista de cada trato (Pipedrive, vista de pronóstico, 3 de septiembre de 2026). Úsala después de la revisión, no en lugar de ella.
El umbral de 14 días. Es un punto de partida, no una ley. InfoFlux marca como prioritarios los tratos sin actividad desde hace 7 días o más y los que llevan 10 días o más en etapa de propuesta; Sybill también usa 14 días. Si tu ciclo de ventas es de de meses, 14 días te llenan la lista de ruido; si vendes en semanas, se quedan cortos. Ajústalo a tu ciclo y vuelve a mirarlo en un trimestre.
Vendedores que ponen fechas sin pasos reales. Si el viernes todos los tratos reciben “llamada de seguimiento” para dentro de tres semanas, el filtro queda limpio y el embudo igual de muerto. Ahí el problema ya no es la reunión sino la siguiente acción, y para eso está la rutina individual de la que hablamos arriba.
Los operadores del filtro. No damos los nombres exactos de los operadores para campos de fecha porque no los verificamos en la interfaz en español; arma las dos condiciones desde la pantalla: fecha de la siguiente actividad vacía; fecha de la última actividad anterior a 14 días; unidas para que baste con una. Si el filtro devuelve tratos ganados o perdidos, agrega una condición de estatus abierto.
Qué hacer este lunes
Crea el filtro, compártelo y pide a cada vendedor sus diez minutos antes de la reunión. Lo que vale la pena mirar al décimo lunes es otra cosa: si la agenda sigue saliendo del filtro y no de quien habla más fuerte, y si cada compromiso se puede abrir dentro del trato. Para ver los tratos que se quedaron callados sin que nadie lo notara, incluso entre un lunes y otro, Deal Health es una manera de hacerlo. La reunión sigue siendo tuya; el filtro solo le pone la lista enfrente.
