El seguimiento de ventas, en este artículo, es la cantidad de contactos que un trato necesita antes de ganarse, no la hoja para controlar el embudo. Ese número se cuenta, no se copia: abre tus tratos ganados de los últimos 12 meses, cuenta las actividades completadas en cada uno desde que se creó hasta que se marcó como ganado y lee dos cifras, la mediana y el punto en el que casi todos ya estaban cerrados. Ese segundo punto es tu línea de corte. Un trato que la pasó no necesita otro recordatorio; necesita una decisión: acordar con el comprador un siguiente paso con fecha, pausarlo o cerrarlo como perdido con un motivo.
Por qué una cadencia de seguimiento copiada no te sirve
Busca “seguimiento de ventas” y vas a encontrar consejos sobre cuándo volver a escribir, cuántas veces insistir y plantillas de correo. Hay cifras de intentos que pasan de página en página, pero aquí no las usamos, ni siquiera como referencia: un número sin la venta de la que salió no te dice cuántos contactos necesita la tuya.
Una cadencia genérica es un número para el mercado de nadie. Una venta con varios decisores y una licencia que se firma en una llamada no se ganan con la misma cantidad de contactos. Lo que decide cuántos toma una venta es tu ciclo y tu tamaño de trato, y las dos cosas ya están en tu CRM. Por eso la fuente correcta es la más aburrida: tus propios tratos ganados.
Qué cuenta como contacto (y qué no)
Un contacto es una actividad completada en el trato: una llamada, una reunión, una tarea o un correo que quedó registrado como actividad y marcado como hecho. Se cuenta desde que el trato se creó hasta el momento en que se marcó como ganado (o perdido). Nada más.
Unas aclaraciones antes de contar, porque aquí se tuercen casi todas las cuentas:
- Un contacto no es una respuesta. Que el comprador conteste o no, no cambia la cuenta: estás midiendo el esfuerzo de tu equipo, no la reacción del cliente.
- Los correos automáticos que nadie registró como actividad no cuentan. En Pipedrive, los mensajes de correo del trato tienen su propio campo (“#Recuento de mensajes de correo electrónico del trato”), separado de las actividades completadas (Pipedrive: campos de fórmula).
- Un contacto registrado tarde cuenta igual, pero la fecha en que ocurrió deja de ser confiable. Volvemos a esto al final.
Dónde está el número en Pipedrive
Pipedrive no calcula “contactos antes de ganar” de fábrica; lo que tiene son los datos para que lo cuentes tú. Los nombres van como en el centro de ayuda en español. Hay tres rutas documentadas:
- Campos de fórmula. Entre las entradas por defecto de un campo de fórmula del trato están “#Actividades totales del trato”, “#Actividades del trato completadas”, “#Actividades del trato pendientes” y “#Recuento de mensajes de correo electrónico del trato”; el ejemplo del propio centro de ayuda es (#Actividades del trato completadas / #Actividades totales del trato) * 100. El campo se muestra en el detalle del trato y en la vista de lista (ícono de engranaje y actualizar). Está disponible solo en los planes Premium y superiores, con un máximo de diez campos de fórmula por cuenta de empresa. La página no dice que estos campos funcionen en filtros ni en reportes (Pipedrive: campos de fórmula).
- Ordenar el embudo. En la vista de embudo, “Ordenar por” ofrece, entre otras opciones, “Conteo de las actividades realizadas” (Pipedrive: tarjetas del trato y orden). Sirve para ver de un vistazo qué tratos abiertos acumulan más actividades; para los ganados, usa el campo de fórmula o la cuenta a mano.
- Los días. El reporte de duración del trato, en la sección “Avances”, muestra el tiempo promedio que le toma a un trato recorrer el embudo, siempre en días, con los filtros por defecto de trato creado este año, embudo por defecto y estatus ganado o perdido. Es un promedio, no una mediana, y no menciona actividades (Pipedrive: reporte de duración del trato).
Si no estás en Premium o no quieres pelearte con fórmulas, hay un camino de una tarde: toma los 20 a 30 tratos ganados más recientes, abre cada uno, cuenta las actividades hechas en su historial y anótalas en una hoja de cálculo. Las actividades completadas tambien se listan en la vista de lista de la pestaña de actividades con el filtro “Actividad > Realizada > es > Realizada”, aunque el centro de ayuda no dice si se agrupan por trato (Pipedrive: ver actividades completadas). Con unos 30 tratos, contar a mano es menos trabajo que configurar el campo.
Cómo leer el resultado: mediana, línea de revisión y línea de decisión
Tomemos un ejemplo construido para este artículo. No es una referencia de mercado; es la aritmética que vas a repetir con tus datos. Un equipo de cinco vendedores en Pipedrive, un solo embudo, 12 meses hacia atrás.
Tratos ganados: 28. Contactos por trato ganado, ordenados de menor a mayor: 3, 3, 4, 4, 5, 5, 5, 6, 6, 6, 6, 7, 7, 8, 8, 8, 8, 8, 9, 9, 9, 10, 10, 11, 11, 12, 13, 15.
La mediana es 8: los lugares 14 y 15 de la lista son los dos 8. Solo 11 de los 28 se ganaron con 6 contactos o menos; los otros 17 de 28 (61%) necesitaron 7 o más. Esa primera lectura ya justifica la tarde: en este equipo, un trato que se abandona al cuarto o quinto contacto se suelta cuando la mayoría de los ganados todavía estaban lejos de cerrar.
Ahora las dos líneas. La línea de revisión es el punto por el que tres de cada cuatro tratos ganados ya habían cerrado: 21 de 28 (75%) se ganaron en su noveno contacto o antes, así que la línea queda en 9. La línea de decisión es el punto por el que casi todos ya habían cerrado: 26 de 28 se ganaron en su contacto 12 o antes, y solo dos necesitaron más (13 y 15). La línea queda en 12. Lo que vive arriba de 12 son dos tratos en un año; no diseñas la semana de tu equipo alrededor de dos tratos.
En el mismo ejemplo la mediana de días desde la creación hasta ganado es 41. El reporte de Pipedrive te da el promedio; la mediana sale de la misma lista a mano, y la vamos a necesitar en un momento.
Lo que dicen los tratos perdidos
La parte incómoda llega cuando pones los perdidos al lado.
Tratos perdidos: 22. Contactos en el momento de marcarlos como perdidos, ordenados: 1, 1, 2, 2, 2, 3, 3, 4, 4, 4, 5, 5, 5, 6, 6, 7, 8, 8, 9, 12, 14, 17. La mediana es 5 (los lugares 11 y 12 de la lista son 5).
Dos cosas saltan. La primera: 15 de 22 perdidos (68%) se cerraron con 6 contactos o menos, por debajo de lo que necesitaron 17 de los 28 ganados. El equipo no perseguía de más; soltaba de menos. La segunda: tres tratos perdidos se llevaron 12, 14 y 17 contactos, 43 en total, más o menos el mismo esfuerzo que cinco tratos ganados en la mediana (5 × 8 = 40).
Esto no demuestra que esos 15 se podían ganar. Un trato perdido a los 4 contactos puede haber estado muerto desde el primero, y ninguna cuenta de actividades te va a decir lo contrario. Lo que sí te da es la pregunta para la siguiente revisión del embudo: quién decidió parar a los 4, y con qué información? Si el motivo de pérdida que aparece es “sin respuesta”, conviene leer antes qué motivos de pérdida sí sirven para algo.
La regla del ejemplo: revisar a los 9, decidir a los 12
Escrita en una línea, como la pondrías en la pared de la sala de ventas, con las cifras del ejemplo: “Revisar a los 9 contactos, decidir a los 12; recalcular cada trimestre”. Con tus tratos, los números serán otros.
En la línea de revisión, el gerente de ventas mira el trato. No el vendedor: tú. Lees los últimos contactos registrados y buscas una sola cosa: un siguiente paso con fecha acordado con el comprador. Si lo hay, el trato sigue; si no, el siguiente contacto tiene que conseguirlo.
En la línea de decisión ya no hay “uno más”. Hay exactamente uno de tres resultados, y se escribe en el CRM con fecha:
- una siguiente actividad con fecha, acordada con el comprador y no inventada por el vendedor;
- el trato se pausa, con la fecha en la que se va a retomar y por qué;
- el trato se cierra como perdido, con un motivo que alguien pueda leer dentro de un trimestre.
Lo que no está en la lista es otro recordatorio.
Dos casos vecinos tienen su propia regla y no la repetimos aquí. El silencio después de una cotización —fecha de envío, segundo contacto, plazo para marcar perdido— está en qué hacer cuando el cliente no responde a la cotización. Y los tratos sin ninguna actividad planeada son otro filtro, no este: el filtro semanal de tratos estancados en Pipedrive.
Un trato abierto bajo la regla
Mismo equipo del ejemplo. Trato “Escáneres de almacén”, valor US$9,500, etapa “Propuesta enviada”. Tiene 11 actividades completadas, lleva 74 días desde su creación (alrededor de 1.8 veces la mediana de 41 días del equipo) y su última actividad hecha fue hace 17 días.
Veredicto: pasó la línea de revisión (9) y está a un contacto de la línea de decisión (12). La decisión del gerente esta semana es concreta: el vendedor llama al comprador y pide una fecha de decisión. Si hay fecha, se registra como siguiente actividad y el trato sigue. Si no la hay, el contacto 12 es el último y el trato se cierra como perdido con su motivo.
Y el resto del embudo abierto, en el mismo ejemplo: seis tratos, con 2, 4, 6, 9, 10 y 11 contactos. Tres de ellos (9, 10 y 11) están en la línea de revisión o ya la pasaron. Tres tratos para mirar el lunes, no seis.
Dónde se rompe el método
Lo primero es la muestra. Con 28 tratos ganados se puede leer una mediana y dos líneas; no mucho más. Si tienes menos, estira el periodo a más meses o trata las líneas como provisionales y escríbelo así. Lo segundo es el registro: la cuenta vale lo que vale la disciplina del equipo. Un vendedor que registra el viernes toda la semana te da una cantidad correcta y fechas falsas; uno que no registra te da líneas bajas que no describen nada. Si tu equipo no registra, arregla eso primero.
Lo tercero es el tamaño de trato. Una línea calculada sobre tratos mezclados está mal para los dos tipos: si vendes una licencia pequeña y un proyecto grande, calcula las líneas por separado, aunque la muestra chica quede provisional. Lo mismo si una parte del embudo entra por formulario y otra por prospección fría.
Y la regla caduca. Un cambio de precio, un vendedor nuevo o una etapa nueva en el embudo mueven la cuenta. Por eso la línea termina con “recalcular cada trimestre”, y por eso la fecha del ultimo cálculo va escrita junto a la regla.
Una aclaración, ya que hablamos de revisar el embudo: construimos SalesBond, una capa de gestión de ventas sobre el CRM que el equipo ya usa; empezamos con Pipedrive. Deal Health revisa cada trato del CRM conectado contra más de 20 reglas, muestra las violaciones y qué hacer; Sales GPS convierte esas señales en un plan priorizado para el vendedor, y aceptar una tarjeta crea una tarea en el CRM. La cuenta de contactos sobre tus tratos ganados sigue siendo trabajo tuyo, con el método de arriba. Revisa tu CRM con SalesBond.
Lo que cambia cuando la regla está escrita no es la cantidad de seguimiento; es la conversación del lunes. Ya no es “dale una llamada más”. Es “va en 11, ¿qué fecha te dio el comprador?”. Y si no hay fecha, el trato se cierra con su motivo y el vendedor recupera la tarde para un trato que todavía puede ganar.
