Un pronóstico de ventas (forecast) ponderado suma el valor de cada trato abierto multiplicado por la probabilidad de su etapa. Esa probabilidad no se adivina: son los tratos ganados divididos entre todos los tratos ya decididos, ganados o perdidos, que alguna vez llegaron a la etapa. En el ejemplo de este artículo, 20 ganados sobre 100 tratos calificados, 60 que llegaron a “Demo”, 40 a “Propuesta” y 25 a “Negociación” dan 20%, 33%, 50% y 80%. Pipedrive arranca con todas las etapas en 100%, así que un pronóstico armado sobre los valores por defecto es simplemente tu embudo completo. Calcula esos cuatro números con tus tratos cerrados y vuelve a calcularlos una vez por trimestre.
Por qué el olfato falla y la cuenta no
Cuando un gerente pone 50% en la etapa “Propuesta”, casi nunca lo sacó de ningún lado. Lo puso porqeu la mitad suena razonable o porque así venía en una plantilla. Ese número después se multiplica por el valor de cada trato y se presenta como pronóstico de ventas en la junta del lunes.
La alternativa no es más sofisticada, es más aburrida: contar. Toma todos los tratos que alguna vez pasaron por la etapa y que hoy ya están decididos. Divide los ganados entre ese total. Eso es la probabilidad de la etapa. No es una opinión; cualquiera de tu equipo puede repetir la cuenta y llegar al mismo número.
Los tratos abiertos no entran en la división, por la misma razón que no entran en el denominador de la tasa de cierre: todavía no sabes cómo terminan, y meterlos diluye el resultado. La diferencia con aquella cuenta es una palabra. Allá se cuenta “creado”; aquí se cuenta “llegó a la etapa”.
Lo que Pipedrive trae de fábrica
Pipedrive asigna 100% a cada etapa hasta que alguien lo cambia. El valor ponderado de un trato es su valor multiplicado por la probabilidad de la etapa entre 100; si no configuraste nada, valor ponderado y valor del trato son el mismo número (Pipedrive: probabilidad en Pipedrive). Dicho sin rodeos: el “pronóstico ponderado” de un embudo (el pipeline, si tu equipo le dice así) recién creado es la suma de todo lo que hay abierto. No pondera nada.
Cambiarlo toma un minuto. En la vista de embudo, el ícono de lápiz junto al selector de embudo (o el que aparece al pasar el cursor sobre un embudo) abre la configuración de etapas; en la sección de probabilidad de cada etapa escribes un número de 0 a 100 y guardas. A partir de ahí el resumen de tratos de esa etapa se muestra como porcentaje del total, tanto en la vista de embudo como en la vista de pronóstico de la pestaña de tratos (Pipedrive: cómo configurar la probabilidad por etapa). Para tocar esa configuración necesitas visibilidad sobre el embudo.
Pipedrive también permite una probabilidad por trato, elegida desde el resumen del trato, y esa probabilidad siempre tiene prioridad sobre la de la etapa; el trato sigue sumando al valor ponderado de su etapa, pero con su propio número (Pipedrive: probabilidad en Pipedrive). Volvemos a esto más abajo, porque es la forma más facil de arruinar la cuenta sin darse cuenta.
Para contraste: el embudo de ventas por defecto de HubSpot trae siete etapas con probabilidades ya cargadas, 20, 40, 60, 80 y 90%, más cerrado ganado en 100% y cerrado perdido en 0%, y con ellas calcula el monto ponderado de la vista de tablero (HubSpot: configurar embudos y etapas de tratos). Es una escalera más razonable que 100% en todo, pero sigue siendo una suposición del proveedor, no el historial de tu equipo.
La cuenta, etapa por etapa, con 100 tratos cerrados
El ejemplo es un equipo inventado de cuatro vendedores con un solo embudo en Pipedrive y cuatro etapas: “Calificado”, “Demo”, “Propuesta” y “Negociación”. Entre el 1 de enero y el 30 de junio decidieron 100 tratos: 20 ganados, 80 perdidos. Pipedrive guarda el historial de etapas de cada trato, así que se puede saber hasta dónde llegó cada uno.
| Etapa | Tratos que llegaron a ella | De ellos, ganados | Probabilidad = ganados / llegaron |
|---|---|---|---|
| Calificado | 100 | 20 | 20% |
| Demo | 60 | 20 | 33% (33.3) |
| Propuesta | 40 | 20 | 50% |
| Negociación | 25 | 20 | 80% |
Los 20 ganados pasaron por las cuatro etapas, por eso el numerador se repite. Lo que cambia es el denominador: de los 100 calificados, 40 se perdieron antes de “Demo”; de los 60 que llegaron ahí, 20 no pasaron a “Propuesta”; y así hasta “Negociación”. La probabilidad sube etapa tras etapa porque los perdedores se van quedando en el camino, no porque los vendedores se vuelvan mejores al final.
Un trato que saltó una etapa no cuenta para esa etapa. Si alguien pasó de “Calificado” directo a “Propuesta”, ese trato suma en “Calificado” y en “Propuesta”, pero no en “Demo”. Y si tu historial muestra muchos saltos, ese es un problema de disciplina de etapas antes que de pronóstico.
Tres pronósticos contra lo que sí pasó
Lo honesto es probar la cuenta donde ya se conoce la respuesta. El 1 de julio, justo después de la ventana de historial para no mezclar datos, el mismo equipo tenía 28 tratos abiertos:
| Etapa | Tratos abiertos | Valor total | Trato promedio | Ganados al 30 de septiembre | Valor ganado |
|---|---|---|---|---|---|
| Calificado | 12 | US$90,000 | US$7,500 | 2 | US$15,000 |
| Demo | 8 | US$80,000 | US$10,000 | 2 | US$20,000 |
| Propuesta | 5 | US$75,000 | US$15,000 | 3 | US$45,000 |
| Negociación | 3 | US$60,000 | US$20,000 | 2 | US$40,000 |
| Total | 28 | US$305,000 | 9 | US$120,000 |
Para el 30 de septiembre los 28 ya estaban decididos: nueve ganados, 19 perdidos, US$120,000 ganados. ¿Qué habría dicho el pronóstico de ventas el 1 de julio con tres escaleras distintas?
- A. Por defecto de Pipedrive, 100% en cada etapa. Ponderado = valor total = US$305,000. Contra US$120,000 reales, el pronóstico se pasó por US$185,000: 154% por encima.
- B. Escalera de olfato, 25 / 50 / 75 / 90, inventada para el ejemplo (no es una configuración de Pipedrive ni de HubSpot). 90,000 × 0.25 + 80,000 × 0.50 + 75,000 × 0.75 + 60,000 × 0.90 = 22,500 + 40,000 + 56,250 + 54,000 = US$172,750. Se pasó por US$52,750: 44% por encima.
- C. Escalera de historial, 20 / 33 / 50 / 80. 18,000 + 26,400 + 37,500 + 48,000 = US$129,900. Se pasó por US$9,900: 8% por encima.
El embudo en bruto no es un pronóstico, es un inventario. La escalera de olfato se queda a medio camino: parece prudente al lado del 100%, y aun así termina 44% arriba. La escalera de historial cae a unos puntos de la realidad, pero lo que vale no es el acierto: cada uno de sus cuatro números se rastrea hasta una cuenta que cualquiera puede rehacer, y por eso nadie se la discute en la junta.
¿Y si en “Negociación” solo tienes tres tratos?
Mira la escalera de historial etapa por etapa y el cuadro cambia. “Calificado”: US$18,000 pronosticados contra US$15,000 reales. “Demo”: US$26,400 contra US$20,000. “Propuesta”: US$37,500 contra US$45,000. “Negociación”: US$48,000 contra US$40,000. Tres etapas por arriba y una por abajo. Los errores se cancelaron en el total, no en las partes. Si el pronóstico sirve para decir cuánto va a cerrar el equipo en el trimestre, el total alcanza; si lo usas para decidir cuántas propuestas más hacen falta, cada etapa se lee con su propia desconfianza.
La desconfianza tiene tamaño. En “Negociación” había tres tratos de US$20,000 cada uno: un solo trato que cambia de lado mueve el resultado de la etapa en US$20,000. Y en el historial pasa algo parecido: 25 tratos llegaron a “Negociación”, así que un trato más o menos ganado mueve la probabilidad cuatro puntos. En “Calificado”, con 100 tratos en la ventana, ese mismo trato pesa cuatro veces menos.
Por eso mostramos los conteos al lado de los porcentajes, y por eso las etapas finales, adonde llegan pocos tratos, necesitan una ventana de historial más ancha que las primeras: más meses, o más tratos decididos, hasta que el conteo de la última etapa deje de depender de un puñado. Y una advertencia sobre el 8%: no es un benchmark ni una promesa, es lo que dio este ejemplo. Tu equipo tendrá su propio error, y la única forma de conocerlo es hacer esta misma prueba con un trimestre que ya cerró.
Dos condiciones antes de confiar en la cuenta
La primera: el historial de etapas vale lo que vale la disciplina de etapas. Si en tu equipo “Propuesta” significaba que el vendedor envió un PDF y en marzo cambiaste la regla para que signifique que el comprador confirmó haberlo recibido, los tratos anteriores a marzo pasaron por otra etapa aunque se llame igual. Cada vez que cambias los criterios de salida de una etapa, el historial previo describe otro proceso; arranca la ventana desde el cambio.
La segunda: solo cuentan tratos decididos. Un trato abierto desde hace meses, sin actividad y sin marcar como perdido, sigue fuera de la cuenta, y mientras siga así tu historial tiene un hueco. Cierra lo muerto como perdido, con motivo, antes de de contar.
Y una regla para la probabilidad por trato. Como tiene prioridad sobre la de la etapa, un vendedor que sube desde el resumen del trato la probabilidad de su trato favorito está reemplazando tu cuenta por su optimismo, y el valor ponderado de la etapa lo absorbe sin avisar. Nuestra postura: o usas probabilidad por etapa o por trato, y si permites la segunda, escribe cuándo (solo el gerente, solo en “Negociación”, solo con un hecho del comprador detrás). Mezclar las dos sin regla te devuelve al olfato, repartido entre más personas.
Cómo hacer el pronóstico de ventas cada trimestre
Para hacer el pronóstico de ventas cada trimestre, recalcula la probabilidad de cada etapa con una ventana de tratos decididos y escribe los números nuevos en el embudo. Pipedrive no lo hace por su cuenta: las páginas de ayuda describen una entrada manual, y recalcular cada trimestre es un criterio nuestro, no un requisito del sistema. La rutina que recomendamos:
- Elige la ventana: los tratos decididos en los últimos 6 meses, o los últimos 100 decididos, lo que deje más tratos en la última etapa.
- Por cada etapa, cuenta cuántos de esos tratos llegaron a ella y cuántos de esos terminaron ganados. Un filtro de tratos ganados y perdidos con fecha de cierre dentro de la ventana, más el historial de etapas de cada uno, alcanza; en un equipo de 3 a 10 vendedores es una hoja de cálculo de una tarde.
- Divide, redondea y escribe los cuatro números en la configuración de etapas del embudo.
- Anota en la descripción del embudo la fecha y la ventana usada (“probabilidades del 1 de julio, decididos de enero a junio”).
- Repite al cierre de cada trimestre y cada vez que cambies la definición de una etapa.
El número ponderado se lee después en la revisión semanal del embudo, con los conteos a la vista, para que nadie discuta el porcentaje sin discutir la cuenta.
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