Para reativar negócios perdidos, filtre todo mês os perdidos há 60 a 180 dias, com motivo que vence (orçamento, momento, sem decisão) e valor acima do piso. Fale com cada um até duas vezes por ano, com 60 dias de intervalo, e só reabra o antigo se a perda tem até 180 dias, com mesmo escopo e comprador; senão, crie outro.
Os textos que aparecem no topo da busca dão o mesmo conselho: escreva de novo, com um motivo novo. É um bom conselho, e é só a mensagem. O que faz um negócio voltar é o processo em volta dela: quem olha a lista de perdidos, quando, com qual critério, e o que acontece no CRM depois que o cliente responde. Sem isso, a reativação vira um vendedor lembrando por acaso de uma empresa num dia parado.
Por que a lista de negócios perdidos apodrece
Quando um negócio é marcado como perdido no Pipedrive, ele sai da visão de funil. Continua no sistema e volta a aparecer com um filtro de negócios perdidos (Pipedrive: visão de funil), mas ninguém abre esse filtro por vontade própria. O funil (pipeline) mostra o que está vivo. O que morreu fica num lugar que você só visita quando procura algo específico.
O segundo problema é a data. O Pipedrive registra quando o negócio foi perdido, e quase nenhuma equipe usa essa essa informação. Perdido em abril e perdido há dois anos ficam na mesma lista, com a mesma cara.
O terceiro é o motivo. Por padrão, o motivo da perda no Pipedrive é texto livre (Pipedrive: motivos de perda). Um vendedor escreve “sem budget”, outro escreve “orçamento cortado”, um terceiro escreve “cliente sumiu”. É o mesmo fenômeno, e nenhum filtro consegue juntar os três registros. O comentário extra que o vendedor digita ao marcar a perda vira uma nota no negócio: útil para ler um caso, inútil para filtrar cem.
E tem o tamanho do que está em jogo. Dixon e McKenna, autores de The JOLT Effect, analisaram 2,5 milhões de conversas de vendas e encontraram que de 40% a 60% dos negócios qualificados se perdem para “nenhuma decisão”, não para um concorrente (citado pelo Sales Dorado). Um negócio perdido porque o cliente não decidiu não foi perdido para ninguém. Ele só não aconteceu ainda.
Motivos que vencem e motivos que não vencem
A regra de triagem que usamos é curta. Um motivo de perda vence quando o tempo, sozinho, pode mudá-lo. Não vence quando o tempo não muda nada.
Vencem: orçamento (abre um novo ciclo), momento (o projeto foi adiado, não cancelado) e nenhuma decisão (ninguém disse não). Não vencem: fit ruim para o produto e concorrente escolhido por preço com contrato assinado. No segundo caso dá para voltar quando o contrato estiver perto do fim, mas isso é outra rotina, com outra data, e não cabe no filtro mensal.
Há playbooks de fornecedores que detalham as janelas por motivo. A lemlist, por exemplo, sugere voltar de 60 a 90 dias depois quando a perda foi por uma prioridade interna concorrente, de 30 a 45 dias antes da abertura do próximo ciclo de orçamento quando foi orçamento, e cerca de 90 dias antes da renovação estimada quando foi contrato com concorrente (lemlist). Trate como regra de bolso de um fornecedor, não como lei. O Sales Dorado vai além e separa os perdidos em tipos, cada um com seu gatilho: indecisão, status quo, concorrente, orçamento e contato que mudou de empresa (Sales Dorado). Para o CRM, a gente reduz tudo a uma pergunta: esse motivo vence ou não? O que vence entra no filtro. O que não vence fica fora.
Só que o filtro precisa conseguir ler o motivo; digitado à mão, ele não serve. É aí que a rotina costuma quebrar.
O filtro mensal para reativar negócios perdidos no Pipedrive
Os filtros do Pipedrive valem tanto para a visão de funil quanto para a visão de lista. Você cria um em “Adicionar novo filtro”, com grupos de condições “corresponder a TODAS estas condições” e “corresponder a QUALQUER uma destas condições” (Pipedrive: filtrar negócios ganhos, perdidos ou excluídos). A rotina é um filtro salvo com quatro condições, rodado na visão de lista uma vez por mês.
Exemplo: equipe de quatro vendedores no Pipedrive, rodada mensal em 10 de julho:
- Status perdido, perdido nos últimos 12 meses. Resultado: 120 negócios.
- Motivo da perda em “Orçamento”, “Momento” ou “Sem decisão” (um grupo “corresponder a QUALQUER uma destas condições” dentro do filtro). Sobram 46.
- Perdido entre 60 e 180 dias atrás. Sobram 24.
- Valor igual ou acima de R$ 3.000, o piso da equipe. Sobram 14.
- Teto mensal de dez negócios para a equipe. O vendedor com mais funil escolhe primeiro; os quatro que passaram do teto esperam o mês seguinte. Lista final: 10.
De 120 para 10 em quatro condições. Ninguém lê 120 negócios perdidos com atenção; dez, sim. Salve o filtro com um nome que diga a rotina, não o conteúdo (“Reativação mensal” em vez de “Perdidos orçamento 60-180”), para que ele sobreviva à troca de critério.
E por que essa janela? Antes de 60 dias, o cliente ainda lembra do não que deu. Depois de 180, o negócio mudou tanto que a conversa é outra. Por isso o teto da janela é o mesmo número da regra de reabertura.
Quantas vezes voltar a falar com o mesmo negócio
O limite que recomendamos: no máximo dois contatos por negócio a cada 12 meses, com pelo menos 60 dias entre eles, e no máximo dez negócios por mês para a equipe inteira. São o que uma equipe pequena consegue fazer com atenção de verdade, lendo o histórico antes de escrever, em vez de disparar uma sequência.
Dois contatos e não três porque o segundo silêncio já é uma resposta. Depois dele, marque o negócio como “não contatar até 12 meses após a perda” (um campo personalizado ou um marcador servem) e tire-o do filtro. Sem terceiro contato. Quem não respondeu duas vezes dificilmente responde a terceira, e sua equipe tem coisa melhor para fazer com o tempo.
O teto de dez por mês tambem protege o funil ativo. Reativação é trabalho de segundo plano. Se em algum mês o filtro devolver 14 e a equipe quiser atacar todos, segure. O excedente espera o mês seguinte.
Reabrir o negócio perdido ou criar um novo
Nenhum dos textos do topo responde a esta pergunta, e é ela que mais confunde no CRM. O cliente voltou: você reabre o negócio perdido ou cria outro?
Nossa regra (uma recomendação nossa, não uma regra do Pipedrive): reabra o negócio antigo somente se ele foi perdido há 180 dias ou menos, o escopo é o mesmo e o comprador é o mesmo. Faltou qualquer uma dessas condições, crie um negócio novo e ligue os dois por nota.
Reabrir preserva o histórico: atividades, e-mails, a proposta enviada, o motivo da perda. Dentro de 180 dias isso ainda descreve a realidade. Depois disso, ou com outro comprador, ou com outro escopo, o histórico passa a atrapalhar. A etapa em que o negócio estava não é mais a certa, o valor não bate, e o relatório de ciclo de vendas ganha um negócio de um ano que na prática durou um mês.
Nos dois casos, escreva a nota. No negócio reaberto: “Reaberto em 14 de setembro; perdido em 7 de abril, motivo Orçamento, comprador confirmado”. No negócio novo, uma nota apontando para o antigo, e no antigo uma nota apontando para o novo. É esse par de notas que permite, daqui a um ano, entender por que a mesma empresa aparece duas vezes.
E não exclua negócios perdidos para “limpar” o funil. Um negócio excluído no Pipedrive pode ser restaurado por 30 dias, de volta à etapa em que estava; depois disso ele some de vez (Pipedrive: restaurar negócios excluídos). Perdido é um status. Excluído é um buraco no histórico.
Um negócio acompanhado dia a dia
Para ver a rotina inteira num caso só, siga um negócio da equipe de quatro vendedores do exemplo. O negócio “Piloto de rastreamento de frota”, valor R$ 12.000, foi marcado como perdido em 7 de abril, na etapa “Proposta enviada”, motivo “Orçamento”.
Dia 94, 10 de julho. O negócio entra no filtro mensal: perdido há mais de 60 dias, motivo que vence, valor acima do piso. Primeiro contato: um e-mail curto que cita o motivo da perda pelo nome e faz uma pergunta só. Algo como “em abril o orçamento não fechou; queria saber se o cenário mudou”. Nada de proposta nova, nada de desconto. O vendedor cria uma atividade de follow-up para sete dias depois. Sem resposta.
Dia 160, 14 de setembro. Segundo e último contato, 66 dias depois do primeiro, dentro da regra dos 60. Esse segundo e-mail não repete o primeiro: ele diz que é a última mensagem sobre o assunto e deixa a porta aberta, por exemplo “se o orçamento abrir no próximo ciclo, me avise e retomamos de onde paramos”. Para recuperar negócios perdidos, a gente prefere esse tom: ele não pede nada além de uma resposta. Desta vez o cliente responde: o orçamento abre com o próximo ano fiscal, mesmo comprador, mesmo escopo. Perdido há 160 dias, dentro dos 180. O vendedor volta o negócio antigo para aberto, escreve a nota de reabertura e ajusta a data de fechamento prevista para o novo ano fiscal.
Agora o contraexemplo, com a mesma empresa. O segundo contato acontece em 10 de outubro, dia 186. Passou dos 180: negócio novo, nota nos dois. Ou o contato saiu da empresa e o novo comprador quer um escopo diferente (digamos, rastreamento para a frota inteira, não um piloto): negócio novo, nota nos dois, e o antigo continua perdido, porque ele descreve uma venda que de fato não aconteceu.
E se o dia 160 tivesse terminado em silêncio? Marcador “não contatar até 12 meses após a perda”, fim. O negócio volta a ser elegível em abril do ano que vem, e aí a conversa começa do zero.
Onde a rotina quebra: o motivo da perda
A rotina de reativação quebra no motivo da perda. Todo o filtro depende de ler “Orçamento” e achar todos os negócios perdidos por orçamento. Com motivo em texto livre isso não acontece: a lista de 46 vira uma lista menor, com o resto escondido em “sem budget”, “verba cortada” e “esperar o próximo trimestre”.
Há um número que circula sobre isso. A Clozd, fornecedora de análise de ganhos e perdas, afirma que 85% dos dados de negócios perdidos nos CRMs estão errados ou incompletos, e que 44% dos motivos registrados são desfechos, não motivos (“perdemos para o concorrente” descreve o que aconteceu, não por quê). É uma afirmação de fornecedor, citada pelo Sales Dorado, e nós não a verificamos. A direção, porém, bate com o que vemos em funis pequenos.
Então, antes da primeira rodada, arrume a lista de motivos. Um usuário com permissão de administrador de negócios pode ativar motivos de perda predefinidos no Pipedrive e configurar a lista; o limite é de 100 motivos por conta (Pipedrive: motivos de perda). Você não precisa de 100. Precisa dos poucos que vencem, dos poucos que não vencem, e de um “Outro” para o resto. Depois mostre o motivo como coluna na visão de lista (ícone de engrenagem, escolher colunas) e, quando quiser ver a distribuição, abra o relatório de desempenho de negócios no Insights com um filtro por motivo de perda (os dois caminhos estão no artigo de ajuda sobre motivos de perda). Os negócios antigos, com motivo em texto livre, não vão se corrigir sozinhos. Aceite que o primeiro mês da rotina pega só o que já estava bem registrado.
Uma observação nossa, já que o assunto são negócios que esfriaram antes de virar perdidos. Nós construímos o SalesBond, uma camada de gestão de vendas sobre o CRM que a equipe já usa; começamos pelo Pipedrive. O Deal Health é uma forma de enxergar negócios que ficaram em silêncio antes de serem marcados como perdidos, o que encurta a lista que você vai reativar daqui a alguns meses.
O primeiro passo cabe numa tarde: abra as configurações de motivos de perda, deixe só os que o filtro consegue ler e salve o filtro “Reativação mensal” com a data da próxima rodada na agenda da equipe. Se quiser enxergar os negócios antes que eles esfriem: Comece com o SalesBond.
