Para não deixar negócios parados no funil sem dono: uma vez por semana, em dez minutos, filtre os negócios abertos sem nenhuma atividade agendada (ou com a próxima atividade a mais de 14 dias) e dê a cada um deles um próximo passo com data, como “ligar para confirmar a data da decisão, sexta-feira”. Se o comprador ficou em silêncio depois de duas tentativas, marque o negócio como perdido, com o motivo, em vez de deixá-lo aberto. É isso. O resto deste texto explica por que o Pipedrive sozinho não faz esse trabalho e como montar a rotina sem que ela vire mais uma reunião.
Por que um negócio sem próximo passo é um vazamento
Negócio parado, aqui, é o negócio aberto sem próxima atividade agendada ou com ela a mais de 14 dias. O problema dele é simples: ninguém é dono do próximo movimento. O vendedor não tem nada na agenda, o comprador não prometeu nada, e o negócio fica ali, aberto, com valor cheio. Ele continua contando no valor total do funil e na previsão de vendas como se estivesse em andamento. Não está. Está esperando que alguém lembre dele.
A gente vê muito funil assim. Na equipe do nosso exemplo, quatro vendedores no Pipedrive, o funil tinha 86 negócios abertos em uma segunda-feira de setembro, somando R$ 410.000. Desses, 17 não tinham nenhuma atividade agendada. Juntos, valiam R$ 94.000, cerca de 23% do valor do funil. Quase um quarto da previsão que o gerente apresenta na reunião de resultados não tinha ninguém designado para dar o próximo passo.
Isso não é um atraso. Atraso é quando a ligação de sexta ficou para segunda. Aqui não há ligação nenhuma marcada, então não há nada para atrasar, e justamente por isso nenhum alerta dispara. Achamos que esse é o vazamento mais barato de fechar em um funil pequeno, porque o remédio é um filtro e uma regra, não um processo novo.
O que o Pipedrive já mostra, e o que ele deixa passar
O Pipedrive sinaliza o problema, mas negócio por negócio. Na visualização de funil, cada cartão traz um indicador de prioridade: seta vermelha para atividade atrasada, seta verde para atividade de hoje, um aviso amarelo quando não há atividade adicionada e uma seta cinza quando a próxima atividade está no futuro (Pipedrive: como os negócios são ordenados na visualização de funil). Dentro de cada etapa, os negócios aparecem ordenados pela data da próxima atividade; os que não têm atividade ficam depois dos atrasados e dos de hoje, e acima dos que têm atividade futura.
Quer dizer que o aviso amarelo está lá. O que não existe é a soma: quantos amarelos, de quem, quanto valem. Para ver isso, você precisa rolar etapa por etapa e contar na cabeça. Ninguém faz isso toda semana.
O campo da data da próxima atividade (na central de ajuda em inglês, “Next activity date”) mostra a data da próxima atividade agendada que ainda não foi marcada como concluída; a data de vencimento mostra quando ela foi agendada originalmente (Pipedrive: atividades). Esse campo é a base do filtro da próxima seção.
E o recurso de estagnação (rotting), que muita gente acha que resolve isso? Não resolve. Ele é ligado por etapa, no modo de edição do funil, e conta a partir da última atualização do negócio: marcar uma atividade como concluída, adicionar uma nota ou um arquivo e ações de e-mail zeram o contador (Pipedrive: o recurso de estagnação). A própria central de ajuda diz que ele ignora a data da próxima atividade. Na prática isso corta nos dois sentidos: um negócio com atividade marcada para daqui a 120 dias pode ficar estagnado mesmo assim, e um negócio atualizado ontem, sem nada agendado, parece fresquinho. É exatamente o segundo caso que vaza.
O filtro semanal de negócios parados, passo a passo
Monte o filtro uma vez e salve. Depois disso, a rotina é abrir e ler.
- Abra a visualização de lista dos negócios e crie um filtro novo. Filtros são específicos da visualização: um filtro criado na lista de negócios não aparece na lista de pessoas (Pipedrive: edição em massa e filtros), mas o mesmo filtro vale para a visualização de funil e para a lista (Pipedrive: filtrar negócios).
- Monte um grupo de condições que precisam ser todas atendidas: negócio com status aberto e uma condição sobre a data da próxima atividade que pegue os negócios sem data. Não encontramos uma página oficial com o nome exato dessa condição, então veja como ela aparece no seu Pipedrive. Se não houver opção para campo vazio, um plano B é ordenar a lista pela coluna da próxima atividade, se a sua visualização permitir, e ler as linhas em branco. Só que isso é uma ordenação, não um filtro salvo.
- Crie um segundo filtro para a segunda passagem: negócios abertos cuja próxima atividade está a mais de 14 dias. Ele pega o que o primeiro deixa passar (voltamos a isso no fim).
- Adicione a coluna do proprietário do negócio e ordene por valor. O proprietário é o que transforma uma lista em tarefa de alguém; o valor diz por onde começar.
Na nossa equipe de exemplo, o primeiro filtro devolveu 17 negócios. O segundo, mais 5. São 22 negócios para tocar, de 86. A lista encolhe rapido, e é isso que torna a rotina possível em dez minutos.
A regra: todo negócio aberto tem um próximo passo com data
O filtro acha o buraco. A regra impede que ele volte. A formulação que usamos é curta: todo negócio aberto tem um próximo passo com data, e esse passo é uma atividade no Pipedrive, não uma frase na nota.
Um próximo passo bom tem três partes: a ação, a data e quem faz. “Ligar para confirmar a decisão do financeiro, sexta-feira, 25 de setembro, comigo.” Qualquer pessoa da equipe lê isso e sabe o que vai acontecer e quando. O que não é um próximo passo:
- “Manter contato.” Não tem data nem ação.
- “Aguardar retorno do cliente.” Transfere o próximo movimento para quem não tem interesse nenhum em fazê-lo.
- Uma atividade “verificar depois” marcada para o ano que vem. Tem data, mas é uma data que ninguém pretende cumprir.
E o intervalo máximo entre um passo e o outro? Nós usamos 14 dias, e deixamos claro: é uma recomendação nossa, não uma regra do Pipedrive. Achamos que, num ciclo de vendas de algumas semanas, duas semanas sem contato marcado já bastam para o comprador esfriar sem que ninguém perceba. A consultoria francesa Lab0 usa outra régua para chamar um negócio de dormente: nenhuma atividade registrada por um período definido, em geral 21 dias, ou cerca de um terço do seu ciclo de vendas mediano (ciclo de nove semanas, limite de três). Pela mesma fonte, 7 dias geram ruído e 90 dias chegam tarde demais (Lab0: deals dormants). Se o seu ciclo é longo, comece por aí e ajuste.
Dez minutos de segunda-feira: quem faz o quê
Segunda de manhã, antes da primeira ligação. Cada vendedor abre o filtro com a coluna do proprietário e trata só os negócios dele; o gerente abre o mesmo filtro e lê um número: quantos negócios estão na lista hoje. Só isso. Ele não precisa ler cada negócio, e não deve. A rotina é do vendedor; o gerente acompanha a contagem semana a semana e conversa quando ela não cai.
O orçamento de tempo é mais apertado do que parece. Cerca de 35 segundos por negócio: abrir, ler a última atividade, decidir o próximo passo, criar a atividade com data. Com 22 negócios, são uns 13 minutos para a equipe inteira, ou cerca de 3 minutos por vendedor quando a lista é dividida por proprietário. Quem gasta mais do que isso em um negócio está vendendo, não fazendo higiene do funil. Tudo bem, mas aí a rotina não é o lugar.
A regra de parada é a parte que mais gente pula. Se o comprador ficou em silêncio depois de duas tentativas registradas, o próximo passo não é uma terceira ligação: é marcar o negócio como perdido, com o motivo. Isso parece duro e não é. Um negócio perdido com motivo sai da previsão, limpa o funil e pode voltar depois com uma rotina de reativação de negócios perdidos que funciona justamente porque o motivo ficou anotado. Um negócio aberto sem dono do próximo passo não volta de lugar nenhum. Na rodada do nosso exemplo, 19 negócios saíram com um próximo passo datado e 3 foram marcados como perdidos depois de duas tentativas silenciosas feitas semanas antes. Vinte e dois tratados, nenhum deixado para a semana seguinte.
Um negócio, dia a dia
O negócio se chama “Implantação de coletores no armazém”, vale R$ 8.000 e está na etapa “Proposta enviada”. A etapa tem estagnação configurada em 21 dias.
Dia 0, terça-feira, 15 de setembro. O vendedor liga, o comprador diz que vai conferir com o financeiro. O vendedor marca a ligação como concluída e não agenda nada. O negócio foi atualizado hoje, então, para a estagnação, está novo em folha. O aviso amarelo aparece no cartão; ninguém olha.
Dia 6, segunda-feira, 21 de setembro. O filtro semanal mostra o negócio na lista do vendedor. Ele cria a atividade “Ligação: confirmar decisão do financeiro” para sexta-feira, 25 de setembro, o dia 10. Dentro do limite de 14 dias.
Dia 10. A ligação acontece. O comprador promete resposta em uma semana. O vendedor cria o próximo passo, “E-mail: pedir a decisão”, para o dia 17.
Sem o filtro, o negócio ficaria sem dono do próximo movimento até a estagnação acender, no dia 21. Três semanas em que R$ 8.000 contavam na previsão e ninguém tinha nada marcado.
Três jeitos de furar a rotina
O primeiro é a atividade de enfeite. “Dar uma olhada”, marcada para daqui a 120 dias, tira o negócio da lista de “sem atividade” e não muda nada na vida real. É por isso que o segundo filtro existe: próxima atividade a mais de 14 dias é tratada como ausência de próximo passo, e o vendedor troca a data por um passo de verdade ou marca o negócio como perdido. Curiosamente, a estagnação do Pipedrive pode pegar esse caso, porque ela ignora a data futura e conta a partir da última atualização. Só que depender disso é esperar 21 dias por um aviso que o filtro dá na segunda-feira.
O segundo é o hábito do texto livre. Vendedor que escreve “ligar semana que vem” na nota do negócio acha que registrou o próximo passo. Para o filtro, não registrou. Isso se resolve com uma frase na reunião de de segunda, repetida quantas vezes for preciso: próximo passo é atividade com data, nota é memória.
O terceiro é tratar os limites como lei. Catorze dias, duas tentativas e 21 dias de estagnação são pontos de partida para um ciclo de vendas de algumas semanas. A Lab0 relata que, nos funis que auditou, de 20% a 40% dos negócios abertos estavam dormentes, e que cerca de metade desses eram falsos positivos, compradores que já tinham dito não (Lab0). É a observação de uma consultoria sobre os próprios clientes, não uma estatística de mercado mas ela ilustra o ponto: se a sua lista de segunda vem cheia de negócios que já morreram, o problema não é o filtro, é a regra de parada que ninguém está aplicando. Ajuste os limites ao seu ciclo e volte a medir.
Uma nota sobre nós: construímos o SalesBond, uma camada de gestão de vendas sobre o CRM que a equipe já usa, e começamos pelo Pipedrive. O Deal Health é um jeito de ver os negócios que ficaram quietos sem que ninguém percebesse. Mas a lista nunca foi a parte difícil. A parte difícil é a sexta-feira em que o vendedor cria a atividade com data em vez de escrever “aguardando” na nota. Comece pelo filtro nesta segunda. Se quiser enxergar os negócios antes que eles esfriem: Comece com o SalesBond.
