Stille Deals finden Sie in Pipedrive mit einem Filter und einer Regel. Einmal pro Woche, zehn Minuten lang, filtern Sie die offenen Deals ohne geplante Aktivität, in einem zweiten Durchgang die, deren nächste Aktivität mehr als 14 Tage entfernt liegt. Jeder dieser Deals bekommt einen nächsten Schritt mit Datum, etwa „Anruf: Entscheidungstermin bestätigen, Freitag“. Hat sich der Kunde nach zwei Anläufen nicht gemeldet, markieren Sie den Deal als verloren, statt ihn offen stehen zu lassen. Das ist die ganze Routine. Warum sie nötig ist, obwohl Pipedrive das Problem durchaus anzeigt, zeigen wir an einem Team mit vier Vertriebsmitarbeitern.
Warum ein Deal ohne nächste Aktivität ein Leck ist
Ein offener Deal zählt. Er steht im Pipeline-Wert, er steht in der Umsatzprognose, er steht in dem Bericht, den Sie am Monatsende lesen. Was in keinem Bericht steht: ob irgendjemand vorhat, diesen Deal wieder anzufassen.
Ein stiller Deal ist ein offener Deal ohne geplanten nächsten Schritt: Er zählt in Pipeline und Prognose, aber niemand hat vor, ihn wieder anzufassen. Die Beratung infinitas beschreibt ihn als Deal, der weiter als aktiv geführt wird, mit 70 bis 90 % Wahrscheinlichkeit, aber ohne dokumentierten nächsten Schritt (infinitas: Stille Deals). Das erste Erkennungszeichen in ihrer Liste ist dasselbe, das wir an den Anfang stellen würden: kein nächster Schritt mit konkretem Datum.
Wie viel das ausmacht, zeigt ein Beispiel, das wir im weiteren Text durchrechnen. Ein Team mit vier Vertriebsmitarbeitern hat 86 offene Deals im Wert von 410.000 €. Davon haben 17 keine geplante Aktivität, zusammen 94.000 €. Rund 23 % des Pipeline-Werts liegen also bei Deals, für die niemand den nächsten Zug eingeplant hat. Die Prognose rechnet sie trotzdem mit. Die Zahlen sind erfunden; die Größenordnung kennen Sie vermutlich aus Ihrer eigenen Pipeline.
Das ist kein Vorwurf an die Mitarbeiter. Der Anruf war gut, der Kunde will mit der Finanzabteilung sprechen, der Mitarbeiter hakt die Aktivität ab. Das Nachfassen fällt nicht aus Nachlässigkeit weg. Es fällt weg, weil im Moment des Abhakens der Kopf schon beim nächsten Gespräch ist.
Was Pipedrive schon zeigt – und was Rotting übersieht
Pipedrive markiert das Problem bereits, nur eben Deal für Deal. In der Pipeline-Ansicht trägt jede Deal-Karte ein kleines Prioritätssymbol (Pipedrive: Reihenfolge der Deals in der Pipeline-Ansicht). Ein roter Pfeil steht für eine überfällige Aktivität, ein grüner für eine Aktivität, die heute fällig ist. Ein gelbes Warnzeichen bedeutet: Für diesen Deal sind keine Aktivitäten angelegt. Ein grauer Pfeil zeigt geplante Aktivitäten in der Zukunft. Innerhalb einer Phase sortiert Pipedrive die Deals nach dem Datum der nächsten Aktivität. Deals ohne Aktivität stehen hinter den überfälligen und den heute fälligen, aber vor denen mit einem Termin in der Zukunft.
Symbole und Sortierung sind ehrlich. Man sieht sie nur dort, wo man gerade hinschaut. Bei 86 Deals über mehrere Phasen scrollen Sie an den Karten vorbei und merken sich keine davon. Eine Zahl wie „17“ merken Sie sich.
Dann gibt es Rotting. Die Funktion wird pro Phase eingeschaltet (in der englischen Oberfläche „Rotting in (days)“ im Bearbeitungsmodus der Pipeline) und richtet sich nach dem Zeitpunkt, an dem der Deal zuletzt aktualisiert wurde. Eine Aktivität abhaken, eine Notiz oder Datei anhängen, eine E-Mail senden: All das setzt die Uhr zurück (Pipedrive: die Rotting-Funktion). Dieselbe Seite sagt deutlich, was Rotting nicht beachtet: das Datum der nächsten Aktivität. Ein Deal mit einem Termin in ferner Zukunft kann trotzdem von Rotting markiert werden. Und umgekehrt, das fehlt in den deutschen Anleitungen, die wir gelesen haben: Ein Deal, der gestern aktualisiert wurde, gilt als frisch, auch wenn niemand vorhat, ihn je wieder anzufassen.
Rotting fragt also: Wann hat zuletzt jemand etwas getan? Für stille Deals zählt eine andere Frage: Hat jemand vor, etwas zu tun? Die Karten beantworten sie einzeln, eine Zahl für die ganze Pipeline liefern sie nicht. Die bauen Sie sich mit einem Filter.
Der Wochenfilter für stille Deals in fünf Schritten
Filter legen Sie in Pipedrive mit Bedingungsgruppen an, die entweder alle oder eine beliebige Bedingung erfüllen müssen. Ein Deal-Filter gilt in der Pipeline-Ansicht und in der Listenansicht gleichermaßen (Pipedrive: Filtern nach gewonnenen, verlorenen und gelöschten Deals). Er ist aber an den Objekttyp gebunden: Ein Filter aus der Deal-Liste lässt sich in der Personenliste nicht verwenden (Pipedrive: Massenbearbeitung und Filtern).
- Öffnen Sie die Listenansicht der Deals und legen Sie einen neuen Filter an. Erste Bedingung: Der Deal ist offen.
- Fügen Sie eine Bedingung auf das Datum der nächsten Aktivität hinzu, die nur Deals ohne Datum durchlässt. Das Feld zeigt den Termin der nächsten noch nicht erledigten Aktivität (Pipedrive: Aktivitäten); ist es leer, ist nichts geplant. Finden Sie keine passende Bedingung, gibt es einen Umweg: Wenn sich die Liste nach dieser Spalte sortieren lässt, stehen die leeren Zeilen gesammelt beieinander.
- Blenden Sie die Spalten für den Deal-Inhaber und den Wert ein und sortieren Sie nach Wert, absteigend. Die teuersten stillen Deals stehen damit oben. Speichern Sie den Filter unter einem Namen, den jeder versteht, zum Beispiel „Keine nächste Aktivität“.
- Legen Sie einen zweiten Filter an: offene Deals, deren nächste Aktivität mehr als 14 Tage in der Zukunft liegt. Nennen Sie ihn „Nächste Aktivität über 14 Tage“. Warum er nötig ist, steht weiter unten bei den Scheinaktivitäten.
- Teilen Sie die Arbeit nach der Spalte Deal-Inhaber auf: Jeder Mitarbeiter bearbeitet nur seine eigenen Deals, Sie als Vertriebsleiter sehen die Gesamtliste.
Im Beispielteam liefert der erste Filter an einem Montag 17 Deals, der zweite fünf. Aus 86 offenen Deals werden 22, die jemand heute anfassen muss. Die übrigen 64 haben einen Termin, der höchstens 14 Tage entfernt oder schon fällig ist, und brauchen nichts.
Woran Sie einen echten nächsten Schritt erkennen
Ein nächster Schritt hat drei Teile: eine Handlung, ein Datum und einen Verantwortlichen. „Anruf: Entscheidung der Finanzabteilung bestätigen, Freitag, 25. September“ ist einer. Wer ihn übernimmt, steht fest, bevor das Datum eingetragen wird.
Kein nächster Schritt ist alles, was sich nciht abhaken lässt. „In Kontakt bleiben.“ „Auf Rückmeldung warten.“ „Nachfassen, wenn der Kunde sich meldet.“ Diese Formulierungen beschreiben einen Zustand, keine Handlung, und sie tragen kein Datum. Ein Deal mit einer solchen Notiz ist genauso still wie einer ohne Notiz. Er sieht nur gepflegter aus.
Dazu kommt unsere Regel für den Abstand: Der nächste Schritt liegt höchstens 14 Tage entfernt. Das ist keine Pipedrive-Vorgabe, sondern unsere Empfehlung für Teams, deren Vertriebszyklus einige Wochen dauert. Die Beratung Lab0 nennt eine verwandte Faustregel (Lab0: Deals dormants). Ein Deal gilt dort als schlafend, wenn eine festgelegte Zeit ohne Aktivität vergangen ist, typischerweise 21 Tage. Die Schwelle sollte etwa ein Drittel des mittleren Vertriebszyklus betragen, bei neun Wochen Zyklus also drei Wochen; 7 Tage erzeugen Rauschen, 90 Tage kommen zu spät. Unsere 14 Tage sind bewusst etwas enger, weil die Regel nicht misst, wie lange nichts passiert ist, sondern wie weit die nächste Handlung weg sein darf. Wer Projekte mit sechsmonatigem Zyklus verkauft, setzt die Grenze höher. Wer in zwei Wochen abschließt, niedriger.
Zehn Minuten am Montag
Die Routine funktioniert, wenn sie klein bleibt. Montagmorgen, bevor die ersten Anrufe beginnen, öffnet jeder Vertriebsmitarbeiter die beiden Filter und schaut auf seine eigenen Deals. Für jeden Deal auf der Liste trifft er eine von zwei Entscheidungen: einen nächsten Schritt mit Datum eintragen oder den Deal als verloren markieren.
Das geht schnell, weil die Entscheidung meist schon gefallen ist, als der Mitarbeiter den Deal zuletzt in der Hand hatte. Er muss sie nur nachtragen. Wir rechnen mit etwa 35 Sekunden pro Deal. Im Beispielteam sind das bei 22 Deals rund 13 Minuten für das ganze Team, also etwa 3 Minuten pro Person wenn die Liste nach Inhaber aufgeteilt ist.
Sie als Vertriebsleiter öffnen die Filter nicht, um Deals zu bearbeiten. Sie lesen die Zahl. Montag für Montag ist die Anzahl der Deals im ersten Filter aus unserer Sicht die ehrlichste Kennzahl für Pipeline-Hygiene, die Pipedrive Ihnen liefert. Steigt sie von 17 auf das Doppelte, sprechen Sie mit dem Team über die Gewohnheit, nicht über einzelne Deals.
Die Stoppregel gehört ebenso dazu. Hat ein Mitarbeiter zweimal versucht den Kunden zu erreichen und zweimal keine Antwort bekommen, wird der Deal als verloren markiert, mit einem Grund. Nicht, weil der Kunde sicher nicht kauft, sondern weil ein offener Deal ohne Gegenseite die Prognose verfälscht. Ein verlorener Deal mit sauberem Grund ist später noch etwas wert; wie Sie verlorene Deals in einer Routine reaktivieren, haben wir getrennt beschrieben. Im Beispiel endet der Montag so: 19 Deals bekommen einen datierten nächsten Schritt, drei werden mit Grund auf verloren gesetzt, weil die zwei stillen Anläufe schon hinter ihnen lagen.
Ein Deal, Tag für Tag
Der Deal heißt „Rollout Lagerscanner“, Wert 8.000 €, Phase „Angebot verschickt“. Für die Phase ist Rotting auf 21 Tage eingestellt.
Tag 0, Dienstag, 15. September. Der Mitarbeiter ruft an. Der Kunde sagt, er müsse das mit der Finanzabteilung klären. Der Mitarbeiter hakt den Anruf ab und plant nichts Neues. Für Pipedrive ist der Deal damit frisch aktualisiert; Rotting würde erst an Tag 21 reagieren. In der Pipeline-Ansicht ist er eine Karte unter vielen in derselben Phase.
Tag 6, Montag, 21. September. Der Wochenfilter zeigt den Deal, ziemlich weit oben, weil nach Wert sortiert wird. Der Mitarbeiter trägt „Anruf: Entscheidung der Finanzabteilung bestätigen“ für Freitag, 25. September ein. Das ist Tag 10 und liegt innerhalb der 14-Tage-Grenze.
Tag 10, Freitag, 25. September. Der Anruf findet statt. Der Kunde verspricht eine Antwort in einer Woche. Der Mitarbeiter legt den nächsten Schritt an: „E-Mail: Entscheidung anfragen“, fällig an Tag 17.
Ohne den Filter hätte der Deal von Tag 0 bis Tag 21 niemandem gehört. Nicht verloren, nicht gewonnen, nicht geplant; einfach ein Eintrag mit 8.000 € in der Prognose. Mit dem Filter hat er ab Tag 6 wieder einen Termin, und der Kunde hört an Tag 10 von Ihrem Team statt frühestens an Tag 21.
Wo die Routine bricht
Die erste Schwachstelle ist die Scheinaktivität. Ein Mitarbeiter, der die Liste schnell leeren will, legt „Check-in“ mit einem Datum in 120 Tagen an. Der erste Filter ist zufrieden, die Regel nicht. Deshalb der zweite Durchgang: Alles, was weiter als 14 Tage entfernt liegt, kommt auf den Tisch. Dort wird der Termin entweder durch einen echten nächsten Schritt ersetzt oder der Deal auf verloren gesetzt. Rotting ersetzt diesen Durchgang nicht, denn es schaut nicht auf das Datum der nächsten Aktivität, sondern nur darauf, wann der Deal zuletzt bewegt wurde.
Die zweite Schwachstelle sind Freitextgewohnheiten. Wenn nächste Schritte im Notizfeld landen statt als Aktivität mit Datum, bleibt der Filter blind. Die Regel lautet daher: Jeder nächste Schritt ist eine Aktivität in Pipedrive, keine Zeile in den Notizen. Das kostet im Moment des Eintragens ein paar Sekunden mehr und und spart am Montag die Diskussion, ob „habe ihm geschrieben“ nun ein Plan war.
Die dritte Schwachstelle sind die Schwellen selbst. 14 Tage, zwei Anläufe, Montag: Das sind Startwerte für ein Team, das in Wochen verkauft. Lab0 berichtet aus seinen Audits, dass 20 bis 40 % der offenen Deals schlafen und etwa die Hälfte davon Kunden sind, die bereits abgesagt haben, nur eben nicht im CRM. Das ist die Beobachtung einer Beratung, keine Statistik. Sie zeigt aber, in welche Richtung die Schwellen wirken. Zu weit, und die Liste wächst, bis niemand sie mehr öffnet. Zu eng, und das Team trägt Termine ein, um Ruhe zu haben. Prüfen Sie nach vier Wochen, ob die Montagszahl sinkt. Wenn nicht, liegt es selten am Filter.
Eine Offenlegung, weil wir hier ohnehin beim Werkzeug sind: Wir bauen SalesBond. Deal Health ist eine Möglichkeit, Deals zu sehen, die still geworden sind, ohne dass es jemand gemerkt hat. Die Liste war allerdings nie der schwere Teil. Der schwere Teil ist, dass am Montag jemand zehn Minuten dafür freihält.
Fangen Sie mit dem ersten Filter an, heute, und schreiben Sie die Zahl auf. Nächsten Montag wissen Sie, ob Ihre Pipeline stille Deals hat oder stille Gewohnheiten. Starten Sie mit SalesBond, wenn Sie solche Deals nicht nur montags sehen wollen.
