Ihr Vertrieb pflegt das CRM nicht, weil das Deal-Formular mehr abfragt, als irgendjemand liest, Sie eingeschlossen. Die Antwort ist keine weitere Erinnerung, sondern eine Prüfung der Felder: Legen Sie die fünf oder sechs Felder fest, die Sie beim Blick auf die Pipeline tatsächlich ansehen, also Phase, Deal-Inhaber, Wert, voraussichtliches Abschlussdatum und nächste Aktivität.
Zu Pflichtfeldern werden nur die wichtigen davon, und zwar erst in der Phase, in der sie gebraucht werden. „Letzter Kontakt“ und „nächster Schritt“ kommen aus den Aktivitäten statt aus Freitext. Den Rest blenden Sie aus oder löschen ihn. Danach prüfen Sie das Ergebnis einmal pro Woche mit einem einzigen Listenfilter.
Der Fehler steckt im Formular, nicht im Mitarbeiter
Ein Deal-Formular mit 17 Feldern ist ein Formular, in dem 12 Felder kopiert, geraten oder leer gelassen werden. Die leeren fallen dann auf, und zwar als Nachlässigkeit. Dabei hat der Vertriebsmitarbeiter nur eine ehrliche Entscheidung getroffen: Er füllt aus, was ihm beim Verkaufen hilft, und überspringt, was niemand je anschaut.
Die übliche Reaktion des Vertriebsleiters ist die Erinnerung. Montags im Meeting, mittwochs per E-Mail, freitags noch einmal persönlich. Der CRM-Anbieter Clint schreibt in einem portugiesischsprachigen Beitrag für WhatsApp-Vertriebsteams, Nachfragen lösten das Problem für eine Woche (Clint, Juni 2026). Eine Messung liefert der Artikel nicht. Plausibel ist die Beobachtung trotzdem, denn nach der Woche ist das Formular dasselbe, und die Felder sind wieder leer.
Wir halten die Reihenfolge deshalb für falsch. Erst entscheidet der Vertriebsleiter, was er liest. Dann wird das Formular danach gebaut. Dann, und erst dann, lohnt sich eine Nachfrage, weil ein leeres Feld jetzt etwas bedeutet.
Warum die CRM-Datenpflege im Vertrieb scheitert, ist in deutschen Blogs gut beschrieben: zu komplex, fühlt sich nach Überwachung an, kein Nutzen für den Mitarbeiter. Was dort fehlt, ist der nächste Schritt. Welche Felder bleiben, wie findet man das heraus, und was passiert mit dem Rest? Darum geht es hier.
Die Prüffrage für jedes Feld
Rework stellt in seiner deutschen Bibliothek zu Revenue Operations eine Frage, die wir für jedes Feld empfehlen: „Welche Entscheidung scheitert, wenn dieses Feld leer bleibt?“ (Rework, Pflichtfelder vs. nützliche Felder). Das ist eine Praktikerregel ohne Datenbasis, aber sie hat einen Vorteil: Wer ein Feld verteidigt, muss eine konkrete Entscheidung nennen.
Nehmen Sie die Liste aller Felder im Deal und und gehen Sie sie mit dieser Frage durch. Füttert das Feld einen Filter, einen Bericht, Ihren Montagsblick oder eine Automatisierung? Falls ja, schreiben Sie dazu, welchen. Falls Ihnen nichts einfällt, haben Sie Ihre Antwort. Am Ende trägt jedes Feld eines von drei Urteilen:
- behalten: Sie lesen es jede Woche, und eine Entscheidung hängt daran;
- ableiten: die Information entsteht ohnehin aus den Aktivitäten, niemand muss sie tippen;
- streichen oder ausblenden: keine Entscheidung scheitert, wenn es fehlt.
Rework nennt den Effekt zu vieler Pflichtfelder „vorgetäuschte Vollständigkeit“ (gleiche Quelle). Ein Formular, in dem alles ausgefüllt ist, sagt nichts darüber, ob irgendetwas davon stimmt.
Fünf Felder, die Sie montags wirklich lesen
Unsere Empfehlung für kleine Teams ist eine Handvoll Felder: Phase, Deal-Inhaber, Wert, voraussichtliches Abschlussdatum und das Datum der nächsten Aktivität. Phase und Inhaber sagen Ihnen, wo der Deal steht und wen Sie fragen. Wert und Abschlussdatum tragen die Prognose. Die nächste Aktivität zeigt, ob überhaupt jemand am Deal arbeitet.
Ein anderer Anbieter kommt auf eine sehr ähnliche Liste. Wati, ein CRM-Anbieter für WhatsApp-Vertrieb, empfiehlt in einem portugiesischen Leitfaden, mit wenigen Pflichtfeldern zu starten: Phase, Verantwortlicher, Bedarf, nächster Schritt und Rückmeldedatum (Wati, 26. August 2026). Das ist eine Anbietermeinung, kein Standard. Der Unterschied zu unserer Liste, „Bedarf“ statt „Wert“, hängt davon ab, ob Sie mit dem CRM eher qualifizieren oder prognostizieren.
Ein Feldtyp verdient einen eigenen Hinweis: Felder mit einer kurzen Auswahlliste werden ausgefüllt. Wie das beim Verlustgrund aussieht, steht in unserem Beitrag zu Verlustgründen, die Vertriebsmitarbeiter tatsächlich eintragen. Der Verlustgrund gehört darum nicht auf die Streichliste, auch wenn er nicht zu den fünf wöchentlichen Feldern zählt.
Was Pipedrive bei Pflichtfeldern durchsetzt und was nicht
Pipedrive führt zwei Datumsfelder selbst, und zwar aus den Aktivitäten Ihres Teams. Das Datum der nächsten Aktivität (in der englischen Oberfläche „Next activity date“) ist das Datum der nächsten geplanten Aktivität, die noch nicht als erledigt markiert ist. Das Datum der letzten Aktivität („Last activity date“) ist das der zuletzt als erledigt markierten. Dazu kommt die Aktualisierungszeit („Update time“): der Zeitpunkt der letzten Änderung am Deal, etwa eine neue Aktivität, ein geändertes Feld oder ein Phasenwechsel (Pipedrive-Hilfe, Aktivitäten, Stand 23. September 2026). Das Wort „erledigt“ ist der Punkt. Diese Daten entstehen, wenn Ihr Team Aktivitäten plant und abhakt, nicht von selbst. Ein manuelles Textfeld „Letzter Kontakt“ ist dagegen eine Behauptung ohne Beleg.
Ein Pflichtfeld ist in Pipedrive eine Aufforderung, keine Sperre. Wer einen Deal ohne die Pflichtangaben in eine neue Phase schiebt, wird aufgefordert, sie nachzutragen. Mehr nicht: Laut Hilfe-Center halten Pflichtfelder Deals nicht auf, wenn die Änderung per Import, Massenbearbeitung, API, Automatisierung oder über eine Drittanbieter-Integration kommt. Festlegen können sie globale Admin-Nutzer mit Berechtigung für die Kontoeinstellungen, je Pipeline und je Phase; die Funktion gibt es ab dem Professional-Plan (Pipedrive-Hilfe, Pflichtfelder, Stand 3. September 2026). Die eigentliche Kontrolle ist Ihr Wochencheck.
Beim Streichen ist Vorsicht angebracht. Ein benutzerdefiniertes Feld löschen Sie über das Kontomenü, persönliche Einstellungen, Datenfelder; das Löschen entfernt das Feld samt aller bisher erfassten Daten aus dem Konto. Admin-Nutzer können vorher die Feldstatistik öffnen (in der englischen Oberfläche „View field stats“) und sehen, wann das Feld angelegt und geändert wurde und wo es ausgefüllt oder in Filtern verwendet wird (Pipedrive-Hilfe, benutzerdefinierte Felder, Stand 3. September 2026). Diese Statistik ist Ihr Beweismittel. Ein Feld, das in keinem Filter vorkommt und seit Monaten niemand gepflegt hat, verteidigt auch niemand. Für das Anlegen, Bearbeiten und Löschen braucht es die passenden globalen Berechtigungen; Felder, die nur in bestimmten Pipelines sichtbar sind, gehören laut Hilfe zum Premium-Plan.
Was Pipedrive nicht bietet, ist eine Team-Einstellung zum Aufräumen der Deal-Ansicht. Die Seitenleiste in der Detailansicht lässt sich über das Menü oben rechts anpassen, Abschnitte und Datenfelder lassen sich ein- oder ausblenden. Diese Einstellungen gelten aber nur für das eigene Nutzerkonto (Pipedrive-Hilfe, Seitenleiste der Detailansicht). Für Sie persönlich ist das nützlich, für das Team ist es keine Regel. Ob ein ausgeblendetes Feld seine Daten behält, sagt die Hilfe nicht; dokumentiert ist nur das Löschen, und das löscht die Daten mit.
Pflichtfelder erst dort, wo die Entscheidung fällt
Fragen Sie bei der Anlage des Deals nicht nach Dingen, die der Vertriebsmitarbeiter noch gar nicht wissen kann. Ein Wert, den er sich beim ersten Telefonat ausdenkt weil das Feld rot leuchtet, ist schlechter als ein leeres Feld. Er wandert in Ihre Prognose und sieht dort aus wie eine Information. Das ist unsere Position, keine Statistik. Rework formuliert es als Regel, Pflichtfelder sollten stufenbasiert sein (gleiche Quelle wie oben), und Pipedrive bietet genau das an: Pflicht je Pipeline und je Phase.
Praktisch heißt das: Wert und voraussichtliches Abschlussdatum werden Pflicht, sobald der Deal die Phase erreicht, in der eine Prognose sie verwenden würde, bei vielen Teams „Angebot verschickt“. Davor bleiben sie freiwillig. Was ein Deal sonst erfüllen muss, um eine Phase zu verlassen, ist ein eigenes Thema. Die Pflichtfelder je Phase sind die Pipedrive-Seite dieser Kriterien für den Phasenwechsel, mehr dazu dort.
Ein Rechenbeispiel: 17 Felder, 48 Deals
Ein konstruiertes Beispiel, keine Messung und kein Kunde. Ein Team mit 6 Vertriebsmitarbeitern arbeitet in Pipedrive mit 48 offenen Deals. Das Deal-Formular hat 17 Felder, historisch gewachsen, jedes einmal von jemandem gewünscht.
Die Prüfung ergibt: 5 Felder bleiben (Phase, Deal-Inhaber, Wert, voraussichtliches Abschlussdatum, Datum der nächsten Aktivität). 3 Felder werden abgeleitet: Die manuellen Felder „Letzter Kontakt“, „Datum nächster Schritt“ und „Letzte Notiz zur Aktualisierung“ ersetzt das Team durch das Datum der letzten Aktivität, das Datum der nächsten Aktivität und die Aktualisierungszeit, die Pipedrive ohnehin anzeigt. 9 Felder werden gestrichen oder ausgeblendet. 5 + 3 + 9 = 17.
Dann ein einzelner Deal: Büroausbau über 3 Etagen, Phase „Angebot verschickt“, Wert 12.000 €, voraussichtliches Abschlussdatum bereits überschritten, letzte Aktivität vor 23 Tagen als erledigt markiert, keine nächste Aktivität. Im alten Formular sah dieser Deal vollständig aus. Alle 17 Felder waren gefüllt, im Feld „Letzter Kontakt“ stand „gestern“, getippt nach einem Anruf, der 23 Tage zurücklag. In der neuen Ansicht ist derselbe Deal eine Lücke, weil das Datum der letzten Aktivität und die fehlende nächste Aktivität von niemandem getippt werden.
Nach der Prüfung bleiben 2 Pflichtfelder, Wert und voraussichtliches Abschlussdatum, und zwar ab „Angebot verschickt“, nicht bei der Anlage.
Der Wochencheck: ein Pipedrive-Filter, zehn Minuten
Der Check besteht aus einer einzigen Listenansicht der offenen Deals mit zwei Bedingungen: Das voraussichtliche Abschlussdatum liegt in der Vergangenheit, oder es gibt keine nächste Aktivität. In Pipedrive bauen Sie das als Schnellfilter in der Deal-Listenansicht. Bedingungen fügen Sie einzeln hinzu, bis zu zehn gleichzeitig, und die verfügbaren Operatoren hängen vom Feldtyp ab (Pipedrive-Hilfe, Schnellfilter, Stand 3. September 2026). Welchen Operator Sie für „in der Vergangenheit“ und für „leer“ nehmen, zeigt Ihnen der Filter beim anlegen. Einen Klickpfad geben wir bewusst nicht vor, weil die Hilfe die Operatoren für Datumsfelder nicht einzeln auflistet.
Im Beispiel liefert der erste Check auf 48 offene Deals: 11 Deals mit überschrittenem Abschlussdatum, 9 ohne nächste Aktivität, 4 davon auf beiden Listen. Macht 7 + 4 + 5 = 16 Deals, über die Sie diese Woche sprechen. Die übrigen 32 stehen nicht auf der Tagesordnung, und genau das ist der Punkt: Sie reden mit Ihrem Team über 16 konkrete Deals statt über „das CRM“.
Ein leeres Feld in dieser Liste ist eine Frage an den Mitarbeiter, kein Vorwurf. „Was ist mit dem Büroausbau, der Kunde hat seit über drei Wochen nichts von uns gehört?“ ist ein Gespräch über einen Deal. Die Bitte, das CRM endlich zu pflegen, ist keines.
Die Routine für Deals ohne nächste Aktivität haben wir in einem eigenen Beitrag zu stillen Deals ohne nächste Aktivität beschrieben; hier ist das Datum der nächsten Aktivität eines von fünf Feldern und eine von zwei Bedingungen, mehr nicht. Wenn Sie ein wöchentliches Pipeline-Meeting führen, passt der Check an dessen Anfang. Wie wir dieses Meeting aufbauen, steht an anderer Stelle.
Wo die Prüfung hakt
Vier Stellen, an denen die Prüfung typischerweise hängen bleibt.
Ein Feld, das außerhalb des Vertriebs jemand wirklich braucht. Die Buchhaltung liest vielleicht die Rechnungsadresse, das Onboarding den vereinbarten Starttermin. Bevor Sie löschen, fragen Sie den, der das Feld nutzt. Die Feldstatistik zeigt Ihnen, ob es in Filtern vorkommt, nicht aber, wer außerhalb von Pipedrive darauf schaut.
Der manuell eingetragene „letzte Kontakt“ ist manchmal die einzige Spur eines Anrufs, der außerhalb des CRM stattfand. Telefoniert Ihr Team viel vom Handy aus und trägt die Anrufe nicht als Aktivität nach, verlieren Sie mit dem Feld eine Information. Die ehrliche Lösung liegt dann nciht im Feld, sondern in der Gewohnheit, den Anruf als Aktivität abzuhaken.
Sehr kleine Teams behalten oft ein sechstes oder siebtes Feld, etwa die Branche oder die Quelle des Leads, weil der Inhaber selbst damit arbeitet. Das ist in Ordnung. Fünf bis sechs Felder sind unsere Empfehlung aus der Praxis, keine Norm. Clint nennt in seinem Beitrag sechs bis acht Pflichtfelder als Obergrenze für WhatsApp-Teams, ebenfalls ohne Quelle.
Und schließlich: Die Felderliste in unserem Beispiel ist unsere, nicht die Standardmaske von Pipedrive. Ihre 17 sehen anders aus. Die Prüffrage bleibt dieselbe.
Wenn der Check einmal steht, bleiben von der ganzen Übung zehn Minuten am Montag. Nehmen Sie Ihre Feldliste, stellen Sie bei jedem Feld die eine Frage und streichen Sie, was keine Antwort hat. Ein weiteres Tool brauchen Sie dafür nicht. Bei SalesBond prüft das Produkt Deal Health offene Deals laufend mit mehr als 20 Regeln, eine Kategorie davon gilt den Daten im Deal. Wenn Sie das ausprobieren möchten: Starten Sie mit SalesBond.
