title: “Wöchentliches Pipeline-Review in 30 Minuten: ein Pipedrive-Filter liefert die Agenda”
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seo_title: “Pipeline-Review im Vertrieb: 30 Minuten mit Pipedrive-Filter”
meta_description: “Wöchentliches Pipeline-Review in 30 Minuten: Ein gespeicherter Pipedrive-Filter liefert die Agenda, jede Zusage steht als Aktivität am Deal.”
Halten Sie das Pipeline-Review einmal pro Woche, 30 Minuten lang, und lassen Sie einen gespeicherten Pipedrive-Filter entscheiden, was auf die Agenda kommt: offene Deals ohne geplante Aktivität oder ohne eine als erledigt markierte Aktivität in den letzten 14 Tagen. Vor dem Meeting gibt jeder Vertriebsmitarbeiter seinen einfachen Fällen eine datierte nächste Aktivität oder markiert tote Deals als verloren. Im Meeting besprechen Sie nur die drei bis fünf Deals, bei denen eine Entscheidung ansteht, und zu jedem schreiben Sie Aktion, Verantwortlichen und Datum als Aktivität auf den Deal. Das nächste Review beginnt mit genau diesen Zusagen.
Warum das übliche Pipeline-Review 60 Minuten dauert und nichts entscheidet
Das Muster kennen Sie vermutlich. Montag, das ganze Team, jeder liest seine Pipeline vor. Der lauteste Deal bekommt die meiste Zeit, der stillste keine. Nach einer Stunde ist die Runde durch, und niemand kann sagen, was jetzt anders läuft als vorher. Die zweite Variante ist die Absage: „Diese Woche fällt das Review aus, wir haben zu viel zu tun.“
Gemeint ist hier das wöchentliche Pipeline-Meeting des Teams, in dem über einzelne offene Deals entschieden wird. Die Umsatzprognose gehört nicht dazu, sie hat ihren eigenen Termin.
Beide Varianten haben denselben Fehler. Die Liste der Deals, über die gesprochen wird, kommt aus dem Gedächtnis der Vertriebsmitarbeiter. Was keiner erwähnt, existiert in diesem Meeting nicht.
Bei der Länge sind sich die Praktiker, die über solche Reviews schreiben, erstaunlich einig. Sybill beschreibt 30 Minuten mit drei bis fünf ausgewählten Deals und rät ausdrücklich davon ab, jeden Deal anzusehen; gemeint ist dort allerdings das Gespräch zwischen Vertriebsleiter und einem einzelnen Vertriebsmitarbeiter (Sybill, 2. Juni 2026). Rework setzt für das wöchentliche Review ebenfalls 30 Minuten an, mit acht bis zehn Deals (Rework, 18. April 2026). InfoFlux empfiehlt 30 bis 45 Minuten und fünf bis acht kritische Deals, höchstens zwölf (InfoFlux, 4. April 2026). Ein deutsches Glossar beschreibt dagegen 60 bis 90 Minuten, in denen jeder Vertriebsmitarbeiter seine drei bis fünf wichtigsten Deals mit Status, nächsten Schritten und Blockern vorstellt (dievertriebswikinger.de, Stand 8. Juni 2026). Uns geht es um den Teil davor: wie Sie die Liste in Pipedrive bauen und wie Ihr Team sie vor dem Meeting abarbeitet.
Die Agenda kommt aus einem Filter, nicht aus dem Team
Ein festgefahrener Deal verrät sich in Pipedrive über zwei Datumsfelder. Das Datum der letzten Aktivität zeigt den Tag der letzten als erledigt markierten Aktivität, das Datum der nächsten Aktivität den Tag der nächsten geplanten, noch nicht erledigten (Pipedrive: Aktivitäten, Stand 23. September 2026). Ist das zweite Feld leer, hat niemand einen nächsten Schritt geplant. Liegt das erste weit zurück, ist lange nichts passiert. Ein Deal, auf den eines von beidem zutrifft, gehört auf die Liste.
So bauen Sie den Filter:
- Öffnen Sie die Deal-Ansicht und legen Sie über das Filter-Menü oben rechts einen neuen Filter an (im englischen Hilfe-Center heißt der Eintrag „Add new filter“, Pipedrive: Filter, Stand 3. September 2026).
- Erste Bedingung: Das Datum der nächsten Aktivität ist leer.
- Zweite Bedingung: Das Datum der letzten Aktivität liegt mehr als 14 Tage zurück.
- Verknüpfen Sie beide so, dass eine Bedingung reicht. Pipedrive bietet zwei Logiken: ALL (ein Deal erscheint nur, wenn er jede Bedingung erfüllt) und ANY (mindestens eine). Sie brauchen ANY.
- Benennen Sie den Filter, etwa „Review: festgefahren oder ohne nächsten Schritt“, speichern Sie ihn und stellen Sie ihn auf geteilt. Geteilte Filter sieht jeder Nutzer im Firmenkonto, private nur die Person, die sie angelegt hat (dieselbe Pipedrive-Seite).
Für die beiden Datumsbedingungen wählen Sie beim Anlegen das jeweilige Feld aus und nehmen dann aus der Liste der Vergleiche den, der „ohne Wert“ bzw. „älter als 14 Tage“ bedeutet. Ein Filter kann bis zu 16 Bedingungen tragen, und Pipedrive rät zu weniger, weil die Ansicht sonst langsam lädt. Ihre zwei reichen.
Zwei Eigenschaften machen diesen Filter zum Werkzeug für das Meeting. Erstens gilt er in der Pipeline-Ansicht und in der Listenansicht gleichermaßen; dieselben vordefinierten und eigenen Filter stehen in beiden zur Verfügung (Pipedrive: Filter für gewonnene, verlorene und gelöschte Deals, Stand 3. September 2026). Der Vertriebsmitarbeiter arbeitet die Liste ab, Sie sehen im Meeting dieselben Deals als Karten. Zweitens ist er geteilt: Am Freitag kann jeder nachsehen, was am Montag auf auf ihn zukommt.
Und die Rotting-Funktion? Sie färbt eine Deal-Karte rot, wenn in einer Phase für die eingestellte Zahl von Tagen nichts passiert ist. Das Datum der nächsten Aktivität ignoriert sie aber, und die Hilfeseite beschreibt keinen eigenen Filter für solche Deals (Pipedrive: Rotting, Stand 3. September 2026). Rot auf der Karte ist ein Hinweis beim Scrollen. Eine Agenda ist es nicht.
Zehn Minuten pro Vertriebsmitarbeiter, bevor es losgeht
Der Filter liefert am Freitag vielleicht 19 Deals. Das sind zu viele für 30 Minuten, und die meisten brauchen gar keine Diskussion. Deshalb gibt es vor dem Meeting eine Pflicht für jeden im Team: die eigenen markierten Deals durchgehen, zehn Minuten, Freitagnachmittag oder Montag früh.
Für jeden Deal gibt es genau zwei Ausgänge, die ihn von der Liste nehmen. Entweder der Vertriebsmitarbeiter erledigt den fälligen Kontakt gleich, markiert ihn als erledigt und plant eine datierte nächste Aktivität. Ein Datum allein reicht nicht: Es hebt nur die erste Bedingung auf, die zweite greift weiter, solange der letzte erledigte Schritt älter als 14 Tage ist. Oder er markiert den Deal mit Grund als verloren weil der Käufer seit Wochen nicht antwortet. Alles, was danach noch im Filter steht, ist ein Deal, bei dem der Vertriebsmitarbeiter allein nicht weiterkommt. Das ist Ihre Agenda.
Die Routine dahinter haben wir an anderer Stelle beschrieben: stille Deals bekommen eine nächste Aktivität, zehn Minuten, allein am Filter. Die datierte nächste Aktivität aus dieser Routine ist das, woran Sie hier festhalten. Damit Sie die beiden Filter nicht verwechseln: Unsere zweite Bedingung blickt zurück (14 Tage ohne erledigte Aktivität), die Solo Routine blickt nach vorn (die nächste Aktivität liegt zu weit weg).
Die als verloren markierten Deals verlassen das Review; sie gehören in die Monatsroutine für verlorene Deals. Und wer tote Deals sauber als verloren schließt, statt sie offen zu lassen, hält nebenbei seine Abschlussquote ehrlich.
Ein Team, 64 Deals, vier auf der Agenda
Rechnen wir das Format an einem erfundenen Team durch: fünf Vertriebsmitarbeiter, eine Vertriebsleiterin, eine Pipeline, Review jeden Montag. Offen sind 64 Deals mit einem Gesamtwert von 380.000 €.
Der Filter „Review: festgefahren oder ohne nächsten Schritt“ liefert 19 Deals im Wert von 142.000 €, rund 30 % der Deals und rund 37 % des Werts. Die übrigen 45 Deals werden im Meeting nicht erwähnt. Das ist Absicht: Bei diesen 45 läuft etwas, und zwar mit Datum.
Vor dem Meeting bekommen 12 Deals (38.000 €) einen erledigten Kontakt und eine datierte nächste Aktivität. Drei Deals (11.000 €: 5.000 €, 4.000 € und 2.000 €) werden mit Grund als verloren markiert, weil der Käufer nicht mehr antwortet. Bleiben 19 − 12 − 3 = 4 Deals im Wert von 93.000 € (31.000 €, 26.000 €, 22.000 €, 14.000 €). Bei jedem dieser vier steht eine Entscheidung an, die der Vertriebsmitarbeiter nicht allein treffen kann: Preis oder Konditionen ändern, den Unterzeichner ins Gespräch holen, eine Phase zurück, schließen.
30 Minuten als Budget
Unsere Empfehlung, und sie ist genau das, eine Empfehlung: 2 Minuten, um die Zahlen vorzulesen (64 offen, 19 markiert, 4 auf der Agenda). 24 Minuten für die vier Deals, also 6 Minuten pro Deal. 4 Minuten am Ende, um die vier Zusagen laut vorzulesen und zu prüfen, dass jede als datierte Aktivität in Pipedrive steht. 2 + 4 × 6 + 4 = 30.
Sechs Minuten pro Deal klingen knapp. Sie reichen, wenn die Frage im Raum nicht lautet „Wie steht es um den Deal?“, sondern „Welche Entscheidung braucht dieser Deal von uns?“. Die erste Frage erzeugt einen Statusbericht. Die zweite erzeugt eine Zusage.
Andere Formate verteilen die Zeit anders. Sybill arbeitet in seinem Einzelgespräch mit fünf Blöcken (3, 5, 15, 5 und 2 Minuten: schnelle Erfolge, Pipeline-Überblick, Deals im Detail, Coaching, Aufgaben). Rework teilt in Commits, Best Cases, festgefahrene Deals und Dokumentation (10, 10, 10 und 5 Minuten) und holt damit die Prognose ins Review. Wir halten diese Mischung für einen Fehler, dazu gleich mehr.
Ein Deal kommt nur dann auf die Agenda, wenn jemand außer dem Vertriebsmitarbeiter etwas entscheiden muss. Ein Rabatt, der Ihre Freigabe braucht. Ein zweiter Kontakt beim Kunden, den nur Sie kennen. Eine Phase zurück, weil die Kriterien für den Phasenwechsel nie erfüllt waren. Oder das Schließen, das sich niemand allein traut.
Zusagen, die am nächsten Montag jeder im Deal sieht
An dieser Stelle versanden viele Reviews, auch kurze. Es wird entschieden, jemand schreibt es in ein Protokoll, und das Protokoll liest niemand mehr. Die Regel dagegen ist einfach: Jede Zusage besteht aus Aktion, Verantwortlichem und Datum, und sie wird als Aktivität mit diesem Datum auf dem Deal angelegt, dazu eine Zeile in der Notiz. Nicht in einem Dokument, nicht im Chat. Auf dem Deal.
Der Test: Kann am nächsten Montag jeder im Team den Deal öffnen und die Zusage sehen, ohne jemanden zu fragen? Wenn ja, ist sie geschrieben. Wenn nicht, war es ein Gespräch.
Nehmen wir einen der vier Deals aus dem Beispiel: „Umrüstung Verpackungslinie, 3 Werke“, 26.000 €, Phase „Verhandlung“.
Montag, 7. September. Die letzte erledigte Aktivität liegt 18 Tage zurück: Am 20. August hatte der Käufer überarbeitete Konditionen angefragt. Keine nächste Aktivität. Der Vertriebsmitarbeiter sagt, der Käufer sei gerade beschäftigt. Die Vertriebsleiterin fragt nicht, wie es läuft, sondern was der Käufer zuletzt getan hat, und bekommt das Datum. Die Zusage: Der Vertriebsmitarbeiter schickt die überarbeiteten Konditionen am Dienstag, 8. September; er ruft am Donnerstag, 10. September, an, um einen Termin für die Unterschrift zu bekommen; kommt bis Montag, 14. September, keine Antwort, steht der Deal wieder auf der Agenda, mit dem Vorschlag, ihn zu schließen. Beide Schritte werden als datierte Aktivitäten angelegt, eine Zeile geht in die Notiz.
Dienstag: Konditionen verschickt. Donnerstag: Anruf; die Rechtsabteilung des Käufers liest noch, bis Montag soll es einen Termin geben.
Montag, 14. September. Das Review beginnt mit den vier Zusagen der Vorwoche: drei erledigt, eine nicht. Beim Deal über 14.000 € hat der Vertriebsmitarbeiter den Anruf nicht gemacht. Dieser Deal kommt als Erster auf die Agenda, noch vor allem Neuen. Beim Deal über 26.000 € hat der Käufer am Freitag, 11. September, den Termin für die Unterschrift geschickt, und der Vertriebsmitarbeiter hat ihn als nächste datierte Aktivität am Deal eingetragen. Der Anruf vom Donnerstag ist eine erledigte Aktivität von vor vier Tagen. Damit trifft keine der beiden Bedingungen mehr zu, und der Filter zeigt den Deal nicht mehr.
Ohne den Filter hätte die Liste 64 Deals gehabt, und der Deal über 26.000 € wäre vielleicht gar nicht zur Sprache gekommen. Ohne die geschriebenen Zusagen wäre der versäumte Anruf beim Deal über 14.000 € erst im Quartalsgespräch aufgefallen. Drei von vier Zusagen eingehalten sind 75 %.
Wo es bricht
Ein Deal steht jede Woche im Filter und ist nie zu lösen, weil der Käufer schlicht nicht antwortet. Dann ist die Entscheidung das Schließen. Ein Deal, der drei Reviews lang „wir warten“ heißt, kostet sechs Minuten, die ein anderer gebraucht hätte.
Die Prognose schleicht sich herein. Jemand fragt, ob der Deal über 31.000 € noch dieses Quartal kommt, und plötzlich diskutieren Sie Abschlussdaten statt Entscheidungen. Die Umsatzprognose ist ein anderes Meeting. Die Forecast-Ansicht in Pipedrive beantwortet diese Frage ohnehin auf ihre eigene Art: Sie rechnet mit dem voraussichtlichen Abschlussdatum der Deals und zeigt neben den gewonnenen auch die offenen, als würden Sie alle gewinnen (Pipedrive: Forecast-Ansicht, Stand 3. September 2026). Nutzen Sie sie nach dem Review, nicht an seiner Stelle.
Die 14 Tage sind ein Startwert. InfoFlux setzt bei sieben Tagen ohne Aktivität an und bei zehn Tagen in der Angebotsphase, Sybill bei 14 Tagen. Bei einem Vertriebszyklus von Monaten sind 14 Tage vielleicht zu nervös, bei einem von Wochen zu großzügig. Ändern Sie die Zahl im Filter, nicht das Format. Wer nach dem Angebot still wird, ist ohnehin ein eigener Fall mit einer eigenen Regel.
Und dann gibt es Vertriebsmitarbeiter, die vor dem Meeting nur ein Datum eintragen. „Nachfassen“ in zwei Wochen ist keine nächste Aktivität, es ist ein Aufschub. Der Filter fängt das nur halb ab: Das Datum hebt die erste Bedingung auf, die zweite bleibt, solange der letzte erledigte Schritt älter als 14 Tage ist. Liegt er erst eine Woche zurück, verschwindet der Deal trotzdem von der Liste. Deshalb beginnt jedes Review mit den Zusagen der Vorwoche: Ein Termin, der verstrichen ist, ohne erledigt zu sein, fällt dort auf. Das Gespräch darüber gehört ins Einzelgespräch, nciht ins Review.
Was Sie am Montag anders machen
Öffnen Sie den Filter, lesen Sie drei Zahlen vor, besprechen Sie die Deals, die eine Entscheidung brauchen, und lassen Sie niemanden gehen, bevor jede Zusage als Aktivität auf dem Deal steht. Das ist das ganze Format. Es überlebt auch Wochen, in denen Sie keine Zeit haben, weil 30 Minuten mit einer fertigen Liste leichter zu halten sind als 60 ohne.
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