Ein Forecast (Umsatzprognose) im Vertrieb schätzt, wie viel Umsatz aus den offenen Deals tatsächlich ankommt; die gewichtete Pipeline rechnet dafür Deal-Wert mal Phasenwahrscheinlichkeit. Diese Wahrscheinlichkeit ist der Anteil der Deals, die die Phase erreicht haben und am Ende gewonnen wurden: gewonnene Deals geteilt durch alle entschiedenen Deals, die jemals in der Phase waren. Im Beispiel unten ergeben 20 Gewinne aus 100 qualifizierten Deals, 60 mit Demo, 40 mit Angebot und 25 in der Verhandlung die Werte 20 %, 33 %, 50 % und 80 %. Pipedrive startet jede Phase bei 100 %, ein Forecast auf diesen Voreinstellungen ist also schlicht Ihre gesamte Pipeline. Rechnen Sie die vier Zahlen einmal im Quartal neu.
Was in einen Forecast gehört, ist schnell aufgezählt: die offenen Deals mit Wert, Phase und erwartetem Abschlusszeitraum, dazu eine Wahrscheinlichkeit je Phase. Die ersten drei pflegt Ihr Team ohnehin. Die vierte ist fast immer geraten. Und steht sie falsch, ist die Summe nichts wert, egal wie sauber der Rest gepflegt ist.
Phasenwahrscheinlichkeit im Forecast: ein Verhältnis, keine Meinung
Fragen Sie drei Vertriebsleiter, wie wahrscheinlich ein Deal in der Angebotsphase ist, und Sie bekommen gut möglich drei Antworten, etwa 50, 60 und 75. Alle klingen plausibel. Keiner hat gezählt.
Die Antwort steht im CRM. Nehmen Sie alle Deals, die entschieden sind, gewonnen oder verloren, und die irgendwann in der Angebotsphase waren. Zählen Sie, wie viele davon gewonnen wurden. Das Verhältnis ist die Wahrscheinlichkeit der Phase. Nicht mehr und nicht weniger.
Offene Deals gehören nicht in den Nenner, aus demselben Grund wie bei der Abschlussquote: Ein Deal, der noch nicht entschieden ist, hat noch kein Ergebnis, das man zählen könnte. Wer ihn mitzählt, drückt die Wahrscheinlichkeit nach unten und lernt dabei nichts über die Phase.
Was die Zählung vom Bauchgefühl unterscheidet, ist nicht Genauigkeit. Es ist Nachprüfbarkeit. Über 60 % kann man im Meeting lange streiten. Über 20 von 60 nicht.
Was Pipedrive voreinstellt und wo Sie die Zahl eintragen
In Pipedrive steht die Phasenwahrscheinlichkeit bei jeder Phase auf 100 %, bis jemand sie ändert (Pipedrive-Wissensdatenbank: Probability in Pipedrive, englisch, Stand 3. September 2026). Der gewichtete Wert eines Deals ist Deal-Wert mal Phasenwahrscheinlichkeit geteilt durch 100. Ist nichts eingestellt, gilt: Deal-Wert gleich gewichteter Wert. Solange also niemand die Zahlen angefasst hat, ist Ihre „gewichtete“ Pipeline exakt Ihre Pipeline, nur mit einem anderen Wort in der Überschrift.
Eingetragen wird in der Pipeline-Ansicht. Klicken Sie auf das Stiftsymbol neben dem Pipeline-Auswahlmenü oder auf den Stift, der beim Überfahren einer Pipeline erscheint. Dann tragen Sie im Abschnitt Wahrscheinlichkeit der jeweiligen Phase eine Zahl von 0 bis 100 ein und speichern (Pipedrive-Wissensdatenbank: How can I set stage probability?, englisch). Ab dann zeigt die Zusammenfassung jeder Phase den gewichteten Anteil, in der Pipeline-Ansicht und in der Prognoseansicht unter Deals. Voraussetzung ist, dass Sie die Pipeline sehen dürfen.
Ein Blick zum Nachbarn, nur zur Einordnung: HubSpot liefert seine Standard-Sales-Pipeline mit sieben Phasen und festen Werten aus, 20, 40, 60, 80 und 90 % für die offenen Phasen, 100 % für gewonnen und 0 % für verloren (HubSpot-Wissensdatenbank, englisch, Stand 8. September 2026). Das sieht nach mehr aus als 100 % überall, ist aber genauso eine Setzung. Niemand bei HubSpot kennt Ihre Historie. Auch Leitfäden der Anbieter arbeiten mit einer runden Zahl wie „einer von fünf wird Kunde“ und zeigen weder die Kohorte der Deals, die die Phase erreicht haben, noch einen Vergleich mit dem, was später wirklich abgeschlossen wurde (Pipedrive-Blog, französisch).
Die Zählung an 100 entschiedenen Deals
Nehmen wir ein Team mit vier Vertriebsmitarbeitern und einer Pipedrive-Pipeline mit vier Phasen: Qualifiziert, Demo, Angebot, Verhandlung. Zwischen dem 1. Januar und dem 30. Juni wurden 100 Deals entschieden, mit vollständiger Phasenhistorie. 20 gewonnen, 80 verloren.
Für jede Phase zählen wir, wie viele dieser 100 Deals sie jemals erreicht haben und wie viele davon gewonnen wurden. Qualifiziert waren alle 100, gewonnen 20: 20 %. Die Demo erreichten 60, davon gewonnen 20: 33 %. Ins Angebot kamen 40, wieder 20 gewonnen: 50 %. In der Verhandlung landeten 25, und 20 davon wurden gewonnen: 80 %.
Der Zähler bleibt bei 20, weil alle Gewinne durch jede Phase gegangen sind. Der Nenner schrumpft, weil die Verlierer unterwegs aussteigen. Deshalb steigt die Wahrscheinlichkeit von Phase zu Phase, ohne dass irgendjemand das so festgelegt hätte. Ein Deal, der eine Phase übersprungen hat, zählt für diese Phase nicht mit, weder im Zähler noch im Nenner.
Die 33 % bei Demo sind gerundet aus 20 geteilt durch 60. Tragen Sie 33 ein; die Nachkommastelle ändert nichts, was Sie im Meeting verteidigen müssten.
Drei Forecasts gegen das, was wirklich kam
Die eigentliche Prüfung ist nicht die Zählung, sondern die Frage, was die Zahlen vorhergesagt hätten. Dafür nehmen wir einen Schnappschuss der offenen Deals vom 1. Juli, also nach dem Ende des Historienfensters, damit kein Ergebnis in die Zählung hineinläuft. Bis zum 30. September war jeder dieser 28 Deals entschieden.
| Phase | offene Deals | Gesamtwert | Durchschnitt | bis 30. September gewonnen | gewonnener Wert |
|---|---|---|---|---|---|
| Qualifiziert | 12 | 90.000 € | 7.500 € | 2 | 15.000 € |
| Demo | 8 | 80.000 € | 10.000 € | 2 | 20.000 € |
| Angebot | 5 | 75.000 € | 15.000 € | 3 | 45.000 € |
| Verhandlung | 3 | 60.000 € | 20.000 € | 2 | 40.000 € |
| Summe | 28 | 305.000 € | 9 | 120.000 € |
Neun gewonnen, 19 verloren, 120.000 € tatsächlich abgeschlossen. Jetzt dieselben 28 Deals, dreimal hochgerechnet.
Variante A, die Pipedrive-Voreinstellung mit 100 % je Phase: gewichtet gleich roh, also 305.000 €. Das liegt 185.000 € über der Wirklichkeit, 154 % zu hoch. Wer diese Zahl im Juli an die Geschäftsführung gemeldet hat, erklärt im Oktober viel.
Variante B, die Bauchgefühl-Staffel: vier Phasenwahrscheinlichkeiten nach Gefühl, hier 25 / 50 / 75 / 90. Wir haben diese Staffel für das Beispiel erfunden, sie steht in keinem CRM. 90.000 € × 0,25 + 80.000 € × 0,50 + 75.000 € × 0,75 + 60.000 € × 0,90 = 22.500 + 40.000 + 56.250 + 54.000 = 172.750 €. Immer noch 52.750 € zu viel, 44 % über dem Ergebnis.
Variante C, die Historienstaffel: die vier gezählten Werte 20 / 33 / 50 / 80. Das ergibt 18.000 + 26.400 + 37.500 + 48.000 = 129.900 €, also 9.900 € über dem Ergebnis, 8 % zu hoch.
Die Historienstaffel ist damit nicht „richtig“. Sie ist die Staffel, über die niemand streiten kann weil jede Zahl auf eine Zählung zurückgeht, die jeder im Team selbst wiederholen kann. Das ist der Unterschied zur Bauchgefühl-Staffel, mehr als der Abstand in Prozent.
Wo die Historienstaffel selbst danebenliegt
Phase für Phase sieht die aus der Historie gezählte Staffel 20 / 33 / 50 / 80 weniger elegant aus als in der Summe. Qualifiziert: 18.000 € prognostiziert, 15.000 € gekommen. Demo: 26.400 € gegen 20.000 €, zu hoch. Angebot: 37.500 € gegen 45.000 €, zu niedrig. Verhandlung: 48.000 € gegen 40.000 €, wieder zu hoch. Die Fehler heben sich in der Summe auf, in den Teilen nicht.
Der Grund ist die Stichprobengröße, nichts anderes. In der Verhandlung lagen am 1. Juli drei Deals, jeder im Schnitt 20.000 € schwer. Ein einziger Deal mehr oder weniger verschiebt das Ergebnis dieser Phase um 20.000 €, egal wie gut die Wahrscheinlichkeit geschätzt war. Und in der Historie selbst haben 25 Deals die Verhandlung erreicht: Ein Deal mehr oder weniger im Zähler sind 4 Prozentpunkte.
Daraus folgt eine einfache Regel für das Zeitfenster. Je später die Phase, desto weniger Deals haben sie erreicht und desto breiter muss das Fenster sein, aus dem Sie zählen. Für die erste Phase reichen oft sechs Monate. Für die letzte zählen Sie weiter zurück, bis die Phase eine Zahl von Deals erreicht hat, mit der Sie leben können. Und zeigen Sie die Zählung neben der Prozentzahl: „80 % (20 von 25)“ sagt jedem sofort, wie viel Vertrauen die Zahl verträgt.
Was vor der Zählung stimmen muss
Eine Phasenwahrscheinlichkeit ist nur so stabil wie die Definition der Phase. Wenn „Angebot“ bei einem Mitarbeiter heißt, dass ein PDF verschickt wurde, und beim anderen, dass der Kunde das Angebot mündlich bestätigt hat, dnan zählen Sie zwei verschiedene Prozesse unter einem Namen. Dasselbe gilt über die Zeit: Ändern Sie die Kriterien für den Phasenwechsel, ist die Historie vor der Änderung ein anderer Prozess, und die Zählung beginnt von vorn.
Zweitens zählen nur entschiedene Deals. Deals, die seit Monaten offen in in der Pipeline stehen und die niemand mehr anfasst, sind keine Historie, sie sind ein Hygieneproblem. Entscheiden Sie sie, gewonnen oder verloren, bevor Sie zählen. Sonst fehlen im Nenner genau die Deals, die am meisten über die Phase verraten.
Drittens gibt es in Pipedrive neben der Phasenwahrscheinlichkeit eine Deal-Wahrscheinlichkeit, die in der Zusammenfassung des einzelnen Deals gesetzt wird. Ist sie gesetzt, hat sie immer Vorrang vor dem Phasenwert und fließt mit ihrem eigenen Prozentsatz in den gewichteten Wert der Phase ein (Pipedrive-Wissensdatenbank). Das hilft beim einen Deal, über den der Vertriebsmitarbeiter mehr weiß als die Statistik. Es ruiniert den Forecast, wenn jeder Mitarbeiter seine Lieblingsdeals nach Gefühl hochsetzt. Wir empfehlen die Deal-Wahrscheinlichkeit nur mit einem Grund im Deal-Datensatz zu setzen, und die Vertriebsleitung sieht die Liste dieser Deals jede Woche. Ohne so eine Regel mischen Sie Zählung und Bauch wieder zusammen, und zwar unsichtbar.
Einmal im Quartal: die Routine in fünf Schritten
Niemand bei Pipedrive verlangt, dass Sie die Wahrscheinlichkeiten regelmäßig neu rechnen; die Hilfeseiten beschreiben nur die manuelle Eingabe. Die Quartalsroutine ist unsere Empfehlung. Team, Preise und Phasen verändern sich über die Monate, und eine Zahl vom Januar kann im Oktober niemand mehr herleiten.
- Fenster wählen: die entschiedenen Deals der letzten sechs Monate oder die letzten 100 entschiedenen Deals, wenn das Team klein ist. Dasselbe Fenster für alle Phasen, außer die letzte Phase hat darin zu wenige Deals; dann für die letzte Phase ein längeres Fenster.
- Je Phase zählen: wie viele Deals aus dem Fenster die Phase erreicht haben und wie viele davon gewonnen wurden. Grundlage ist die Phasenhistorie jedes Deals, eine Liste mit vier Zeilen reicht.
- Vier Zahlen eintragen: Stiftsymbol neben dem Pipeline-Auswahlmenü, je Phase die gerundete Prozentzahl, speichern.
- Datum und Fenster notieren, in der Beschreibung der Pipeline, etwa „Wahrscheinlichkeiten vom 1. Juli, Fenster 1. Januar bis 30. Juni, 100 Deals“. Dann weiß der Nächste, der die Zahl anzweifelt, wo sie herkommt.
- Wiederholen: jedes Quartal und zusätzlich jedes Mal, wenn sich die Definition einer Phase ändert. Dann mit einem Fenster, das erst nach der Änderung beginnt.
Die gewichtete Zahl lesen Sie danach dort, wo Sie sie ohnehin ansehen, im wöchentlichen Pipeline-Review. Was sich ändert, ist das Gespräch darüber: Statt „ich glaube, die Verhandlung steht bei 90“ heißt es „20 von 25, und hier ist die Liste“. Wir bauen SalesBond, eine Steuerungsschicht für den Vertrieb über dem CRM, das ein Team ohnehin nutzt; angefangen haben wir mit Pipedrive. Wer mag: Starten Sie mit SalesBond.
