Wie oft Sie nachfassen sollten, steht in keinem Blog, sondern in Ihrem CRM. Zählen Sie bei den gewonnenen Deals der letzten zwölf Monate die erledigten Aktivitäten bis zum Status „gewonnen“ und lesen Sie ab, bis zu welcher Zahl fast alle gewonnen waren. Das ist Ihre Entscheidungslinie.
Ein Deal, der sie überschritten hat, braucht keine weitere Erinnerung, sondern eine Entscheidung. Davon gibt es drei: ein terminierter Schritt mit dem Käufer, eine Pause oder der Status „verloren“ mit Grund. Der Median Ihrer Gewinne kommt als zweiter Wert dazu, er zeigt, wo der typische Abschluss liegt.
Warum eine fremde Nachfass-Kadenz nichts über Ihr Team weiß
Nachfassen heißt, nach einem Angebot oder Gespräch erneut auf den Käufer zuzugehen, um den nächsten Schritt zu klären. Die Seiten, die dazu ranken, geben fast alle eine Reihenfolge vor: am ersten Tag, dann nach ein paar Tagen, dann nach Wochen, dazu Vorlagen für jede Stufe.
Wir verwenden solche Zahlen hier nicht. Nicht aus Prinzip, sondern weil sie für niemanden gerechnet sind. Ein Deal über eine Lagerausstattung mit mehreren Beteiligten auf Käuferseite braucht andere Kontakte als ein kleines Abo. Ihr Vertriebszyklus und Ihre Dealgröße bestimmen, wie viele Kontakte ein Abschluss bei Ihnen kostet.
Diese Zahl steht in Ihrer Pipeline. Sie können sie an einem Nachmittag ausrechnen, und danach gehört sie Ihrem Team, nicht einem Ratgeber. Ganz neu ist der Gedanke übrigens nicht: Auch die französische Seite djaboo rät zu einer Zahl aus der eigenen Tätigkeit statt zu einem Marktdurchschnitt, zeigt aber keinen Rechenweg.
Was als Kontakt zählt
Ein Kontakt (im Englischen „Touch“) ist in diesem Artikel eine erledigte Aktivität am Deal: ein Anruf, ein Termin, eine Aufgabe oder eine E-Mail, die als Aktivität erfasst und abgehakt wurde. Gemeint ist also keine Kontaktperson im CRM, sondern eine Handlung. Gezählt wird von der Anlage des Deals bis zu dem Moment, in dem er auf „gewonnen“ oder „verloren“ gesetzt wird.
Nicht gezählt werden automatische E-Mails, die niemand als Aktivität angelegt hat. Die Anzahl der E-Mail-Nachrichten ist in Pipedrive ein eigenes Feld (dazu gleich mehr) und hat mit dieser Zählung nichts zu tun.
Und ein Kontakt ist keine Antwort. Wir zählen, was Ihr Team getan hat, nicht, was der Käufer getan hat. Das klingt nach einer Einschränkung, ist aber der Grund, warum die Zahl als Regel taugt: Ihr Team hat sie in der Hand.
Wo Pipedrive die Zahl hergibt
Pipedrive rechnet „Kontakte bis zum Gewinn“ nicht von sich aus aus. Die Rohdaten liegen aber an drei Stellen. Alle drei stehen so in der englischen Hilfe von Pipedrive; die deutschen Bezeichnungen in der Oberfläche prüfen Sie bitte an Ihrem eigenen Konto.
- In der Pipeline-Ansicht gehört „Done activities count“ zu den Sortieroptionen, neben „Activity-based (default)“, „Deal creation time“ und „Activities to do“ (Pipedrive: Deal card customization and sorting). Mehr sagt die Hilfeseite zu dieser Option nicht. Um offene Deals nach erledigten Aktivitäten zu ordnen, reicht es.
- Formelfelder bieten als Eingaben „#Deal Done activities“, „#Deal Total activities“, „#Deal Activities to do“ und „#Deal Email messages count“; das Beispiel der Hilfeseite selbst ist „(#Deal Done activities / #Deal total activities) * 100“. Ein Formelfeld lässt sich in der Deal-Detailansicht und in der Listenansicht anzeigen (Zahnrad, dann aktualisieren). Das gibt es nur in Premium und höher, mit höchstens zehn Formelfeldern pro Konto. Ob Formelfelder in Filtern oder in Insights funktionieren, sagt die Seite nicht (Pipedrive: Custom fields: formula fields).
- Im Tab Aktivitäten zeigt die Listenansicht mit dem Filter „Activity > Done > is > Done“ die erledigten Aktivitäten, ohne Datumsgrenze mit „Activity > Marked as done time > is not empty“. Ob sich die Liste pro Deal gruppieren lässt, steht nicht auf der Seite (Pipedrive: How can I see done activities, Stand 3. September 2026).
Die Tage dazu liefert der Insights-Bericht „Deal duration“: die durchschnittliche Zeit, die ein Deal durch die Pipeline braucht, immer in Tagen. Die Standardfilter sind „Deal created > is > this year“, die Standard-Pipeline und „Status > is any of > lost or won“ (Pipedrive: Insights reports: deal duration). Zwei Einschränkungen: Der Bericht liefert einen Durchschnitt, keinen Median, und über Aktivitäten sagt er nichts. Die Kontakte pro gewonnenem Deal tragen Sie also selbst zusammen.
Der Handweg ist nicht schlimm. Nehmen Sie die 20 bis 30 zuletzt gewonnenen Deals, öffnen Sie jeden und und zählen Sie die erledigten Aktivitäten. Wer die Zahl dauerhaft sehen will, legt das Formelfeld an; wie aus Deal-Feldern Kennzahlen werden, steht in Vertriebs-KPIs aus Deal-Feldern.
Das Ergebnis lesen: Median, Prüflinie, Entscheidungslinie
Die Prüflinie ist die Zahl der Kontakte, bis zu der drei Viertel Ihrer gewonnenen Deals gewonnen waren. Die Entscheidungslinie ist die Zahl, bis zu der fast alle gewonnen waren. Wie das konkret aussieht, zeigt ein Beispiel, und zwar ein konstruiertes: fünf Vertriebsmitarbeiter, eine Pipeline in Pipedrive, zwölf Monate zurück. Die Zahlen haben wir gebaut, damit die Rechnung nachvollziehbar ist. Ein Branchenwert sind sie nicht.
28 gewonnene Deals. Kontakte pro Deal, sortiert: 3, 3, 4, 4, 5, 5, 5, 6, 6, 6, 6, 7, 7, 8, 8, 8, 8, 8, 9, 9, 9, 10, 10, 11, 11, 12, 13, 15.
Der Median ist 8, weil der 14. und der 15. Wert beide 8 sind. 11 von 28 Deals waren mit 6 Kontakten oder weniger gewonnen, 17 von 28 (61 %) brauchten 7 oder mehr. Diese Zahl sollten Sie sich merken, sie wird gleich bei den verlorenen Deals wichtig.
Die Prüflinie liegt im Beispiel bei 9 Kontakten: 21 von 28 gewonnenen Deals (75 %) waren spätestens beim 9. Kontakt gewonnen. Die Entscheidungslinie liegt bei 12, denn 26 von 28 waren spätestens beim 12. Kontakt gewonnen. Nur 2 brauchten mehr, nämlich 13 und 15. Dazu die Dauer: Median 41 Tage von der Anlage bis „gewonnen“, aus den Einzeldeals gezogen, nicht aus dem Bericht.
Zwei Linien, zwei Bedeutungen. Bei 9 Kontakten hat ein offener Deal so viel Aufwand bekommen wie drei Viertel Ihrer Gewinne; ab hier sieht die Vertriebsleitung hin. Bei 12 ist er dort, wo fast alle Gewinne längst gewonnen waren. Ab hier wird entschieden, nicht erinnert.
Verlorene Deals daneben legen
Im selben Beispiel stehen den 28 gewonnenen Deals 22 verlorene aus denselben zwölf Monaten gegenüber, gezählt bis zum Moment des Verlusts. Ihre Kontakte, sortiert: 1, 1, 2, 2, 2, 3, 3, 4, 4, 4, 5, 5, 5, 6, 6, 7, 8, 8, 9, 12, 14, 17. Median 5.
Das Überraschende: 15 von 22 verlorenen Deals (68 %) wurden bei 6 Kontakten oder weniger geschlossen, also unterhalb dessen, was 17 von 28 gewonnenen Deals gebraucht haben. Die Verluste wurden früher aufgegeben, als die meisten Gewinne brauchten.
Was das nicht beweist: dass diese 15 zu gewinnen gewesen wären. Ein Deal, der bei 4 Kontakten verloren ging, hatte vielleicht nie ein Budget. Was es zeigt: Ihr Team bricht ab, bevor die eigene Erfahrung einen Abbruch rechtfertigt. Das ist eine Frage für die nächste Pipeline-Besprechung, kein Urteil.
Am anderen Ende sitzen drei verlorene Deals mit 12, 14 und 17 Kontakten, zusammen 43. Das ist etwa so viel Aufwand wie fünf gewonnene Deals am Median (5 × 8 = 40). Drei Verluste haben so viel Arbeit gefressen wie fünf Gewinne, und genau deshalb braucht es die Entscheidungslinie.
Prüfen bei 9, entscheiden bei 12 – auch beim Angebot nachfassen
Die Regel passt in eine Zeile, und so sollte sie auch im Team hängen: „Prüfen bei 9 Kontakten, entscheiden bei 12; jedes Quartal neu rechnen.“
An der Prüflinie sieht sich die Vertriebsleitung den Deal an. Nicht der Mitarbeiter allein, denn der hat den Deal seit Wochen im Kopf und sieht ihn nciht mehr nüchtern. Die Frage ist einfach: Gibt es einen terminierten nächsten Schritt, den der Käufer zugesagt hat, oder gibt es nur unsere Erinnerungen?
An der Entscheidungslinie gibt es genau drei Ausgänge, und der gewählte steht danach mit Datum im CRM:
- ein terminierter Schritt, den der Käufer zugesagt hat, als nächste Aktivität am Deal;
- eine Pause: Der Deal bleibt offen, aber ohne weitere Erinnerungen, mit Wiedervorlage zu einem Datum, das vom Käufer kommt und nicht von uns;
- „verloren“ mit einem Grund, der beim nächsten Deal hilft (Verlustgründe, die etwas taugen).
Zwei Dinge ersetzt die Regel nicht. Für die Stille nach einem verschickten Angebot gibt es eine eigene Regel mit Datum, zweitem Kontakt und Frist bis „verloren“: wie Sie bei einem Angebot nachfragen, wenn keine Antwort kommt. Und Deals ganz ohne geplante nächste Aktivität sind ein anderes Problem, das stille Deals ohne nächste Aktivität behandelt.
Ein offener Deal, durchgerechnet
Ein offener Deal aus derselben Beispiel-Pipeline: „Lagerscanner“, 9500 €, Phase „Angebot verschickt“. Er hat 11 erledigte Aktivitäten, ist seit 74 Tagen angelegt, und die letzte erledigte Aktivität liegt 17 Tage zurück.
Lesart: 74 Tage sind etwa das 1,8-Fache des Medians von 41 Tagen. 11 Kontakte liegen über der Prüflinie (9) und einen Kontakt unter der Entscheidungslinie (12). Seit 17 Tagen hat niemand etwas getan, was als Aktivität zählt.
Was die Vertriebsleitung in dieser Woche entscheidet: Der Mitarbeiter ruft den Käufer an und fragt nach einem Entscheidungsdatum. Nennt der Käufer eines, wird es als nächste Aktivität eingetragen. Nennt er keines, ist der 12. Kontakt der letzte, und der Deal geht mit Grund auf „verloren“. Kein weiteres „wollte nur kurz nachhören“.
Und der Rest? Im Beispiel gibt es sechs offene Deals mit 2, 4, 6, 9, 10 und 11 Kontakten. Drei davon (9, 10, 11) stehen auf oder hinter der Prüflinie und kommen diese Woche auf den Tisch. Die anderen drei laufen weiter, ohne dass jemand nachfasst, nur weil der Kalender es sagt.
Wo die Rechnung bricht
28 gewonnene Deals sind eine kleine Stichprobe. Ein einziger Ausreißer verschiebt die Entscheidungslinie, deshalb lesen wir sie bei „fast alle“ ab und nicht bei „alle“: Die beiden Deals mit 13 und 15 Kontakten zählen mit, aber sie setzen die Linie nicht. Haben Sie deutlich weniger Gewinne als im Beispiel, ist die Linie vorerst eine Vermutung. Nehmen Sie dann den Median als Prüflinie und warten Sie mit der Entscheidungslinie ein Quartal.
Spät oder gar nicht erfasste Aktivitäten verfälschen alles. Trägt Ihr Team Anrufe erst am Freitag nach oder legt E-Mails nicht als Aktivität an, zählen Sie zu wenig, und Ihre Linien liegen zu tief. Die Zählung ist nur so gut wie die Disziplin beim abhaken. Immerhin zeigt sie Ihnen nebenbei, wo die fehlt.
Auch die Dealgröße verschiebt die Linie. Verkaufen Sie zwei Arten von Deals, etwa kleine Abos und Projektgeschäft, dann rechnen Sie getrennt: Eine gemeinsame Linie ist für die kleinen zu hoch und für die großen zu niedrig. Inbound und Outbound laufen ebenfalls unterschiedlich; liegt beides in einer Pipeline, trennen Sie auch hier. Und einmal pro Quartal rechnen Sie neu, weil Teams Preis, Zielgruppe und Mitarbeiter wechseln und die Linie vom letzten Jahr ein anderes Team beschreibt.
Eine Offenlegung, weil wir an dieser Stelle sonst nach dem Werkzeug gefragt werden: Wir bauen SalesBond, eine Ebene für die Vertriebssteuerung über dem CRM, das ein Team ohnehin nutzt; angefangen haben wir mit Pipedrive. Im Produkt Deal Health wird jeder Deal im verbundenen CRM gegen mehr als 20 Regeln geprüft, mit den Verstößen und dem, was zu tun ist. Das Produkt Sales GPS macht aus den Signalen einen priorisierten Plan für den Vertriebsmitarbeiter; eine angenommene Karte wird zu einer Aufgabe im CRM. Die Kontaktzählung an Ihren eigenen Gewinnen nimmt Ihnen kein Werkzeug ab, auch unseres nicht. Prüfen Sie Ihr CRM mit SalesBond.
Fangen Sie diese Woche mit den letzten 20 gewonnenen Deals an. Der Nachmittag lohnt sich auch dann wenn Ihre Linien ganz anders ausfallen als 9 und 12. Danach streiten Sie in der Pipeline-Besprechung nicht mehr darüber, ob ein Deal „noch lebt“, sondern lesen eine Zahl ab, die Ihr eigenes Team geschrieben hat.
