Seu processo de vendas real não é a lista de etapas de um post de blog. É o caminho que os seus negócios ganhos percorreram. Abra o histórico de alterações de cada negócio ganho nos últimos 12 meses, anote em ordem as etapas em que ele entrou e conte os caminhos. As etapas pelas quais quase toda venda passou são o seu processo; a etapa que muitas vendas pularam é opcional ou pertence a um único tipo de negócio. Os relatórios do Pipedrive não mostram isso, porque contam um negócio ganho como se tivesse passado por todas as etapas do funil.
A lista de etapas que todo mundo recomenda é o ponto de partida errado
Pesquise “processo de vendas” (ou “processo comercial”, como muita gente chama) e as primeiras páginas entregam a mesma coisa: de cinco a oito etapas genéricas (prospecção, qualificação, apresentação, proposta, negociação, fechamento, pós-venda) e o conselho de “adaptar à realidade da sua empresa”. Nenhuma diz como. Fora do Brasil, o mais perto que encontramos foi um guia polonês que manda analisar as últimas 20 ou 30 vendas fechadas e um blog espanhol que põe a conversão por fase entre os KPIs. Nenhum dos dois lê o caminho de cada negócio ganho.
Achamos que o ponto de partida é outro. A lista de etapas que está hoje no seu Pipedrive é uma hipótese: alguém a montou na implantação e, desde então, ninguém a comparou com os negócios que realmente fecharam. “A Demo é obrigatória” é uma crença do time. Os negócios ganhos têm a resposta, e ela pode ser outra.
Por que o relatório de funil não conta essa história
No relatório de conversão de negócios, um negócio ganho é considerado como tendo completado todas as etapas do funil, não importa em qual delas foi fechado; só os perdidos ficam parados na etapa em que morreram (Pipedrive, relatórios de conversão de negócios). O relatório de progresso faz parecido: a contagem de negócios que entraram em uma etapa inclui os que pularam essa etapa a caminho de uma posterior; o exemplo da própria ajuda é um negócio que vai da etapa dois direto para a cinco e aparece como se tivesse entrado na três e na quatro (Pipedrive, relatórios de progresso de negócios). No relatório de duração, quando um negócio é marcado como ganho antes de chegar ao fim do funil, todas as etapas são consideradas para ele (Pipedrive, relatórios de duração de negócios).
Junte as três regras: um time com 36 negócios ganhos verá 36 em cada etapa, mesmo que 15 deles nunca tenham passado pela Demo. A etapa pulada some dos relatórios.
O caminho real fica em um único lugar: a aba de histórico de alterações de cada negócio (Changelog, na área de histórico da visão detalhada), que lista as mudanças do item por data, inclusive as de etapa, de valor, de rótulo, de contato e da data de fechamento prevista (Pipedrive, visão detalhada do negócio). Não é um relatório, é uma lista por negócio; por isso o método é manual.
Como montar as etapas do processo de vendas a partir dos negócios ganhos
Quatro passos, todos de leitura, nenhum de configuração:
- Filtre os negócios com status ganho e data de fechamento nos últimos 12 meses. Se forem muitos, fique com os 20 ou 30 mais recentes.
- Abra cada negócio e vá ao histórico de alterações. Procure só as linhas de mudança de etapa.
- Anote as etapas em que o negócio entrou, na ordem, e a data de entrada em cada uma. A data serve na segunda parte do método.
- Agrupe os caminhos iguais e conte. “1-2-3-4-5” é um caminho; “1-2-4-5” é outro.
O histórico mostra o que mudou e quando, não por que o vendedor pulou a etapa. E nas páginas de ajuda que abrimos não há relatório nem exportação em massa do caminho de etapas, então não prometa isso ao time. Com 36 negócios, a leitura cabe em uma planilha simples: uma linha por negócio, uma coluna por etapa, a data de entrada na célula.
Exemplo: 36 negócios ganhos e uma Demo que 15 deles pularam
Os números abaixo são um exemplo montado por nós, não um benchmark. Time de seis vendedores, um funil (pipeline) no Pipedrive com cinco etapas nesta ordem: 1 Qualificado, 2 Conversa de descoberta, 3 Demo, 4 Proposta enviada, 5 Contrato enviado. Janela: negócios fechados nos últimos 12 meses.
Negócios ganhos: 36, valor total de R$ 540.000, média de R$ 15.000. Caminhos encontrados:
- 1-2-3-4-5, as cinco etapas: 14 negócios
- 1-2-4-5, sem Demo: 9
- 1-2-3-5, sem Proposta enviada: 5
- 1-2-4, ganho a partir de Proposta enviada, sem Contrato enviado: 6
- 1-3-4-5, sem Conversa de descoberta: 2
Ou seja, 22 dos 36 negócios ganhos (61%) não seguiram a sequência de cinco etapas. Por etapa, entraram em Qualificado 36 vendas; em Conversa de descoberta, 34; em Demo, 21; em Proposta enviada, 31; em Contrato enviado, 30 (100%, 94%, 58%, 86% e 83%). Pularam a Conversa de descoberta 2 vendas, a Demo 15, a Proposta enviada 5 e o Contrato enviado 6. As seis do caminho 1-2-4 pularam a Demo e o Contrato enviado, por isso contam nas duas.
Nossa regra de bolso, e é só isso: etapa central é a que pelo menos oito em cada dez vendas percorreram. Por ela, Qualificado, Conversa de descoberta, Proposta enviada e Contrato enviado são o processo. A Demo, com 21 de 36 (58%), fica abaixo do corte. Isso não manda apagar a etapa. Manda perguntar o que as 15 vendas que a pularam têm em comum.
Aqui a resposta estava no valor. As 21 vendas com Demo somam R$ 420.000, média de R$ 20.000; as 15 sem Demo somam R$ 120.000, média de R$ 8.000. A Demo parece uma etapa dos negócios maiores, não de todos. O CRM não sabe dizer por quê; os vendedores sabem, e é a eles que a pergunta vai na próxima reunião.
Para os mesmos 36 negócios, o relatório de funil do Pipedrive mostraria 36 em todas as etapas. Probabilidade por etapa a partir do histórico é outro cálculo, e ele está em previsão de vendas com probabilidade por etapa. Aqui contamos caminhos, não chances.
Em que etapa os negócios morrem
No exemplo, o maior grupo de negócios perdidos parou em Proposta enviada (17 de 54, ou 31%), não no início do funil. Essa é a segunda leitura, feita com os perdidos e os abertos. Perdidos na mesma janela: 54. Última etapa alcançada: Qualificado 11, Conversa de descoberta 12, Demo 9, Proposta enviada 17, Contrato enviado 5. As duas primeiras etapas juntas somam 23 de 54 (43%). Não calculamos taxa de ganho nem probabilidade a partir disso; a conta diz apenas em que etapa o cemitério é maior.
Agora as datas de entrada que você anotou. Para cada etapa, encontre a permanência máxima de um negócio ganho: o maior número de dias que alguma venda ficou ali e mesmo assim fechou. Essa é a nossa linha. No exemplo: Qualificado 9, Conversa de descoberta 12, Demo 14, Proposta enviada 21, Contrato enviado 10. Uma venda já ficou 21 dias em Proposta enviada e foi ganha; nenhuma ficou mais.
Negócios abertos hoje: 14, R$ 170.000 no total. Dias na etapa atual:
- Qualificado: 2, 4 e 31
- Conversa de descoberta: 5, 8 e 26
- Demo: 6 e 19
- Proposta enviada: 3, 12, 23 e 40
- Contrato enviado: 4 e 6
Cinco dos 14 passaram da linha: 31 dias em Qualificado (R$ 6.000), 26 em Conversa de descoberta (R$ 14.000), 19 em Demo (R$ 18.000), 23 e 40 em Proposta enviada (R$ 22.000 e R$ 16.000). Somam R$ 76.000, ou 45% dos R$ 170.000 abertos. Os outros nove somam R$ 94.000.
O recurso de apodrecimento (rotting) do Pipedrive não substitui essa conta. Ele é configurado por etapa, mas conta a partir da última atualização do negócio: concluir uma atividade, adicionar uma nota ou um arquivo e enviar ou receber um e-mail zeram o contador (Pipedrive, o recurso de apodrecimento). Ele mede inatividade, não dias na etapa. Um negócio com atividade fresca pode estar há cinco semanas na mesma etapa sem nenhum aviso.
Pegue o negócio “Sensores de cadeia fria, 3 unidades”, de R$ 22.000. Caminho no histórico: Qualificado, Conversa de descoberta, Proposta enviada, sem Demo, o mesmo caminho de nove das 36 vendas. Está há 23 dias em Proposta enviada, 2 dias além da linha de 21. A última atividade foi há 3 dias, então o apodrecimento não o marcaria. Ele entra na lista de revisão desta semana; o que fazer com ele é assunto dos critérios de saída de etapa.
A regra de revisão cabe em uma linha: “Negócio que está na etapa há mais tempo do que qualquer venda já ficou recebe um olhar nesta semana.”
De volta ao funil: o que muda no Pipedrive
O que o time do exemplo escreveu ao final: quatro etapas centrais (Qualificado, Conversa de descoberta, Proposta enviada, Contrato enviado) mais Demo para os negócios maiores. Contrato enviado ficou como etapa mas seis vendas foram fechadas direto de Proposta enviada, então a pergunta aos vendedores é se existe mesmo um passo de contrato nos negócios pequenos.
Na hora de mexer no funil a própria orientação do Pipedrive ajuda: nomear etapas por ações reais, como “Reunião agendada” ou “Proposta enviada”, em vez de rótulos amplos como “Em andamento”; criar menos etapas para manter o funil focado; e, se grupos do time trabalham de jeitos diferentes, criar funis separados, lembrando que mover negócios entre funis pode afetar a precisão dos relatórios (Pipedrive, como desenhar seu processo de vendas). Editar o funil exige permissão de administrador de negócios. Se a Demo dos grandes e o caminho curto dos pequenos forem de fato duas pistas, dois funis são mais honestos do que uma etapa que 15 vendas pulam.
Duas coisas ficam fora deste texto de propósito. O que precisa ser verdade para um negócio sair de cada etapa está em critérios de avanço de etapa no funil de vendas. Quantos contatos as vendas ganhas exigiram antes de fechar está em follow-up de vendas: quantos contatos até o negócio ganho.
Uma nota de transparência, já que chegamos a parte da ferramenta: o SalesBond é nosso. O Deal Health verifica cada negócio do CRM conectado com base em mais de 20 regras, mostra as violações e o que fazer; o Sales GPS transforma sinais em um plano priorizado para o vendedor, e aceitar um card cria uma tarefa no CRM. Nenhum dos dois lê o caminho de etapas por você: isso continua sendo planilha e conversa com o time. Verifique seu CRM com o SalesBond.
Quando a conta engana
A amostra é pequena. Com 36 vendas, um único negócio atípico muda a linha de uma etapa; antes de usar os 21 dias de Proposta enviada, confira se eles não vieram de uma exceção.
Etapa pulada nem sempre é atalho real. Às vezes o vendedor fez a Demo e não moveu o card, e o histórico registra o descuido, não o processo. Pergunte “vocês fizeram Demo nesses 15?” antes de olhar qualquer gráfico. Se a resposta for “fizemos, mas não marcamos”, o problema é outro: o de vendedores que não atualizam o CRM.
Definições que mudaram no meio da janela confundem a contagem: os caminhos de antes e de depois não se comparam. Negócios movidos para trás tambem. O relatório de progresso mostra só a etapa mais recente; a sua planilha precisa registrar as duas passagens.
E a sobrevivência. A contagem descreve as vendas; os perdidos podem ter feito o mesmo caminho. Uma etapa que muitas vendas pularam não está provada inútil, só opcional para aquele tipo de negócio. Quem decide apagá-la são os vendedores e o gerente de vendas, não a planilha.
Refaça a conta uma vez por trimestre. O processo real muda quando o time muda, e a lista que você escreveu hoje vale até a próxima leitura dos negócios ganhos.
