Si vos commerciaux ne remplissent pas le CRM, c’est le plus souvent parce que la fiche affaire leur demande des champs que personne ne lit, ni vous ni eux. Une relance de plus le lundi matin n’y changera rien.
Faites l’inverse. Choisissez les cinq ou six champs que vous regardez vraiment quand vous passez le pipeline en revue (étape, propriétaire, valeur, date de clôture prévue, prochaine activité). Rendez obligatoires seulement ceux qui comptent, à l’étape où ils comptent. Laissez le dernier contact et la prochaine étape venir des activités plutôt que de la saisie, masquez ou supprimez le reste, puis vérifiez le résultat une fois par semaine avec un seul filtre de liste.
Pourquoi le CRM reste vide : le problème est sur le formulaire
Prenez une fiche affaire à 17 champs. Dans la vraie vie, cinq sont lus. Les 12 autres sont recopiés de l’affaire précédente, devinés ou laissés vides. Et c’est le champ vide qui finit par ressembler à de la négligence, alors que personne n’a jamais dit à quoi il servait.
La réaction habituelle du manager, c’est le rappel : un message le vendredi, une remarque en réunion. Clint, un éditeur de CRM, l’écrit sans détour dans un article de juin 2026 : la relance règle le problème pour une semaine (Clint, blog). C’est un avis d’éditeur, pas une mesure.
Le diagnostic, lui, est déjà bien couvert en français. Dans Economie Matin (juin 2025), un auteur de l’éditeur Efficy décrit le CRM vécu comme du reporting, voire comme une surveillance. Aucun des articles que nous avons lus ne dit quels champs garder, lesquels enlever, ni comment vérifier ensuite. C’est l’objet de la suite.
Une question par champ : quelle décision échoue s’il reste vide ?
Rework, dans une page de ressources RevOps en allemand sur les champs obligatoires, pose la question que nous reprenons telle quelle : « quelle décision échoue si ce champ reste vide ? » (Rework, Pflichtfelder vs. nützliche Felder). La même page avertit que trop de champs obligatoires produisent une complétude de façade plutôt que de meilleures données. C’est une règle de praticien, sans étude derrière, et nous la la trouvons juste.
Ouvrez la liste des champs de votre fiche affaire dans Pipedrive et passez-les un par un. Chacun reçoit l’un de ces trois verdicts :
- garder, si vous le lisez chaque semaine ou s’il alimente un filtre, un rapport ou une automatisation que quelqu’un regarde ;
- dériver, quand la donnée existe déjà dans les activités et que personne n’a besoin de la taper une deuxième fois ;
- supprimer ou masquer, s’il n’alimente rien. Quand il a un propriétaire hors des ventes, la question lui revient avant toute suppression.
Pour les cas douteux, Pipedrive donne un indice aux administrateurs. Ouvrez le champ et utilisez « View field stats » : vous y voyez les dates de création et de mise à jour, où le champ est rempli et dans quels filtres il sert (Pipedrive, champs personnalisés). Un champ absent de tout filtre, que personne n’a touché depuis des mois, a déjà rendu son verdict.
Les cinq champs qu’un manager lit le lundi
Notre liste: l’étape, le propriétaire de l’affaire, la valeur, la date de clôture prévue et la date de prochaine activité. Cinq champs, dont un qui ne se tape pas.
L’étape dit où en est l’affaire. Le propriétaire dit à qui poser la question. La valeur et la date de clôture prévue font la prévision ; sans elles, la revue de pipeline n’a pas de chiffre à discuter. La date de prochaine activité dit si quelqu’un a prévu de faire quelque chose. Le reste, c’est du contexte que vous demandez de vive voix quand une affaire sort du lot.
Nous ne sommes pas seuls à arriver là. Wati, un éditeur de CRM orienté WhatsApp, conseille dans un guide du 26 août 2026 de garder peu de champs obligatoires et de partir de l’indispensable : étape, responsable, besoin, prochaine étape, date de retour (Wati, guide). C’est la liste d’un praticien, pas une norme. Elle recoupe la nôtre sur l’étape, le responsable et la suite à donner ; leur « besoin », chez nous, passe en note.
Il existe d’ailleurs un champ que les commerciaux remplissent sans qu’on insiste : le motif de perte, parce que c’est une liste courte. Nous avons détaillé quels motifs de perte tiennent dans Pipedrive, et le principe vaut pour tout champ à choix.
Ce que Pipedrive tient déjà à jour, et ce qu’il ne fait pas
Trois champs manuels disparaissent dès que vous regardez ce que Pipedrive affiche sans saisie. La date de prochaine activité (« Next activity date » dans l’aide de Pipedrive) donne la date de la prochaine activité planifiée et pas encore marquée comme terminée. La date de dernière activité (« Last activity date ») donne celle de la dernière activité marquée comme terminée. La date de mise à jour (« Update time ») correspond à la dernière modification de la fiche : activité créée, champ modifié, changement d’étape (Pipedrive, activités, page mise à jour le 23 septembre 2026). Un champ « Dernier contact » tapé à la main fait donc double emploi avec la dernière activité, à condition que le commercial marque ses activités comme terminées.
Les champs obligatoires, eux, ont des limites à connaître avant de s’y fier. Un administrateur global disposant des droits sur les paramètres du compte les règle par pipeline et par étape. Quand un utilisateur déplace une affaire vers une étape sans la donnée demandée, Pipedrive l’invite à la compléter. C’est tout : la fonction n’empêche pas une affaire d’avancer si les champs sont modifiés par import, modification groupée, API, automatisation ou intégration tierce. Elle est disponible à partir du plan Professional (Pipedrive, champs obligatoires). Un champ obligatoire est une invite, pas une barrière. Le contrôle, c’est la vérification hebdomadaire.
Pour faire le ménage, deux gestes. La suppression d’un champ personnalisé passe par le menu du compte, les préférences personnelles, les champs de données, puis le « … » à côté du champ. Pipedrive prévient que supprimer un champ efface aussi ses données existantes, d’où l’intérêt de regarder ses statistiques avant. Choisir dans quels pipelines un champ est visible ou masqué relève du plan Premium (même page d’aide). Et si vous voulez seulement alléger votre propre écran, le « … » en haut de la vue détaillée permet de gérer les sections de la barre latérale ; ce réglage ne concerne que votre compte utilisateur (Pipedrive, barre latérale). C’est une vue personnelle, pas une règle d’équipe.
Champs obligatoires : à l’étape qui en a besoin, pas à la création
Rework le dit en un mot, « stufenbasiert », par étape, et nous sommes d’accord. Demandez la valeur et la date de clôture prévue quand l’affaire atteint l’étape où la prévision va s’en servir, pas quand le commercial crée la fiche après un premier appel.
Pourquoi ? Un commercial à qui l’on demande une valeur qu’il ne connaît pas encore en invente une. Nous pensons qu’une valeur inventée est pire qu’une valeur vide : la case vide, vous la voyez, alors que le chiffre inventé part dans la prévision. Même logique pour la date de clôture.
Les champs obligatoires par étape sont, côté Pipedrive, la traduction des critères de sortie d’étape. Nous les avons traités dans quels critères pour quitter une étape du pipeline et n’y revenons pas ici.
L’exemple chiffré : 17 champs, six commerciaux, 48 affaires
Un exemple illustratif, pas une mesure ni un client. Une équipe de six commerciaux sur Pipedrive, 48 affaires ouvertes, une fiche affaire à 17 champs.
La revue donne 5 champs à garder (étape, propriétaire, valeur, date de clôture prévue, date de prochaine activité), 3 à dériver et 9 à supprimer ou masquer. Les trois dérivés sont des champs manuels, « Dernier contact », « Date de prochaine étape » et « Note de dernière mise à jour », remplacés par la date de dernière activité, la date de prochaine activité et la date de mise à jour que Pipedrive affiche lui-même. 5 + 3 + 9 = 17.
Prenez une affaire de cette équipe : aménagement de bureaux sur trois étages, étape « Proposition envoyée », valeur 12 000 €, date de clôture prévue déjà passée, dernière activité marquée terminée il y a 23 jours, aucune prochaine activité. Sur l’ancienne fiche, elle avait l’air complète. Les 17 champs étaient remplis, et le commercial avait écrit « Dernier contact : hier » à propos d’un appel vieux de 23 jours. Sur la nouvelle vue, elle apparaît comme un trou, parce que la date de dernière activité et la prochaine activité vide ne sont tapées par personne.
Premier contrôle hebdomadaire sur les 48 affaires : 11 ont une date de clôture prévue dépassée, 9 n’ont pas de prochaine activité, 4 sont dans les deux cas. Cela fait 7 + 4 + 5 = 16 affaires à discuter, et 32 qui ne sont pas à l’ordre du jour cette semaine.
Champs obligatoires après la revue : la valeur et la date de clôture prévue, à partir de « Proposition envoyée ». Deux champs, à une seule étape, et rien à la création.
Le contrôle du lundi : dix minutes, deux conditions
Une vue de liste des affaires ouvertes, deux conditions : la date de clôture prévue est passée, et il n’y a pas de prochaine activité. Dans Pipedrive les filtres rapides existent dans la vue liste des affaires. Vous ajoutez chaque condition avec « Add condition », jusqu’à dix à la fois, et les opérateurs proposés dépendent du type de champ (Pipedrive, filtres rapides). Pour chacune des deux conditions, prenez l’opérateur que le filtre vous propose sur ce type de champ.
Ce qui ressort, c’est la conversation du lundi. Le reste n’est pas discuté.
Et un champ vide, dans cette liste, est une question au commercial, jamais un reproche. « Il n’y a pas de prochaine activité sur cette affaire, où en est-on ? » suffit.
Si vous avez déjà une routine sur les affaires sans prochaine action, gardez-la : elle couvre la deuxième condition, et nous l’avons décrite dans les affaires dormantes sans prochaine action. La revue de pipeline hebdomadaire complète est un autre exercice (notre déroulé de revue de pipeline dans Pipedrive). Le contrôle décrit ici tient en deux conditions et s’arrête là.
Là où ça coince
Trois cas où la revue des champs demande plus de prudence.
Un champ que quelqu’un utilise hors des ventes ne se supprime pas sur votre seul verdict. La facturation lit peut-être le numéro de bon de commande. Posez la question au propriétaire du champ ; s’il le lit, le champ reste, même si vous ne le regardez jamais.
Le « dernier contact » saisi à la main est parfios la seule trace d’un appel passé depuis un téléphone personnel, sans activité créée dans Pipedrive. Si votre équipe travaille ainsi, la date de dernière activité ne dira pas la vérité tant que l’appel n’est pas enregistré comme activité et marqué terminé. C’est cette habitude qu’il faut demander, pas le champ texte.
Une très petite équipe garde parfois un sixième ou un septième champ, et c’est très bien. Cinq ou six est notre recommandation, pas un standard. Le test de la décision qui échoue compte plus que le nombre.
Par où commencer cette semaine
Ouvrez la liste des champs de votre fiche affaire, posez à chacun la question de la décision qui échoue et notez le verdict à côté. Gardez la suppression pour après avoir vu les statistiques du champ et parlé à son propriétaire. Le filtre, lui, attendra lundi.
Chez SalesBond, le produit Deal Health assure ce contrôle qualité des affaires en continu, mais la revue des champs décrite ici se fait sans lui ; si vous voulez voir ce qu’il ajoute, commencez avec SalesBond.
