Plan sprzedaży na kwartał najprościej policzyć od końca, z wygranych szans, w czterech krokach. Podziel cel przez średnią wartość wygranej szansy, a dostaniesz liczbę szans do wygrania. Podziel ją przez skuteczność sprzedaży (win rate), a dostaniesz liczbę szans, które muszą być w grze. Odejmij szanse już otwarte: tyle trzeba jeszcze utworzyć. Na koniec cofnij się od ostatniego dnia kwartału o medianę cyklu sprzedaży – to ostatnia data, w której nowa szansa ma jeszcze normalne prawdopodobieństwo zamknięcia w tym kwartale. Na przykładzie poniżej cel 216 000 zł na pierwszy kwartał wymaga 18 wygranych szans, 52 szanse w grze i 30 nowych, a te nowe muszą istnieć do 30 stycznia 2027 r.
Wiele planów powstaje inaczej: zeszły rok plus procent. Taki plan da się podważać tylko na wyczucie. Plan policzony od końca ma cenę w szansach i datę, więc rozmowa przenosi się na fakty: czy 52 szanse w grze to realne dla czterech handlowców? Uważamy, że dopiero wtedy cel wymyślony przy biurku staje się czymś, o co zespół może się uczciwie spierać.
Plan sprzedaży od końca: cztery kroki w jednej tabeli
Trzy liczby wejściowe masz już w zamkniętych szansach: średnią wartość wygranej szansy, skuteczność sprzedaży liczoną sztukami i medianę dni od utworzenia szansy do wygranej. Czwarta to szanse otwarte w dniu planowania. Reszta to dzielenie i jedno odejmowanie.
| Krok | Wzór | Przykład |
|---|---|---|
| Szanse do wygrania | cel ÷ średnia wartość wygranej szansy | 216 000 zł ÷ 12 000 zł = 18 |
| Szanse w grze | szanse do wygrania ÷ skuteczność sprzedaży | 18 ÷ 0,35 = 51,4 → 52 |
| Szanse do utworzenia | szanse w grze − szanse już otwarte | 52 − 22 = 30 |
| Ostatnia data utworzenia | koniec kwartału − mediana cyklu | 31 marca 2027 r. − 60 dni = 30 stycznia 2027 r. |
| Tempo tygodniowe | szanse do utworzenia ÷ tygodnie do tej daty | 30 ÷ 10,7 = 2,8, czyli około 3 tygodniowo |
Wypełnienie tej tabeli własnymi liczbami zajmuje około dziesięciu minut. Pod jednym warunkiem: statusy wygrana/przegrana i daty na szansach muszą być w porządku.
Skąd wziąć trzy liczby wejściowe
Kohorta to szanse zamknięte w ostatnim pełnym kwartale: ze statusem wygrana albo przegrana i z datą zamknięcia wewnątrz okresu. Szanse otwarte do kohorty nie wchodzą. Jeśli wygranych w jednym kwartale jest mało, weź cztery ostatnie kwartały. To kwestia oceny, nie reguła Pipedrive.
Średnia wartość wygranej szansy to przychód z wygranych podzielony przez liczbę wygranych. Liczyliśmy ją już na tym samym wymyślonym zespole w tekście o wskaźnikach sprzedaży z pól szansy w CRM, więc tu tylko bierzemy wynik.
Skuteczność sprzedaży liczona sztukami to wygrane ÷ (wygrane + przegrane). Dlaczego w mianowniku nie ma szans otwartych, wyjaśnia osobny tekst o mianowniku skuteczności sprzedaży.
Mediana cyklu sprzedaży: dla każdej wygranej szansy data wygranej minus data utworzenia, potem mediana z tych różnic. W Pipedrive obie daty są na każdej szansie i dają się wyeksportować; w API szans to pola add_time i won_time (Pipedrive Developers: Deals API).
Te trzy liczby są tyle warte, ile statusy i daty na szansach. Jeśli handlowcy zamykają przegrane hurtem raz na kwartał, mediana cyklu i skuteczność pokażą coś, czego w lejku nie było. O tym, jak sprawić, żeby pola były uzupełniane na bieżąco, pisaliśmy osobno.
Przykład: czterech handlowców, jeden lejek, cel 216 000 zł
Liczby są wymyślone na potrzeby ilustracji; to ten sam zespół, co w tekście o wskaźnikach. Czterech handlowców, jeden lejek w Pipedrive. Ostatni pełny kwartał, od 1 lipca do 30 września 2026 r.: 40 zamkniętych szans, 14 wygranych, 26 przegranych, przychód z wygranych 168 000 zł. Stąd średnia wartość wygranej szansy 168 000 zł ÷ 14 = 12 000 zł, skuteczność sprzedaży 14 ÷ 40 = 35%, mediana cyklu 60 dni. Dzień planowania: 16 listopada 2026 r., otwartych szans w lejku: 22. Cel właściciela na pierwszy kwartał 2027 r. (od 1 stycznia do 31 marca): 216 000 zł przychodu z wygranych, czyli o 48 000 zł więcej niż w ostatnim kwartale, +28,6%.
- Szanse do wygrania: 216 000 zł ÷ 12 000 zł = 18. W ostatnim kwartale było 14, więc o 4 więcej; 4,5 na handlowca.
- Szanse w grze: 18 ÷ 0,35 = 51,4, zaokrąglamy w górę do 52. W ostatnim kwartale zamknęło się 40, więc w grze musi być o 12 szans więcej, +30%; 13 na handlowca.
- Szanse do utworzenia: 52 − 22 = 30. Te 22 otwarte liczymy po płaskich 35% i to uproszczenie trzeba powiedzieć na głos: szansa na etapie negocjacji ma większe prawdopodobieństwo niż szansa dopiero zakwalifikowana. Jak je ważyć, opisaliśmy w tekście o prawdopodobieństwie etapu liczonym z historii.
- Ostatnia data utworzenia: 31 marca 2027 r. minus 60 dni to 30 stycznia 2027 r. Od 16 listopada do 30 stycznia jest 75 dni, czyli 10,7 tygodnia. Tempo: 30 ÷ 10,7 = 2,8, około 3 nowe szanse tygodniowo.
Tyle. Cel, który brzmiał jak jedna liczba, ma teraz cenę: 18 wygranych, 52 w grze, 30 nowych do 30 stycznia, około trzech tygodniowo, licząc od dnia planowania.
Data startu: od końca kwartału cofnij się o cykl
Ostatnią datę utworzenia szansy daje koniec kwartału minus mediana cyklu: w przykładzie 30 stycznia 2027 r. Tylko że mediana to połowa. Mniej więcej połowa wygranych szans trwała dłużej niż 60 dni, więc szansa utworzona 30 stycznia ma prawdopodobieństwo zamknięcia w kwartale zbliżone do rzutu monetą, a nie pewne. Dlatego liczymy też wariant ostrożny, z cyklem 90 dni zamiast 60. Ostatnia data utworzenia przesuwa się wtedy na 31 grudnia 2026 r., od 16 listopada zostaje 45 dni, czyli 6,4 tygodnia, a tempo rośnie do 30 ÷ 6,4 = 4,7, około 5 nowych szans tygodniowo. Te dwie liczby, 3 i 5, to widełki, w których zespół naprawdę musi się zmieścić.
Z tempa wynika data startu. Weźmy linię 60 dni: 30 nowych szans ma istnieć przed 30 stycznia. Zespół, który dodaje 7 szans tygodniowo, potrzebuje na to 4,3 tygodnia, czyli 30 dni, i może ruszyć najpóźniej 31 grudnia 2026 r. Przy 5 tygodniowo to 6 tygodni (42 dni) i start 19 grudnia. Przy 3 tygodniowo – 10 tygodni, 70 dni, start 21 listopada. Przy 2 tygodniowo trzeba by 15 tygodni, czyli 105 dni, a więc zacząć 17 października 2026 r.
Ten ostatni wariant jest tu celowo. 17 października już minął, bo planujemy 16 listopada: przy dwóch szansach tygodniowo cel po prostu nie mieści się w kwartale i żadna rozmowa o motywacji tego nie zmieni. Przy trzech trzeba ruszyć 21 listopada, czyli za kilka dni. Dlatego plan na pierwszy kwartał robi się w listopadzie, a nie na pierwszym spotkaniu w styczniu.
Szanse utworzone po 30 stycznia nie są bezwartościowe. Mają mniejsze prawdopodobieństwo zamknięcia w terminie i większe, że wylądują w wyniku następnego kwartału.
Co najbardziej rusza planem
Zanim zespół zacznie dyskutować o celu, warto sprawdzić która liczba wejściowa najmocniej rusza wynikiem. Przy wszystkich innych danych bez zmian skuteczność 30% zamiast 35% daje 18 ÷ 0,30 = 60 szans w grze, czyli 38 do utworzenia. Skuteczność 40% daje 18 ÷ 0,40 = 45 szans w grze, 23 do utworzenia. Pięć punktów procentowych w jedną albo drugą stronę to kilkanaście szans różnicy między skrajnymi wariantami. Tyle właśnie kosztuje optymizm albo pesymizm w jednym polu arkusza.
Średnia wartość wygranej szansy działa podobnie. Przy 10 000 zł zamiast 12 000 zł potrzeba 216 000 zł ÷ 10 000 zł = 21,6, w górę do 22 wygranych, a stąd 22 ÷ 0,35 = 62,9, w górę do 63 szans w grze.
Wniosek na planowanie: spierać się o dane wejściowe, nie o cel. Jeśli ktoś twierdzi, że w pierwszym kwartale skuteczność będzie wyższa, niech powie, co się zmieniło. Jeśli kierownik sprzedaży uważa, że średnia wartość spadnie, bo w lejku przybyło mniejszych klientów to też jest argument na liczbach, a nie na wrażeniu.
Sprawdź plan z poprzednim kwartałem
Ostatni test jest najprostszy i najczęściej pomijany: postaw łańcuch obok faktów z z ostatniego kwartału. 18 wygranych wobec 14. 52 szanse w grze wobec 40 zamkniętych, czyli +12, +30%. 216 000 zł wobec 168 000 zł, czyli +28,6%.
Tak wygląda ambitny cel w języku lejka: nie „28,6% więcej przychodu”, tylko „30% więcej szans w grze”. Na to pytanie handlowcy umieją odpowiedzieć. Skąd weźmiemy 12 szans więcej niż ostatnio? Z nowego źródła leadów, z odnowień, z klientów, którzy odpadli w zeszłym kwartale? Jeśli zespół nie potrafi pokazać, skąd przyjdzie tych 12 szans, trzeba otwarcie zmienić cel albo założenia.
Czego nie robić: po cichu podnieść skuteczności w arkuszu z 35% na 40%, żeby liczby się zgadzały. Taki plan wygląda dobrze do końca stycznia, a w marcu nikt nie pamięta, skąd wzięło się 40%.
Ograniczenia, raz i bez owijania. Jeden kwartał z 14 wygranymi to cienka próbka; jeśli masz cztery kwartały, licz na czterech. Łańcuch zakłada ten sam skład zespołu, ten sam miks klientów i tę samą skuteczność, co ostatnio. I nie przewiduje wyniku kwartału. Mówi tylok, ile pracy trzeba włożyć, żeby cel w ogóle był w zasięgu.
Dwa cele sprzedażowe w Pipedrive, żeby plan nie został w arkuszu
W Pipedrive cele ustawia się w Insights: przycisk „+ Utwórz” („+ Create”), potem „Cel” („Goal”). Polskie nazwy pochodzą z polskiego centrum pomocy, które Pipedrive tłumaczy maszynowo, więc w twoim interfejsie mogą brzmieć trochę inaczej; w nawiasach angielskie oryginały. Cel dla szans może liczyć szanse dodane („Dodane”, „Added”), szanse, które weszły na dany etap („Przesunięte”, „Progressed”), albo wygrane („Wygrane”, „Won”), sztukami lub wartością (Pipedrive: Insights – cele). Do naszego łańcucha wystarczą dwa.
Cel 1: „Wygrane”, metryka śledzenia: wartość, 216 000 zł, częstotliwość kwartalna, czas trwania od 1 stycznia do 31 marca 2027 r., przypisany do całej firmy. Jeśli wolisz cel na handlowca, 216 000 zł ÷ 4 daje 54 000 zł na osobę; to już nasz rachunek, nie Pipedrive. Wygrane liczone wartością pojawiają się też w raporcie prognozy przychodów.
Cel 2: „Dodane”, metryka śledzenia: liczba, około 3 tygodniowo, częstotliwość tygodniowa, ten sam lejek. Ten cel pilnuje daty startu. Jeśli w tygodniu po 21 listopada słupek pokazuje jedną nową szansę zamiast trzech, wiesz o tym w poniedziałek, a nie w marcu.
Każdy cel ma kilka wspólnych pól: osoba przypisana (użytkownik, zespół albo cała firma), lejek (jeden lub kilka), częstotliwość (tygodniowa, miesięczna, kwartalna, roczna) oraz czas trwania z datą początku i końca. Przy zdefiniowanej dacie końca można włączyć sezonowość celu („Określ cele dla poszczególnych okresów”, „Specify individual period goals”) i wpisać inny cel na każdy okres. Postęp widać na wykresie słupkowym, a sam cel można dodać do pulpitu.
Centrum pomocy mówi też wprost o ograniczeniach. Cele zespołowe są dostępne od planu Premium wzwyż, a cele prognozy (przychód z ważonej wartości szans otwartych i wygranych, według prawdopodobieństwa i etapu) od planu Growth wzwyż. Cel dla całej firmy wymaga uprawnień do szans i uprawnień administratora globalnego, a to, kto widzi który cel, zależy od roli i dostępu do statystyk. Najważniejsze jest jednak co innego: cel w Pipedrive nie zna łańcucha. Pokazuje postęp do liczby, którą wpiszesz; skąd wzięło się 216 000 zł i dlaczego 3 tygodniowo, wie tylko twój arkusz.
Jeśli wolisz, żeby cel, bieżąca realizacja, prognoza i luka do celu stały obok siebie z jawnymi założeniami, okresem i walutą, tak działa moduł Sales Plan w SalesBond, warstwie zarządzania sprzedażą nad CRM, z którego zespół już korzysta. Zacznij z SalesBond.
Czego ten rachunek nie robi, też warto powiedzieć na planowaniu. Nie waży szans etapami: wszystkie 22 otwarte liczy po 35%. Nie mierzy trafności prognozy, bo to inne pytanie. I liczy sztuki, nie wartość lejka. Na najbliższe planowanie wystarczy więc przynieść trzy liczby z zamkniętych szans i tabelę z pięcioma wierszami. Jeśli ktoś powie, że cel jest za wysoki, pokaż wiersz z 52 szansami i zapytaj, który z czterech handlowców dołoży swoje 13. O to już da się spierać na faktach.
