Sześć wskaźników sprzedaży da się policzyć z pól, które każda szansa w CRM i tak ma. To przychód z wygranych szans w okresie, średnia wartość wygranej szansy, skuteczność sprzedaży liczona wartością obok skuteczności liczonej sztukami, wartość przegranych szans według etapu, na którym przepadły, przychód z wygranych na właściciela szansy oraz liczba wykonanych aktywności na wygraną i na przegraną szansę.
Na przykładzie niżej (40 szans zamkniętych od 1 lipca do 30 września) wychodzi: 168 000 zł wygranych, 12 000 zł średnio na szansę, 28,6% wartością wobec 35% sztukami, 150 000 zł z 420 000 zł przegranych na etapie „Oferta”, 42% przychodu od jednego handlowca i 11 aktywności na wygraną szansę wobec 8 na przegraną.
Do miesięcznego przeglądu sprzedaży nie potrzeba hurtowni danych ani nowego pola. Potrzeba wypełnionych pól i sześciu linijek arytmetyki. Każda liczba poniżej jest dokładnie tak dobra, jak pola, z których ją policzono, a o tym, które pola szansy zespół ma uzupełniać i jak tego dopilnować, pisaliśmy osobno.
Jakie pola wystarczą
Zanim policzysz cokolwiek, sprawdź, czy twój CRM ma te pola i czy są wypełnione przy zamknięciu szansy. Dokumentacja API Pipedrive wymienia wśród pól szansy kwotę, status (wygrana albo przegrana), datę zamknięcia, właściciela szansy, etap i liczbę wykonanych aktywności (dokumentacja API Pipedrive). Datę utworzenia szansy Pipedrive pokazuje choćby w domyślnym filtrze raportów.
| Wskaźnik | Pola | Wzór |
|---|---|---|
| Przychód z wygranych w okresie | kwota, status, data zamknięcia | suma kwot szans ze statusem wygrana i datą zamknięcia w okresie |
| Średnia wartość wygranej szansy | kwota, status, data zamknięcia | przychód z wygranych / liczba wygranych |
| Skuteczność sprzedaży wartością | kwota, status, data zamknięcia | wartość wygranych / (wartość wygranych + wartość przegranych) |
| Wartość przegranych według etapu | kwota, status, etap, data zamknięcia | suma kwot przegranych pogrupowana po etapie w chwili przegranej |
| Przychód z wygranych na właściciela | kwota, status, właściciel szansy, data zamknięcia | suma kwot wygranych pogrupowana po właścicielu szansy |
| Aktywności na szansę: wygrane wobec przegranych | liczba wykonanych aktywności, status | aktywności przy wygranych / liczba wygranych, to samo dla przegranych |
| Skuteczność sprzedaży sztukami | status, data zamknięcia | wygrane / (wygrane + przegrane) |
| Długość cyklu sprzedaży | data utworzenia, data zamknięcia, status | data zamknięcia minus data utworzenia, po wygranych szansach |
Osiem wierszy, siedem pól. Jeśli któreś z nich jest u ciebie puste w połowie szans, odpowiedni wiersz po prostu skreśl na ten miesiąc, zamiast liczyć coś, w co sam nie wierzysz.
Najpierw kohorta, potem liczby
Wszystkie sześć wskaźników liczy się na tym samym zbiorze szans, więc warto go ustalić raz. Okres to kwartał kalendarzowy. Do zbioru wchodzą szanse, których status zmienił się na wygraną albo przegraną w tym kwartale i których data zamknięcia mieści się w kwartale. Nie ma znaczenia, kiedy szansa powstała. Otwartych szans nie ma w żadnej z sześciu liczb, bo otwarta szansa nie ma jeszcze wyniku, a liczba bez wyniku to prognoza, nie wskaźnik.
Przykład, na którym liczymy dalej, jest wymyślony na potrzeby artykułu. Zespół czterech handlowców (Handlowiec 1 do Handlowiec 4), jeden lejek w Pipedrive z czterema etapami: „Kwalifikacja”, „Demo”, „Oferta”, „Negocjacje”. Kwartał od 1 lipca do 30 września. W tym czasie zamknięto 40 szans: 14 wygranych i 26 przegranych.
Kwoty wygranych szans, z pola kwoty, posortowane: 6000, 7500, 8000, 9000, 9500, 10 000, 11 000, 12 000, 13 000, 14 000, 15 000, 17 000, 17 000 i 19 000 zł. Wykonane aktywności podpięte do szans w chwili zamknięcia: 154 przy wygranych, 208 przy przegranych. Resztę danych podamy przy każdym wskaźniku.
Sześć wskaźników sprzedaży na jednym kwartale
1. Przychód z wygranych szans w okresie
Suma kwot czternastu wygranych szans: 168 000 zł. To liczba, od której zaczyna się każdy przegląd.
Jej słabość: CRM sumuje kwotę taką, jaka była wpisana w chwili zamknięcia. Rabat wynegocjowany po ostatniej edycji pola jest niewidoczny. Jeśli handlowcy aktualizują kwotę dopiero przy ofercie, a potem już nie przychód z CRM będzie zawyżony względem faktur.
2. Średnia wartość wygranej szansy
168 000 zł podzielone przez 14 szans daje 12 000 zł. Mediana tych samych czternastu szans to 11 500 zł (środek między siódmą i ósmą: 11 000 i 12 000).
Przy czternastu szansach jedna szansa za 19 000 zł przesuwa średnią o około 500 zł: bez niej średnia spada do 11 462 zł. Dlatego obok średniej zawsze pokazuj liczbę szans. Przyda się jeszcze jedna liczba: średnia przegrana szansa to 420 000 zł podzielone przez 26, czyli 16 154 zł, więcej niż średnia wygrana. Wrócimy do tego za chwilę.
3. Skuteczność sprzedaży wartością, obok skuteczności sztukami
Skuteczność sprzedaży (win rate) sztukami to wygrane podzielone przez wygrane plus przegrane: 14 / 40 = 35%. Dlaczego w mianowniku są tylko zamknięte szanse, wyjaśniamy w osobnym tekście o mianowniku skuteczności.
Ta sama miara liczona wartością: 168 000 zł wygranych podzielone przez 588 000 zł wszystkich zamkniętych (168 000 + 420 000) daje 28,6%. Różnica między 35% a 28,6% bierze się z tego, że przegrane szanse są średnio większe (16 154 zł wobec 12 000 zł). Zespół wygrywa częściej te mniejsze. Widać to dopiero, gdy obie liczby stoją obok siebie.
Ograniczenie: skuteczność wartością zależy od kilku dużych szans. Jedna wygrana za 19 000 zł albo jedna przegrana za 100 000 zł przestawia ją bardziej niż dziesięć małych. Czytaj ją zawsze razem z wersją sztukami.
4. Wartość przegranych szans według etapu
Dla każdej przegranej szansy bierzesz etap, na którym stała w chwili oznaczenia jako przegrana, i sumujesz kwoty w grupach:
| Ostatni etap | Przegrane szanse | Wartość przegranych |
|---|---|---|
| Kwalifikacja | 8 | 72 000 zł |
| Demo | 7 | 98 000 zł |
| Oferta | 7 | 150 000 zł |
| Negocjacje | 4 | 100 000 zł |
| Razem | 26 | 420 000 zł |
Najwięcej pieniędzy przepada na etapie „Oferta”: 150 000 zł z 420 000 zł, czyli 36%. Najwięcej szans sztukami ginie na etapie „Kwalifikacja” (osiem), ale to najmniejsze pieniądze (72 000 zł). Gdyby ten zespół liczył tylko sztuki, poszedłby naprawiać kwalifikację. Pieniądze pokazują, że problem jest przy ofercie.
Dwa zastrzeżenia. Etap w chwili przegranej jest tyle wart, ile dyscyplina przesuwania szans między etapami, więc kryteria przejścia między etapami wpływają na tę liczbę bezpośrednio. I ta tabela mówi, gdzie tracisz pieniądze, nie dlaczego; do „dlaczego” służy pole powodu przegranej.
5. Przychód z wygranych na właściciela szansy
Te same 14 wygranych szans pogrupowane po właścicielu: Handlowiec 1 pięć szans za 70 000 zł, Handlowiec 2 cztery szanse za 48 000 zł, Handlowiec 3 trzy szanse za 30 000 zł, Handlowiec 4 dwie szanse za 20 000 zł. Pierwszy handlowiec odpowiada za 42% przychodu z wygranych (70 000 / 168 000), dwóch pierwszych razem za 118 000 zł, czyli 70%.
Z tą liczbą łatwo zrobić krzywdę. Właściciel to ten, kto ma szansę teraz: przepięta szansa idzie na konto obecnego właściciela, nie tego, kto ją prowadził przez pół roku. Przychód na handlowca odzwierciedla też terytorium i wielkość klientów, nie samą sprawność sprzedawania. Dlatego obok przychodu stawiaj liczbę zamkniętych szans każdego handlowca, wygranych i przegranych razem: tu 12, 10, 10 i 8. Handlowiec 4 zamknął osiem szans i wygrał dwie; to inna rozmowa niż „zrobił 20 000 zł”.
6. Wykonane aktywności na szansę: wygrane wobec przegranych
154 aktywności przy wygranych podzielone przez 14 daje 11 na wygraną szansę. 208 przy przegranych podzielone przez 26 daje 8 na przegraną. To jedyny z sześciu wskaźników, który nie opisuje wyniku, tylko pracę po drodze, i dlatego jest najbardziej kuszący.
Uważamy, że trzeba go czytać najostrożniej. To zależność, nie przyczyna. Szansa, która żyje dłużej, zbiera więcej aktywności, a przegrane, które umarły wcześnie, miały na na nie mniej czasu. Zanim z 11 wobec 8 wyciągniesz wniosek, porównaj szanse w podobnym wieku albo na tym samym etapie. Zdanie „więcej aktywności wygrywa szanse” z tych danych nie wynika.
Raport sprzedaży w Pipedrive bez narzędzia BI
Część tych liczb daje Insights, część wymaga eksportu listy szans do arkusza. Z dokumentacji Pipedrive (Insights: typy raportów) raporty o szansach to Deal performance, Deal conversion, Deal duration, Deal progress i Deal products, a wśród raportów o aktywnościach jest Activities performance. Dostępne typy zależą od planu i włączonych dodatków, a to, co widzi użytkownik, od ustawień widoczności i uprawnień.
Raport Deal performance pokazuje, ile szans zostało rozpoczętych, wygranych i przegranych; domyślny filtr to szanse utworzone w tym roku, a wykres zmienia się opcjami „view by, measure by, segment by” (Insights: deal performance). Dokumentacja opisuje liczby sztuk, więc nie zakładaj, że sumę wartości dostaniesz tym samym raportem, dopóki nie sprawdzisz na swoim planie.
Raport Deal conversion w widoku lejka pokazuje przy każdym etapie odsetek szans, które do niego dotarły, a ogólną skuteczność u góry. Przegrane to szanse, które zatrzymały się na konkretnym etapie. Widok wygranych i przegranych można grupować po polach daty, na przykład czasie zamknięcia, i po polach szansy, na przykład właścicielu; pola niestandardowe w kreatorze wizualnym mają tylko plany Premium i wyższe (Insights: deal conversion). Najbliżej mu do wskaźników 4 i 5, ale w sztukach, a kwoty i tak weźmiesz z eksportu. Domyślny filtr bierze przy tym szanse utworzone w tym roku, a nasza kohorta to szanse zamknięte w kwartale. Filtr trzeba przestawić.
Deal duration pokazuje średni czas przejścia szansy przez lejek, zawsze w dniach, domyślnie dla szans utworzonych w tym roku o statusie wygrana lub przegrana (Insights: deal duration). Długość cyklu sprzedaży liczymy inaczej: data zamknięcia minus data utworzenia, tylko po wygranych szansach. Żeby raport był jej bliski, zostaw w filtrze statusu same wygrane i pamiętaj, że dostajesz średnią.
Na sumę wartości i aktywności na szansę najprościej jest wyeksportować listę zamkniętych szans z potrzebnymi kolumnami i policzyć w arkuszu.
Czego pola szansy nie powiedzą
Sześć liczb opisuje przeszłość i tylko to, co stało w szansie. Nie ma w nich kosztu pozyskania klienta, bo szansa nie wie, ile kosztował marketing. Nie ma marży, bo kwota to przychód, nie zysk. Nie ma pokrycia lejka ani realizacji planu, bo do tego trzeba liczby planu, a ta mieszka poza szansą. Nie ma trafności prognozy, bo do niej trzeba zapisać, co prognozowano, zanim szansa się zamknęła. Jeśli ktoś z tych sześciu pól wyciąga rentowność albo prognozę, naciąga je.
Jak z tego zrobić rutynę
Nasza propozycja, nie wymóg Pipedrive. Raz w miesiącu bierzesz ostatnie trzy pełne miesiące jako kroczący kwartał, eksportujesz zamknięte w nim szanse z siedmioma polami z tabeli, wypełniasz osiem wierszy i wpisujesz sześć liczb razem z okresem na górze jednej strony. Następnego miesiąca kwartał przesuwa się o miesiąc i liczysz od nowa. Po kilku takich cyklach widać ruch, któergo pojedynczy raport nie pokaże: czy pieniądze nadal giną przy ofercie i czy udział pierwszego handlowca rośnie.
Ujawnienie: budujemy SalesBond, warstwę zarządzania sprzedażą nad CRM, z którego zespół już korzysta. Do tych sześciu liczb wystarczy jednak arkusz.
Pytania, które padają najczęściej
Co to są wskaźniki KPI w sprzedaży? Liczby policzone z zamkniętych szans, które mówią, ile zespół sprzedał, jak często wygrywa, gdzie traci pieniądze i kto je przynosi. Do sześciu z nich wystarczą pola szansy.
Jak obliczyć wskaźnik KPI? Ustal kwartał, weź szanse zamknięte w nim jako wygrane albo przegrane, bez otwartych, i zastosuj wzór z tabeli: suma kwot, iloraz, grupowanie po etapie albo właścicielu. Każdy z sześciu wzorów to jedna linijka w arkuszu.
Jakie są przykładowe KPI? Sześć z tabeli wyżej, od przychodu z wygranych po aktywności na szansę, wszystkie policzone na jednym kwartale.
Jakie są rodzaje wskaźników? Pięć z sześciu to wskaźniki wynikowe, liczone po fakcie. Aktywności na szansę opisują pracę w trakcie i dlatego wyglądają na wskaźnik wyprzedzający, ale z samych pól szansy nie da się dowieść że to one prowadzą do wygranej.
