Prognoza sprzedaży z lejka jest tyle warta, ile prawdopodobieństwa przypisane do etapów, a te policzysz z własnych rozstrzygniętych szans: wygrane szanse, które kiedykolwiek przeszły przez etap, dzielisz przez wszystkie rozstrzygnięte szanse, które przez ten etap przeszły. W przykładzie poniżej 20 wygranych na 100 szans po kwalifikacji, 60 po demo, 40 po ofercie i 25 po negocjacjach daje 20%, 33%, 50% i 80%. Pipedrive ustawia każdemu etapowi 100%, więc prognoza na ustawieniach domyślnych to po prostu cały lejek. Cztery liczby przelicz raz na kwartał.
Sama prognoza sprzedaży to szacunek przychodu, który zespół zamknie w danym okresie. Buduje się ją na kilka sposobów: z trendu dotychczasowej sprzedaży, w arkuszu, modelem AI albo z lejka ważonego, w którym każda otwarta szansa liczy się według prawdopodobieństwa swojego etapu. Ten tekst dotyczy tylko lejka ważonego: jedno zliczenie, jeden test na lejku o znanym wyniku i jedna procedura kwartalna. Bez benchmarków, bo żadnego nie udało się zweryfikować u źródła.
Prawdopodobieństwo etapu to ułamek, nie opinia
Większość drabinek prawdopodobieństwa, jakie widzieliśmy w małych zespołach, powstała na jednym spotkaniu: „demo to pół na pół, oferta siedemdziesiąt, negocjacje dziewięćdziesiąt”. Brzmi rozsądnie i nikt tego nie sprawdza bo nie ma z czym. Tymczasem definicja jest krótka. Prawdopodobieństwo etapu = szanse, które dotarły do etapu i zostały wygrane, podzielone przez wszystkie rozstrzygnięte szanse, które do niego dotarły.
Dwie rzeczy w tym zdaniu robią różnicę. Po pierwsze „dotarły do etapu”, a nie „są na etapie”: liczysz kohortę po historii etapów, więc szansa wygrana po negocjacjach liczy się do kwalifikacji, demo, oferty i negocjacji naraz. Po drugie „rozstrzygnięte”: otwarte szanse nie wchodzą do mianownika z tego samego powodu, dla którego nie wchodzą do skuteczności sprzedaży. Otwarta szansa jeszcze nie powiedziała, czy jest wygraną, czy przegraną.
Uważamy, że to jedyna drabinka, której nie da się podważyć na spotkaniu z właścicielem firmy. Nie dlatego, że jest trafniejsza z założenia (o szumie za chwilę ), tylko dlatego, że każdy procent prowadzi do liczby szans, którą można otworzyć w CRM i przeliczyć samemu.
Co Pipedrive ustawia domyślnie i gdzie to zmienić
Domyślnie każdy etap w Pipedrive ma prawdopodobieństwo 100%, dopóki ktoś go nie zmieni (Pipedrive, centrum pomocy: Probability in Pipedrive, 3 września 2026 r.). Wartość ważona szansy to jej wartość pomnożona przez prawdopodobieństwo etapu podzielone przez 100. Lejek ważony to suma takich wartości: każda szansa w lejku pomnożona przez prawdopodobieństwo swojego etapu. Przy niczym nieustawionym wartość ważona równa się zwykłej, więc lejek ważony na ustawieniach domyślnych to lejek nieważony. Jeśli w twoim zespole prognoza pokazuje tę samą kwotę co suma lejka, to nie optymizm handlowców, tylko puste pole w ustawieniach.
W widoku lejka kliknij ikonę ołówka obok listy rozwijanej z nazwą lejka (pojawia się też po najechaniu na lejek), przy każdym etapie wpisz w sekcji prawdopodobieństwa liczbę od 0 do 100 i zapisz (Pipedrive: How can I set stage probability?). Od tej pory podsumowanie etapu w widoku prognozy i w widoku lejka pokazuje kwotę jako procent sumy etapu. Potrzebujesz tylko dostępu do tego lejka; strona pomocy nie wiąże tej funkcji z konkretnym planem.
Dla kontrastu: w HubSpot domyślny lejek sprzedaży ma siedem etapów i gotową drabinkę 20, 40, 60, 80 i 90% dla etapów otwartych oraz 100% i 0% dla wygranej i przegranej (HubSpot, baza wiedzy, 8 września 2026 r.). Wygląda poważniej niż 100% wszędzie, ale to nadal zgadywanie, tyle że cudze. Nawet poradniki producentów pokazują pomysł na jednej okrągłej liczbie: w tekście Pipedrive o prognozowaniu sprzedaży (po francusku) jeden klient na pięciu po demo daje etapowi 20%. Żaden nie pokazuje, jak zliczyć kohortę szans, które dotarły do etapu ani jak sprawdzić drabinkę na lejku, którego wynik już znasz.
Policz na własnej historii: 100 rozstrzygniętych szans
Zespół z przykładu: czterech handlowców, jeden lejek w Pipedrive z etapami Kwalifikacja, Demo, Oferta i Negocjacje. Okno historii to szanse rozstrzygnięte między 1 stycznia a 30 czerwca, z zapisaną historią etapów. Jest ich 100: 20 wygranych i 80 przegranych.
| Etap | Szanse, które dotarły do etapu | W tym wygrane | Prawdopodobieństwo = wygrane / dotarły |
|---|---|---|---|
| Kwalifikacja | 100 | 20 | 20% |
| Demo | 60 | 20 | 33% (dokładnie 33,3) |
| Oferta | 40 | 20 | 50% |
| Negocjacje | 25 | 20 | 80% |
Wszystkie 20 wygranych przeszło przez każdy etap, więc licznik jest wszędzie ten sam. Zmienia się mianownik: 40 szans odpadło przed demo, kolejne 20 między demo a ofertą, reszta między ofertą a negocjacjami. Dlatego prawdopodobieństwo rośnie z etapu na etap. Nie dlatego, że handlowiec na negocjacjach jest lepszy, tylko dlatego, że przegrywający odpadają po drodze.
Szansa, która przeskoczyła etap (np. od razu z kwalifikacji do oferty), nie liczy się dla pominiętego etapu ani w liczniku, ani w mianowniku. Wiesz to z historii etapów szansy w Pipedrive, więc kohortę składasz z rozstrzygniętych szans, a nie z tego, co dziś widać na tablicy.
Trzy prognozy tego samego lejka, wynik już znany
Najprostszy test drabinki to sprawdzenie jej na lejku, którego los jest już przesądzony. Bierzesz zrzut otwartych szans z 1 lipca, czyli z dnia po końcu okna historii, żeby liczby z kohorty nie przeciekły do testu, i patrzysz, co z nich zostało wygrane do 30 września.
| Etap | Otwarte szanse 1 lipca | Łączna wartość | Średnia wartość szansy | Wygrane do 30 września | Wartość wygranych |
|---|---|---|---|---|---|
| Kwalifikacja | 12 | 90 000 zł | 7500 zł | 2 | 15 000 zł |
| Demo | 8 | 80 000 zł | 10 000 zł | 2 | 20 000 zł |
| Oferta | 5 | 75 000 zł | 15 000 zł | 3 | 45 000 zł |
| Negocjacje | 3 | 60 000 zł | 20 000 zł | 2 | 40 000 zł |
| Razem | 28 | 305 000 zł | 9 | 120 000 zł |
Do 30 września wszystkie 28 szans się się rozstrzygnęło: 9 wygranych, 19 przegranych, 120 000 zł wygranej wartości. Teraz trzy prognozy tego samego zrzutu:
- A. Ustawienie domyślne Pipedrive, 100% na każdym etapie: wartość ważona równa się sumie lejka, 305 000 zł. Rzeczywistość: 120 000 zł. Prognoza wyżej o 185 000 zł, czyli o 154%.
- B. Drabinka „na wyczucie” 25 / 50 / 75 / 90, wymyślona na potrzeby przykładu, nie ustawienie żadnego CRM: 90 000 × 0,25 + 80 000 × 0,50 + 75 000 × 0,75 + 60 000 × 0,90 = 22 500 + 40 000 + 56 250 + 54 000 = 172 750 zł. Wyżej o 52 750 zł, czyli o 44%.
- C. Drabinka z historii 20 / 33 / 50 / 80: 18 000 + 26 400 + 37 500 + 48 000 = 129 900 zł. Wyżej o 9900 zł, czyli o 8%.
Drabinka z historii nie jest „prawidłowa”. Jest tą, z którą nie da się dyskutować, bo każda liczba prowadzi do zliczenia, które każdy może powtórzyć. Różnica między 44% a 8% to różnica między forecastem, który właściciel kwituje wzruszeniem ramion, a forecastem, od którego można zacząć planowanie kwartału.
Gdzie historia się myli: szum w małych etapach
Drabinka z historii trafia blisko w sumę lejka, ale nie w pojedyncze etapy. Kwalifikacja: 18 000 zł prognozy przy 15 000 zł wygranych. Demo: 26 400 zł przy 20 000 zł, za wysoko. Oferta: 37 500 zł przy 45 000 zł, za nisko. Negocjacje: 48 000 zł przy 40 000 zł. Błędy znoszą się w sumie, a nie w częściach, i tak wygląda uczciwy opis każdej prognozy z lejka ważonego.
Przyczyna to wielkość próby. W negocjacjach 1 lipca były trzy szanse po 20 000 zł. Jedna z nich decyduje o całym etapie: wygra, to 20 000 zł więcej, przegra, to 20 000 zł mniej, a procent z drabinki nic na to nie poradzi. Podobnie w kohorcie historycznej: przez negocjacje przeszło 25 szans, więc jedna szansa to 4 punkty prawdopodobieństwa w górę albo w dół. Na kwalifikacji, gdzie szans jest 100, ta sama jedna szansa ledwo rusza wynik.
Im później w lejku, tym szerszego okna historii potrzebujesz. Dla kwalifikacji pół roku wystarczy, dla negocjacji być może trzeba sięgnąć po dłuższy okres albo po więcej rozstrzygniętych szans. Obok procentu zawsze pokazuj licznik i mianownik: „80% (20 z 25)” mówi czytelnikowi raportu, jak bardzo może tej liczbie ufać, a samo „80%” nie mówi nic.
Zanim zaufasz historii: etapy i jedna reguła na prawdopodobieństwo szansy
Historia etapów jest tyle warta, ile dyscyplina przesuwania szans. Jeśli pół zespołu przesuwa szansę do oferty po wysłaniu PDF-a, a druga połowa dopiero po rozmowie o cenie, kohorta „dotarły do oferty” miesza dwa różne procesy i procent z niej nie opisuje żadnego z nich. Spisane kryteria przejścia między etapami są tu warunkiem wstępnym. Z tego samego powodu zmiana kryteriów oznacza nową historię: szanse rozstrzygnięte przed zmianą przeszły przez inny lejek, nawet jeśli nazwy etapów zostały te same.
Druga pułapka siedzi w ustawieniach. Pipedrive pozwala nadać prawdopodobieństwo pojedynczej szansie w jej podsumowaniu i ta wartość zawsze ma pierwszeństwo przed prawdopodobieństwem etapu, a szansa mimo to dalej liczy się do wartości ważonej etapu (Pipedrive: Probability in Pipedrive). Czyli jeden handlowiec, który „na pewno zamknie” i wpisze sobie 90, po cichu nadpisuje drabinkę z historii w swoim kawałku lejka. Nie mieszaj obu bez reguły. Nasza jest prosta: prawdopodobieństwo szansy ustawia wyłącznie kierownik sprzedaży, tylko w dół i tylko z notatką w szansie, dlaczego. Można też nie używać go wcale; wtedy raport mówi dokładnie to, co mówi historia.
Raz na kwartał: cztery liczby i data w opisie lejka
Wybierz okno rozstrzygniętych szans: ostatnie 6 miesięcy albo ostatnie 100 rozstrzygniętych szans, zależnie od tego, co daje więcej liczb w ostatnich etapach. Dla każdego etapu zlicz z historii etapów, ile szans z okna przez niego przeszło i ile z nich wygrano. Podziel, zaokrąglij do pełnych procentów i wpisz cztery liczby w ustawieniach lejka, tak jak opisaliśmy wyżej. W opisie lejka zapisz datę przeliczenia i okno, z którego pochodzi („drabinka z 1 lipca, szanse rozstrzygnięte od 1 stycznia do 30 czerwca”), żeby za kwartał nikt nie zgadywał, skąd wzięło się 33%. To całe prognozowanie sprzedaży z lejka ważonego, jakiego potrzebuje mały zespół.
Powtórz za kwartał i za każdym razem, gdy zmieniasz definicje etapów. Kwartał to nasza rekomendacja, nie wymóg Pipedrive: strony pomocy opisują ręczne wpisanie wartości i nic więcej, przeliczanie zostaje po stronie zespołu. Jeśli prowadzisz cotygodniowy przegląd lejka, to tam czytasz wartość ważoną i tam najszybciej zauważysz, że drabinka się zestarzała: prognoza z kwartału na kwartał mija się z wynikiem zawsze w tę samą stronę.
Samo zliczenie kohorty nie potrzebuje żadnego narzędzia poza historią etapów i kalkulatorem. My budujemy SalesBond, warstwę zarządzania sprzedażą nad CRM, z którego zespół już korzysta; jeśli chcesz ją wypróbować: Zacznij z SalesBond.
Pytania, które wracają przy prognozie sprzedaży
Czym się różni prognoza od predykcji? W tym tekście prognoza to liczba, której każdy składnik da się sprawdzić: wartość szans razy prawdopodobieństwo policzone z historii. Predykcją nazywamy tu raczej wynik modelu, który przewiduje bez pokazywania drogi. Dla właściciela firmy ważniejsze od nazwy jest to, czy może otworzyć CRM i powtórzyć rachunek.
Jakie są modele prognozowania? W praktyce spotyka się trend z dotychczasowej sprzedaży, lejek ważony i model statystyczny lub AI. Ten tekst opisuje lejek ważony, bo każdy jego składnik da się sprawdzić w CRM; jak policzyć jego prawdopodobieństwa, pokazuje tabela ze 100 rozstrzygniętymi szansami wyżej.
Jak zrobić forecast w Pipedrive bez arkusza? Ustaw prawdopodobieństwa etapów z historii (ołówek obok nazwy lejka), a widok prognozy pokaże podsumowanie każdego etapu jako procent jego sumy. Arkusz przydaje się tylko do zliczenia kohorty raz na kwartał.
Jakie etapy sprzedaży nadają się do prognozy? Takie, które mają spisane kryterium wejścia i wyjścia i przez które przechodzi dość rozstrzygniętych szans, żeby jedna wygrana nie przesuwała procentu o kilka punktów. Etap z trzema szansami w kohorcie nie ma prawdopodobieństwa, ma anegdotę.
